Ces secteurs d’activités qui ne pourront bientôt plus se passer de la signature électronique

[Tribune] Poussée par les projets de dématérialisation, la signature électronique poursuit son offensive dans les entreprises. Les derniers freins à son adoption, liés avant tout à la méconnaissance des mécanismes de sécurité mis en jeu, sont en train de tomber, et elle continue donc à faire des émules sur un marché de plus en plus mature. Certains secteurs d’activités devraient d'ailleurs, sous peu, ne plus pouvoir s’en passer.

Les ressources humaines

Sont avant tout concernés les contrats de travail et leurs avenants, mais aussi les contrats d’intérim. Certaines entreprises n’ont, en effet, pas le temps de rencontrer physiquement chaque candidat. Avec la signature électronique, l’embauche peut désormais se faire à distance. Il est également possible de signer les entretiens annuels et les entretiens de carrière (tous les deux ans dans certaines sociétés). La signature électronique s’avère aussi très pratique pour les entreprises multi-sites où le service des ressources humaines n’est pas forcément sur le même site que le candidat à intégrer. Avec la signature électronique, l’entreprise peut ainsi gagner en productivité et en souplesse, simplifier et accélérer les procédures et afficher sa modernité.

Le commerce

Grâce aux partenariats noués avec les grands éditeurs de logiciels de gestion de la relation client, Yousign Corporate dispose de connecteurs permettant de signer les devis, les CGV (Conditions Générales de Vente), les bons de commande et tout type de contrats commerciaux directement depuis le CRM. Les entreprises n’ont aucun développement interne à prévoir. Ce qui permet de dynamiser les échanges B2B et de gagner énormément de temps dans la gestion de tous les documents commerciaux.

L’immobilier

Grâce à la signature électronique, les agences immobilières peuvent aujourd’hui signer les baux, les compromis de vente, les mandats de gestion et tous les documents liés aux activités de syndic (notamment les procès verbaux d’assemblée générale). La signature électronique se déploie d’ailleurs très fortement dans ce secteur d’activités. Car là encore, elle assure un important gain de temps dans la procédure de contractualisation et promet des économies palpables, l’agence n’ayant plus de documents à imprimer en triple ou quadruple exemplaires. Quand on sait qu’un simple bail locatif peut facilement dépasser les 50 pages, on comprend l’intérêt et l’impact économique d’une telle technologie. Sans compter qu’avec la signature électronique, il n’est plus nécessaire de parapher chaque page des baux et compromis, légalement parlant. Celle-ci garantit, en effet, l’identité du signataire et l’intégrité du document.

Les compagnies d’assurances et les mutuelles

La signature électronique concerne ici la souscription en ligne de nouveaux contrats d’assurances (IARD, assurance vie, etc.) via les portails des courtiers et des assureurs, avec un niveau de vérification d’identité du signataire plus ou moins fort. Pour les mutuelles, la signature électronique concerne les bulletins d’adhésion en ligne des contrats de santé et de prévoyance. L’enjeu est double pour les entreprises de ce secteur, puisque la signature électronique permet aussi de valider le mandat de prélèvement SEPA des nouveaux adhérents. L’objectif étant d’accélérer la contractualisation, de doper les ventes et de simplifier le parcours utilisateur qui se fait désormais sans rupture. Quant à l’intégration au système d’information, elle se fait, en une journée seulement en moyenne, via l’offre API de Yousign.

“Grâce à la signature électronique, les clients évoquent un bond de près de 30% du nombre de signatures”.

Les collectivités

Dans les collectivités aussi, la signature électronique a un rôle important à jouer, notamment dans le contrôle de la légalité. Elle répond, en effet, aux enjeux de sécurité et de traçabilité des décisions prises par les élus. Yousign propose une offre permettant aux élus de signer tout type de document dans un parapheur électronique, avec la possibilité de le faire en mobilité, sans forcément être présents dans les murs de la mairie, depuis un smartphone, une tablette ou un PC portable.

Eric Chevalier, le PDG de Yousign, observe d’ailleurs qu’aujourd’hui plus de 40% des clients signent les documents depuis leurs smartphones. Ils n’étaient que 15% il y a trois ans.

Certaines collectivités intègrent également la signature électronique aux services qu’elles proposent via leurs portails. Cela permet aux familles de valider à distance les adhésions à la restauration scolaire, à certaines disciplines sportives (la piscine par exemple), à la bibliothèque, aux centres de vacances, etc. Elles peuvent également signer le mandat de prélèvement SEPA afin d’être prélevées automatiquement. Ce qui constitue un important gain de temps pour les agents administratifs, simplifie les procédures et élimine la paperasse inutile.

Voici un aperçu des possibilités qu’offrent la signature électronique. Et ce n’est qu’un début. D’autres secteurs d’activités et bien d’autres documents seront tôt ou tard concernés par le sujet.