La mise en oeuvre d’une veille stratégique efficace repose sur deux piliers : sa gouvernance et le collaboratif. C’est ce que le nouveau focus de la rédaction d’Archimag a démontré, avec l’appui du spécialiste Christophe Deschamps, de l’éditeur KB Crawl, du Centre Français d’exploitation du droit de Copie (CFC), ainsi qu’un retour d’expérience.
Gouverner c’est à la fois donner une direction et interagir. C’est ce que rappelle Christophe Deschamps, consultant et formateur en veille stratégique et intelligence économique, en introduction du focus d’Archimag tenu le 26 septembre et consacré à la veille stratégique, aux côtés de KB Crawl et du CFC. Aligné sur la stratégie de l’organisation, le système de veille vient alimenter les décideurs, éclairer leurs choix. Il doit idéalement être rattaché à une direction.
D’entrée de jeu viser le collaboratif
Où situer le collaboratif dans la mise en place d’un système de veille ? “Il faut d’entrée de jeu viser le collaboratif”, déclare Eric Bertoletti, responsable business development de KB Crawl, éditeur d’une plateforme de veille. Le veille d’ailleurs s’appuiera sur un réseau, mettra en place un comité d’experts - aux managers des personnes concernées de leur accorder du temps pour leur participation. Puis il faudra “communiquer et marketer en faveur de ses actions de veille”, insiste Christophe Deschamps.
Avantages de la solution professionnelle
Bien sûr, de la collecte des informations à l’éditions de newsletters, des outils gratuits peuvent être utilisés par une cellule de veille. “Attention, prévient le consultant, on est d’abord séduit par leur gratuité, mais leur mise en place et leur administration n’est pas sans générer des coûts”. A l’opposé, la solution professionnelle payante d’un éditeur présentera des avantages à différents stades : accompagnement dans les paramétrages, formation, pilotage (notamment à travers des tableaux de bord interactifs), support et évolution en réponse aux besoins et demandes des utilisateurs. C’est ce qu’Eric Bertoletti met en évidence à propos de l’offre de KB Crawl. KB Suite se décline en trois modules :
- Crawler : solution d’automatisation de la surveillance, de la collecte et du traitement des sources d’information ;
- Pilot : solution d’enrichissement, de modélisation et de classement de contenus ;
- Platform : solution de diffusion d'informations et d'aide à la décision.
Intelligence artificielle
A noter que KB Crawl va introduire prochainement de l’intelligence artificielle dans sa solution. En effet, dans la phase de sourcing, un algorithme de machine learning sera capable d’analyser le contenu de textes, de le soumettre au veilleur qui validera la source si elle est conforme à sa problématique ou la rejettera dans le cas contraire, le système apprenant et affinant ainsi sa sélection et ses propositions. En complément, un second algorithme permettra l’auto-tagging des articles collectés afin d’optimiser le processus de curation-validation opéré par les veilleurs.
Respect du droit d’auteur
Quid du droit d’auteur ? Cette question est un sujet d’inquiétude pour les veilleurs qui manipulent du contenu - collecte de liens, copies de contenus. Ce contenu, qui peut être protégé, est stocké et donc copié et peut également faire l’objet de diffusions au sein des entreprises et des administrations, ce qui doit s’effectuer dans le respect de la loi. Benoît Kerjean, directeur juridique, et François Gabai, directeur du département entreprises et administrations du CFC, reviennent sur les principes du droit d’auteur avec ses deux composants, d’une part, le droit moral et, d’autre part, les droits patrimoniaux, à savoir le droit d’exploitation des contenus dans le cadre de leurs reproductions et de leurs représentations. La loi pose un cadre et prévoit des exceptions, sujettes parfois à interprétation. Il convient donc aux veilleurs de se mettre en conformité, notamment en signant des contrats d’autorisation avec le CFC. De son côté, grâce à l’accord qu’il a conclu avec le CFC, KB Crawl facilite cette tâche au bénéfice de ses clients concernant exclusivement la collecte de leurs contenus.
Rappelons que le CFC est l’organisme qui représente les auteurs et les éditeurs de la presse, du livre et de programmes audiovisuels pour la gestion de leurs droits de copie numérique et papier. Il autorise contractuellement les reproductions d’œuvres protégées et la diffusion des copies dans un cadre professionnel, et reverse les droits perçus aux auteurs et aux éditeurs des publications utilisées.
Retour d’expérience
Enfin, Patrick Engelbach, chargé de mission intelligence économique au ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, décrit sa problématique de veille et le projet qui en découle. Originairement deux directions du ministère s’interrogeaient sur la veille à déployer, la Direction générale de l'enseignement supérieur et de l'insertion professionnelle (DGESIP) et la Direction générale de la recherche et de l'innovation (DGRI). Toutes deux relèvent des besoins croissants d’information sur les politiques publiques, les initiatives, l’évaluation, en France, en Europe et à l’international. Ils portent sur un très grand spectre de thèmes d’intérêt, à différentes échelles, du local à l’international. Ce n’est pas une veille presse qui est visée, ni sur les réseaux sociaux, mais une veille sur des études, des rapports, des blogs…
En même temps, en interne, un réseau potentiel de veilleurs est à structurer, qu'il faudra accompagner et animer. On choisit de développer la transversalité et les collaborations.
700 utilisateurs !
En septembre 2017, est prise la décision d’équiper la DGESIP et la DGRI d’une solution professionnelle de veille sur internet. Suivra une période durant laquelle seront observées des pratiques d’autres ministères et acteurs publics, puis analysés les besoins et les solutions de différents éditeurs et enfin rédigé un cahier des charges. A la suite d’un appel d’offres, c’est KB Crawl qui est retenu. Le travail sur KB Suite débute en décembre 2018. Deux administrateurs fonctionnels de la plateforme de veille, un par direction générale, sont formés. On s’attaque à la reprise de sources, aux paramétrages, aux premiers tests. La maquette est présentée en juillet 2019. Au quatrième trimestre 2019, la plateforme sera présentée et ouverte à l’ensemble des personnels - 700 utilisateurs ! L’animation du réseau de veilleurs internes atteindra alors sa vitesse de croisière, dans une perspective d’amélioration et d’enrichissement continus.
