Avec la généralisation du travail hybride, nombre d’organisations ont dû mettre en place des outils garantissant le maintien de leur activité, la collaboration, les échanges et l’accessibilité des informations et des documents de travail. Sans surprise, le taux d’équipement de certaines solutions métier a largement augmenté depuis le début de la crise sanitaire : 67 % des organisations françaises sont ainsi équipées d’une suite bureautique collaborative. 41 % se sont également dotées d’un CRM (Customer Relationship Management), et 32 % d’une solution RH (ressources humaines).
En ce qui concerne les technologies de gestion de contenu, ce sont les solutions de capture et de numérisation qui ont le plus de succès, atteignant un taux d’équipement de 61 %, devant les solutions de signature et de cachet électronique (58 %) et les SAE (systèmes d’archivage électronique, 38 %). Autant d’outils qui constituent un millefeuille technologique conséquent aux inconvénients nombreux : éparpillement des données, difficultés de recherche et d’accès, sécurité mise à mal, etc. Pour l’éviter, plus de 6 professionnels sur 10 préféreraient gérer leurs contenus documentaires dans un outil dédié plutôt que depuis leurs applications métiers.
Une stratégie documentaire à revoir
Au-delà des solutions dont elles disposent, les organisations pâtissent d’une stratégie documentaire et de pratiques en matière de gestion de contenu qui laissent à désirer. Plutôt que de centraliser les contenus dans une solution sécurisée, 57 % des structures interrogées stockent leurs ressources via des outils inadaptés : sur les postes de travail des collaborateurs (54 %), dans une solution développée en interne (38 %) ou dans les applications métiers (30 %).
Une profusion d’alternatives pour stocker les contenus qui s’explique en particulier par une stratégie documentaire différenciée par métiers, adoptée par 61 % des organisations. Avec le risque de voir apparaître des pratiques individuelles néfastes pour la gestion de contenu. Par ailleurs, 70 % des répondants indiquent qu’il a fallu plus d’un an pour implémenter la (ou les) solution(s) répondant à leur stratégie documentaire ; 34 % d’entre eux ajoutant que tous les collaborateurs n’y ont pas accès.
Des pratiques qui génèrent des silos d’informations
Conséquence directe de l’utilisation de solutions exclusivement réservées à certains collaborateurs, pas moins de 85 % des organisations font face à des silos d’informations. 61 % d’entre elles font également savoir que le travail hybride a fait naître de nouveaux silos. Et ce, alors même que cette organisation de travail nécessite au contraire la libre circulation des contenus pour être pleinement efficace.
Le tableau se noircit encore davantage pour une majorité de structures (36 %), incapables de gérer ces silos actuellement. 35 % ont mis en place une gouvernance basée sur une gestion des autorisations selon le profil des utilisateurs, et 20 % intègrent leurs documents et informations dans une solution unifiée de stockage et de gestion de contenu. Sans grande surprise, 57 % des professionnels interrogés révèlent qu’un seul et même contenu peut exister en différentes versions, la pratique la plus répandue étant la création de copie(s) pour modifier un document.
La sécurité, une préoccupation à tous les niveaux
En plus de “siloter” les contenus et data, les mauvaises pratiques répandues dans les organisations en matière de gestion documentaire soulèvent des questions liées à la sécurité. 69 % des répondants en font leur préoccupation principale, devant le manque de collaboration et d’harmonisation des bonnes pratiques, et la recherche des données et des documents “multisilos” (ex æquo à 65 %). Une inquiétude partagée par les métiers de l’IT, dont la moitié fait état d’opérations complexes quant au stockage et à la gestion des contenus documentaires.
Tous collaborateurs confondus, la sécurité apportée aux ressources documentaires est jugée insuffisante par 61 % des professionnels. Un constat qui s’inscrit dans la continuité des observations du World Economic Forum, qui indiquait dans un rapport publié en 2020 que la cybercriminalité avait augmenté de 600 % depuis le début de la crise sanitaire. En France, la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés) précisait également dans son rapport d’activité 2021 que 69 % des notifications de violations de données personnelles liées au piratage informatique concernaient des PME ou microentreprises, 25 % des ETI et 6 % des grandes entreprises.
Partager et collaborer en toute sécurité
Ayant également une incidence sur la sécurité des contenus et des données, le besoin de partage est d’autant plus important dans un contexte de travail à distance. Mais là encore, ils contribuent à une mauvaise gestion des ressources. En effet, 47 % des échanges de contenus documentaires internes sont principalement effectués via e-mail, limitant leur traçabilité et leur accessibilité. 29 % privilégient le recours à une solution de partage de fichiers, soulevant là encore des questions de sécurité.
En parallèle, plus de 8 organisations sur 10 ont besoin de partager des contenus à l’externe, tout en rencontrant de nombreux obstacles : volumes trop importants (cité par 61 % des répondants), manque de visibilité sur ce qu’il advient des contenus partagés (40 %), impossibilité de restreindre l’accès au contenu à certaines personnes (33 %), ouverture impossible par le destinataire du fait de l’absence d’une application adéquate (31 %). 70 % des professionnels interrogés réclament ainsi plus de traçabilité autour des accès. Pour 3 répondants sur 5, la création d’un espace collaboratif sécurisé, dédié et éphémère serait la solution à ces divers problèmes.
La solution de gestion de contenu idéale
Afin de répondre aux enjeux de gouvernance, de sécurité et de collaboration des organisations, 40 % des professionnels souhaiteraient disposer d’une solution unifiant le contenu documentaire à l’échelle de l’entreprise. 35 % voudraient également maîtriser la sécurité des contenus partagés en interne et à l’externe. Autant de points sur lesquels même les solutions cloud proposées par les Gafam ne donnent pas entière satisfaction, comme le relèvent 70 % des répondants.
En plus d’être unifiée, la solution de gestion de contenu idéale devrait avant tout pouvoir assurer la sécurité des ressources ainsi que leur accessibilité et leur transversalité. Il s’agit donc à la fois de protéger les contenus (gestion des droits d’accès, systèmes d’authentification, etc.) tout en en facilitant l’accès et le partage, aussi bien en interne qu’à l’externe. Critère moins décisif dans le choix d’une solution de gestion de contenu, les utilisateurs souhaitent également un meilleur versioning des ressources, notamment grâce au soutien de l’intelligence artificielle pour collecter et gérer automatiquement les données, ou encore indexer les documents. Enfin, et en réponse à un sujet plus que jamais d’actualité, certains répondants souhaiteraient disposer d’une solution écoresponsable qui serait notamment en adéquation avec les objectifs poursuivis par la loi Reen du 15 novembre 2021 visant à réduire l’empreinte environnementale du numérique en France.
