En 2023, le taux d’équipement en GED en France est resté stable. 43% des sondés indiquent être équipés d’une GED, 22% de plusieurs GED ; en creux, le chiffre montre que de nombreuses structures ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique des documents.
Par ailleurs, alors que le télétravail reste encore une pratique généralisée, 2 entreprises sur 3 précisent s’être équipées d’un intranet pour faciliter le partage d’information et 9 d’entre elles sur 10 d’une suite bureautique collaborative (Microsoft 365, Google Workspace…). Problème : dans 60% des cas, ces suites bureautiques ne sont pas interconnectées avec les autres applications métiers. Une nouvelle typologie d’outil - la digitale workplace - s’est depuis développée, avec pour ambition justement de centraliser les applications d’entreprise. Pourtant, dans les entreprises, le travail reste cloisonné et la collaboration s’étiole dans une multitude d’outils déployés et sous-utilisés…
Un GED collaborative pour travailler autrement
Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce phénomène. Pour nous, ce manque d’efficacité tient majoritairement au fait que les outils évoqués -digital workplace, intranet, RSE- ne placent pas le document au cœur du réacteur. Pour de nombreuses structures, il est pourtant la colonne vertébrale de l’activité !
Pour gagner en temps et en performance dans de nombreux processus métiers, la GED est l’outil le mieux adapté. La question n'est plus seulement de définir, mettre en œuvre et gérer un plan de classement, mais aussi de déployer une GED collaborative qui change la manière de travailler et d’interagir autour des documents de l'organisation. Toutes les GED du marché, et elles sont nombreuses, n’intègrent pourtant pas cette dimension.
Comment reconnaître une GED collaborative ?
Pour qu’une GED facilite réellement la collaboration autour des documents, elle doit nécessairement être ergonomique, disposer d'une UX de qualité -indispensable à son adoption- et abriter des fonctionnalités clés. La première réside dans la mise à disposition de workflows permettant de dématérialiser le cycle de vie du document et le processus de collaboration (relecture, contribution, validation, signature, archivage…) à plusieurs et en simultané. Pour que cette fonctionnalité soit efficace, elle suppose de pouvoir être paramétrée au plus près des processus métier de la structure. Les interactions gagnent alors en rapidité, efficacité et sécurité également puisque tous les contributeurs exploitent et collaborent autour d’une même version de document, la dernière dont la mise à jour se fait automatiquement.
Collaborative, la GED l’est aussi quand elle permet d’associer les profils réellement parties prenantes d’un projet et de créer une espace de travail dédié à ce projet, avec une gestion des droits adaptée. Elle peut aussi chez certains éditeurs proposer, au niveau de l’interface d’accueil, une mise en avant des dernières nouveautés/actualités depuis la dernière connexion de l'utilisateur : ce dernier consulte en un clin d’oeil les nouvelles contributions de ses collègues (nouvelle version de document mise à jour, nouvelle ouverture ou clôture de workflow)...
L’interfaçage au coeur du réacteur
Une GED collaborative se doit évidemment d’assurer un interfaçage facile et efficace (sous forme de connecteurs, API ou web services) avec les outils les plus utilisés du marché : la suite Microsoft 365, Teams bien sûr... Pour l’utilisateur, l'expérience reste fluide : il bénéficie des fonctionnalités de la GED tout en travaillant depuis ses applications favorites, qu’il s’agisse d’un CRM, un ERP, d’une application métier ou d’un outil de knowledge management (parfois intégré à certaines GED collaboratives).
En 2024, la GED doit plus que jamais être collaborative. Considérée jusqu’alors comme un “nice to have”, elle est en réalité un “must have” dans les organisations qui en France avouent souffrir encore très largement de cloisonnement. Et redonne au document ses lettres de noblesse : abolir les frontières entre les métiers, les services et les équipes.
1* Baromètre Archimag 2023
Christopher Vandorme,
Consultant avant-vente Elo Digital Office
