La facture électronique deviendra donc une obligation à partir de juillet 2024 pour les TGE, de janvier 2025 pour les ETI et de janvier 2026 pour les PME et TPE. Les entreprises françaises pourront soit recourir au Portail Public de Facturation (PPF), soit à l’une des plateformes privées appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Quelle que soit la solution retenue, il est dès lors préférable pour elles d’adopter une GED et c’est ce que propose Xelians, en tant qu’opérateur de dématérialisation (OD) et premier intégrateur français de DocuWare. De plus, afin de couvrir l’ensemble de la chaîne de dématérialisation des factures, Xelians s’associe avec des partenaires PDP tels que Docoon, par exemple.
La GED, socle facilitant la dématérialisation des factures
La GED sert ainsi de réceptacle, mais aussi de trait d’union entre l’entreprise et le Portail Public de Facturation via les différents PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires). Si l’implantation d’une GED facilite la prise en charge et le traitement des factures fournisseurs et des factures clients, elle peut aussi assurer la centralisation, la traçabilité et la gestion du cycle de vie d’autres documents importants de l’entreprise (documents RH, documents commerciaux, documents Qualité, Vente & marketing, juridique, etc.).
L’absence de conformité peut coûter cher
Xelians se distingue de la concurrence par sa capacité à déployer la GED en quelques mois seulement, permettant ainsi aux entreprises, qu’elles soient concernées dès l’an prochain par la facture électronique ou non, de se mettre en conformité en un temps record, avec un accompagnement personnalisé. Rappelons que cette réforme est un moyen pour l’administration fiscale de lutter contre les fausses factures et les fraudes à la TVA. Et le non-respect de ces obligations légales constitue un délit. En cas de fraude avérée et s’il est reconnu responsable, le dirigeant de l’entreprise peut se voir infliger une amende allant jusqu’à 75 000 euros, voire 150 000 euros en cas de récidive.
Encourager la transition digitale des entreprises
Xelians couvre l’ensemble des étapes de la chaîne documentaire de ses clients. Certifié NF 544, ce qui garantit que le processus de dématérialisation des factures papier respecte les exigences de la norme NF Z42-02 (numérisation fidèle), Xelians permet à l’entreprise d’obtenir des copies numériques fiables des originaux papiers et de les verser dans son système d’archivage électronique à valeur probatoire : Xelians Archives Management (X-AM). Dès lors que l’entreprise a fait le choix de la numérisation fidèle et de conserver ses archives dans un SAE, elle peut décider de détruire ses factures au format papier. Si toutefois, l’entreprise ne fait pas le choix d’une numérisation fidèle ou d’un SAE, Xelians en tant qu’acteur majeur dans l’externalisation des archives physiques a également la capacité de conserver physiquement ces factures.
Des bénéfices immédiats
In fine, au-delà d’être une contrainte légale, le passage à la facture électronique et l’intégration d’une GED offrent de nombreux bénéfices aisément mesurables aux entreprises, notamment des gains de productivité pour les équipes comptables, une réduction des délais de traitement et des économies substantielles.
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Pour en savoir plus, dématérialisation des factures
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