Le Groupe ALKOR – spécialisé dans la vente de papeterie et de fournitures aux entreprises et institutions liées à l'éducation ou à la petite enfance – fédère plus d'une centaine de distributeurs indépendants, qui disposent de leurs propres progiciels de gestion comptable et commerciale. Il vient de faire développer une solution de dématérialisation de factures, compatible avec chacun de leurs systèmes d'information, pour leur permettre d'envoyer des factures dématérialisées aux clients qui le souhaitent.
Tout commence par un partenariat avec le groupe technologique Pitney Bowes, spécialisé dans l'accompagnement des entreprises sur toute la chaîne de gestion des communications client et des documents (depuis leur composition jusqu'à leur diffusion).
« Nous cherchions une solution qui puisse distribuer tous types de factures, que ces dernières soient émises à destination de Chorus Pro [le grand progiciel de gestion comptable de l'Etat] ou adressées à des clients du secteur privé », détaille Sylvain Brengues, responsable support et solutions adhérents du Groupe ALKOR. « Elle devait aussi pouvoir émettre des PDF certifiés, garantir la sécurité et l’authenticité et permettre la traçabilité et l’archivage des factures. »
Un autre enjeu était de trouver une solution souple et personnalisable : « Il fallait certes qu‘elle tienne compte du calendrier légal et qu’elle soit simple d’utilisation, mais surtout qu’elle soit compatible avec l’ensemble des progiciels de gestion de nos adhérents afin de leur éviter de devoir en changer », justifie le même spécialiste.
La solution ? Grâce à son expertise dans la dématérialisation omnicanale des factures client (notamment avec son offre PB Connect), Pitney Bowes a su proposer aux revendeurs de la coopérative un logiciel permettant à la fois de récupérer les flux de factures produits par leurs différents progiciels et de leur appliquer des processus de gestion, en particulier pour qu'ils puissent être transmis par le biais du bon canal vers chaque destinataire.
« Pour les clients, administrations et entreprises, une interface de dépôt des factures sur Chorus Pro depuis le système informatique de l’adhérent a été mise en place afin que la solution Pitney Bowes puisse les récupérer et les déposer selon le bon format et les normes édictées sur la plateforme », précise Jean-François Biot, ingénieur avant-ventes solutions chez Pitney Bowes. « Les PDF certifiés sont quant à eux générés via la même interface et disposent d’un environnement de routage professionnel sécurisé, qui évite par exemple qu'ils soient considérés comme des spams ».
Un an seulement après le déploiement, les bénéfices pour les utilisateurs sont notables. Outre une forte réduction des coûts d'impression et d'affranchissement des courriers, les adhérents du Groupe ALKOR soulignent en effet une diminution du temps alloué au traitement des factures et des gains de trésorerie – les factures étant réglées plus rapidement. Tous sont aussi en mesure de transmettre leurs factures sous forme numérique vers le portail Chorus, comme le veut la loi : la digitalisation de toutes les factures adressées aux acteurs du secteur public, promue depuis 2017, est devenue obligatoire pour toutes les entreprises le 1er janvier 2020.
La numérisation et le routage des factures entrantes
Côté courriers entrants, la solution FlexiCapture de Pitney Bowes facilite la numérisation et la reconnaissance de différents formats de factures, ainsi que leur routage vers une GEC (solution de gestion de courrier), une GED ou un répertoire fournisseur. Pour plus d'efficacité, un système d'extraction de données aide chaque entreprise à récupérer automatiquement les informations qui vont permettre de déclencher un certain nombre de processus – par exemple le rapprochement d'une facture avec un bon de commande ou sa circulation au sein d'un circuit de validation. Et ainsi à réduire à la portion congrue le temps de traitement de chaque facture fournisseur.
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