Comment définir la digital workplace ? Si la définition varie d’un spécialiste à l’autre, pour Ahmed Abdelghani, responsable du pôle d’expertise digital workplace d’Umanis, cela correspond à « l’environnement numérique d’un collaborateur au sein de l’entreprise, avec plusieurs outils dedans ». Perçue comme une évolution naturelle du poste de travail, la digital workplace comprend, en effet, l’ensemble des technologies (actuelles et à venir) nécessaires pour que les collaborateurs puissent travailler efficacement. Ce qui passe par la disponibilité d’une brique documentaire, d’une messagerie instantanée, la possibilité de créer des groupes de travail, un moteur de recherche, un annuaire, un réseau social interne, des outils collaboratifs et, bien entendu, des applications métier (bureautique, comptabilité-gestion, CRM, etc.). La digital workplace désigne ainsi tous les outils permettant de mieux collaborer, d’échanger de l’information de manière fluide et d’éviter les goulots d’étranglement.
Une solution tout-en-un
Si la grande majorité des organisations utilise déjà certains de ces outils, par souci de cohérence, d’homogénéité et d’adhésion des collaborateurs, il est préférable d’opter pour une solution globale capable de tout agréger. Soit, un véritable poste de travail tout-en-un avec un accès unique et différentes briques technologiques disponibles. C’est aussi par là que passe la transformation digitale des organisations, à l’heure du cloud, des connexions distantes et de la mobilité. « Il faut évoluer vers plus de facilité dans le travail », souligne Ahmed Abdelghani. Les solutions de digital workplace doivent s’inscrire pleinement dans cette transformation et permettre de travailler plus efficacement, à tout moment et en tout lieu, y compris en mobilité. « Mobile first, cloud first », claironne d’ailleurs Microsoft depuis plus de trois ans. « Les entreprises ont compris que si elles continuaient à travailler avec des méthodes archaïques (en utilisant uniquement le mail et un serveur pour le stockage, par exemple), elles risquaient de se laisser distancer », ajoute le digital workplace practice manager d’Umanis.
La conduite du changement
Cette transformation des méthodes de travail passe d’abord par la conviction du management, puis par la formation et l’évangélisation. « Il est important de casser les silos entre directions et équipes, précise le consultant. L’organisation de l’entreprise ne doit pas être trop pyramidale. Pour évoluer, elle a besoin de plus de transversalité et de casser les barrières physiques et organisationnelles ». Faire de la rétention de documents, c’est fini. On est dans la conduite du changement.
La digital workplace pour quoi faire ?
Reste que les solutions disponibles aujourd’hui sur le marché sont tellement riches, que l’utilisateur en a presque trop pour son argent. « La principale préoccupation n’est pas d’installer l’outil, mais qu’il soit utilisé », indique Ahmed Abdelghani. Pour cela, il est impératif de travailler sur les usages, d’identifier ce qui fonctionne moins bien et de changer les méthodes de travail. L’adoption doit se faire progressivement. La digital workplace permet à tous les collaborateurs de parler le même langage et toutes les organisations viennent y chercher la même chose : une plus grande ouverture et du collaboratif. Citrix, Facebook Workplace, Google, IBM, Jalios, Office 365, Slack, Trello, WiMi, Wrike ou encore Jamespot, toutes ces solutions font partie de la digital workplace. Mais inutile de confronter et de comparer ces différents outils : s’ils sont bien en concurrence sur certaines briques fonctionnelles, ils ne le sont absolument pas sur d’autres.
User experience
En revanche, la multiplication des outils de ce type peut avoir pour conséquence directe une mauvaise « expérience utilisateur ». Ce qui va à l’encontre de la digital workplace. « Le problème, c’est qu’il est impossible de tout faire avec un seul outil », concède le spécialiste d’Umanis. Sans compter qu’à force d’ajouter des fonctions, les plateformes de digital workplace sont de plus en plus compliquées à utiliser. Le choix d’une solution doit donc se faire en fonction des besoins et de l’usage à adresser.
Attachement et fidélisation
Les avantages à mettre en œuvre la digital workplace sont pourtant multiples. Cela permet notamment d’attirer et de retenir les talents. En effet, selon une étude Deloitte, les stratégies de digital workplace contribuent clairement à fidéliser les collaborateurs. Leur niveau de satisfaction serait même corrélé à la part de travail effectuée en mode collaboratif. 64 % des collaborateurs seraient même prêts à opter pour un travail moins bien payé, s’ils pouvaient faire du télétravail...
La technologie au cœur des stratégies de digital workplace
La mise en place de solutions bureautiques dans le cloud peut aussi permettre de diminuer les coûts en réduisant de manière ciblée le nombre de licences sur les postes. Il est aussi question de hausse de la productivité. En effet, la collaboration sociale au sein de l’entreprise est un facteur d’enrichissement et d’accélération des processus standards de l’entreprise. Réduction du temps de traitement, meilleure efficacité, meilleur partage des connaissances, meilleure implication des équipes, la digital workplace n’a finalement que du bon. Et ce, même si la technologie n’est pas le point central de cette stratégie, mais un simple « facilitateur ».
La culture d’entreprise, principal obstacle au déploiement de la digital workplace ?
Malgré ces bienfaits, le « Digital workplace report : transforming your business » publié par Dimension Data révèle que 60 % des entreprises européennes n’ont toujours pas défini de stratégie claire sur le déploiement des nouvelles technologies sur le lieu de travail et la création d’une digital workplace. « Bien souvent, la technologie et la culture d’entreprise inhibent l’évolution des habitudes de travail au lieu de les encourager », note d’ailleurs Krista Brown, vice-présidente en charge de l’informatique des utilisateurs finaux chez Dimension Data. Les participants à l’étude indiquent que la principale barrière à une adoption réussie de nouvelles habitudes de travail réside dans les technologies d’information et de communication mises en place, ainsi que dans des problématiques d’ordre organisationnel. « La complexité de l’infrastructure informatique existante peut, en effet, constituer une entrave majeure à la mise en œuvre de nouveaux outils de collaboration et de productivité, qui sont pourtant essentiels à la flexibilité du travail, ajoute Krista Brown. Les transformations sont réussies lorsque le service informatique travaille main dans la main avec les différents chefs de service ».
La digital workplace ne se résume donc pas à une simple réorganisation du travail. Il s’agit d’un véritable projet d’entreprise. D’abord parce que le bureau physique évolue, que les espaces de travail deviennent plus ouverts et que les usages se modifient en profondeur. Ensuite, parce que la digital workplace a tendance à gommer la frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Il convient dès lors de fixer des règles.
Le saviez-vous ?
La notion de sécurité reste très importante pour les organisations. Contrairement à ce qu’elles croient, la plupart des outils de digital workplace sont plus sécurisés que les solutions installées sur site.
Pour aller + loin
Découvrez le Guide pratique Archimag n° 60 « Digital workplace et mode collaboratif ».
