Signature électronique : les collectivités face au défi du contrôle de légalité

De plus en plus dématérialisé pour les documents électroniques, le contrôle de légalité doit être assuré par les agents de préfecture et de sous-préfecture. Son objectif : valider la conformité des actes pris par les collectivités et leurs établissements publics par rapport aux dispositions réglementaires et législatives en vigueur. Il concerne aussi bien les délibérations de conseil municipal que les décisions individuelles, les actes réglementaires, les contrats et conventions, ou encore les documents budgétaires et financiers. Le processus final de transmission de tels documents est réglementé, avec un périmètre à couvrir à 100 % d’ici le 7 août 2020 au plus tard.

Un contrôle qui porte sur tous les aspects des documents

La transmission n’est cependant que la dernière étape d’un procédé long et complexe, également composé de phases de préparation et de présentation en assemblées. Chacune de ces phases nécessite des engagements traduits par des signatures électroniques. Finalement, le contrôle de légalité couvre les différentes versions des projets d’actes, les travaux sur dossiers pour la production de pièces et justificatifs, la co-rédaction des contenus, ou encore les différentes actions (« pour information », « pour instruction », « pour signature », etc.).

Le parapheur électronique, un outil décisif

Quel que soit le niveau d’engagement, chaque action requiert une validation. Leur ordre peut être défini à l’avance ou faire l’objet de « ré-aiguillage » selon le sujet ou le besoin. Ces opérations nécessitent dans tous les cas de prévoir et tracer les délégations – d’où l’importance du parapheur électronique. Cette fonction couvre en effet les besoins d’un enchaînement d’actions d’une part (workflow, BPM, etc.), et de gestion des procédés d’engagement-consentement (visa, signature pleine), d’autre part.

Un outil de dématérialisation dédié aux collectivités

Dans le cadre de leur mission de contrôle de légalité, les représentants de l’État peuvent recourir au système d’information @CTES (Aide au contrôle de légalité dématérialisé) grâce auquel les usagers (collectivités territoriales, EPL, EPCI) peuvent transmettre par voie électronique les actes concernés. Les agents des préfecture et des sous-préfecture ont également accès à une application métier dédiée. Fondée sur le volontariat des acteurs, cette démarche accélère les échanges (fiabilisés et traçables) avec la préfecture et garantit une entrée en vigueur rapide de l’acte transmis. L’utilisation du systèmes @CTES nécessite par ailleurs l’acquisition d’un certificat d’authentification émetteur (voire un certificat « double usage » portant sur l’authentification et la signature).

Signature électronique et certificat d’authentification

Toujours plus répandue dans les collectivités, où elle profite notamment des objectifs du programme Action Publique 2022, la signature électronique est avant tout un outil au service du processus de préparation des assemblées du service public. Couplée au certificat d’authentification, elle protège le document signé et l’identité électronique du signataire. Aussi la DGCL (Direction générale des collectivités locales) recommande-t-elle de choisir un certificat « double usage » dans les petites structures et plusieurs certificats différents pour les organisations plus importantes.

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