ZERO VRAC : La solution de Spark Archives pour traiter vos vracs numériques commercialisée début septembre 2024.

Qu’est-ce que le vrac numérique ? 

Si on se réfère au dictionnaire de la langue française, on obtient d’un côté « Marchandise non emballée ou conditionnée, utilisée dans le transport ou la distribution » et de l’autre « Mode de production ou de distribution d'un produit proposé sans emballage ni marque distinctive ». 

Même si c’est un peu tiré par les cheveux, le vrac numérique, c’est un peu ça appliqué aux fichiers électroniques. Ces fichiers électroniques sont répartis dans des systèmes de fichiers, dans ces systèmes vivants ou au repos pour ne pas dire autre chose, et s’accumulent au fil du temps, attendant que l’on vienne les délivrer, les organiser, les dissocier, les enrichir et les magnifier. 
Plus concrètement, c’est un peu l’histoire de Vivian Maier qui se cache derrière le vrac numérique ! Si vous ne la connaissez pas, en voici quelques bribes qui sont, je l’avoue, assez magiques. 

L’Œil Caché de Vivian Maier 

Il était une fois Vivian Maier, une nourrice discrète qui arpenta inlassablement les rues de Chicago et de New York. Son Rolleiflex, fidèle compagnon, pendait à son cou, capturant des moments de la vie urbaine avec un regard aiguisé. Mais elle garda ses autoportraits saisissants pour elle seule. 

En 2007, John Maloof découvrit un trésor dans une salle de vente à Chicago : des milliers de négatifs, des pellicules non développées et quelques tirages. Ses recherches révélèrent que ce lot n’était qu’une partie du corpus de Vivian Maier. Il racheta d’autres boîtes de négatifs, pellicules et documents, mais ce n’est qu’en 2009 qu’il apprit la triste nouvelle : Vivian Maier est décédée à l’âge de 83 ans. 

Vivian est née en 1926 dans le Bronx, d’un père austro-hongrois et d’une mère française. Son amour pour la photographie commença en France vers 1949, avec un simple Kodak Brownie. En 1951, elle retourna aux États-Unis, devenant nourrice dans la banlieue de New York. Son Rolleiflex devint son compagnon de route, et elle développa ses films dans sa salle de bains. 

En 1956, elle s’installa à Chicago, travaillant pour la famille Gensburg. Les trois enfants grandirent sous son regard bienveillant, tandis qu’elle continuait à photographier. Mais en quittant les Gensburg après dix-sept ans, elle ne pouvait plus développer ses films elle-même. Elle emporta avec elle des pellicules non développées et des photos non tirées, continuant à capturer la vie jusqu’à la fin des années 1990. 

Les soucis financiers l’empêchèrent de développer ses dernières pellicules. Elle stocka ses négatifs, pellicules et documents dans un espace de stockage. Au début des années 2000, les enfants Gensburg la prirent en charge et la logèrent dans un petit studio. Mais elle ne savait pas que ses affaires se retrouveraient en vente aux enchères en 2007. 

Vivian Maier décéda en 2009, laissant derrière elle un trésor photographique. John Maloof catalogua minutieusement 143 000 négatifs, des films et des enregistrements audio. Ses photographies furent exposées dans le monde entier. Le livre « Vivian Maier : Street Photographer » parut en 2011, suivi de « Vivian Maier : Self-portraits » en 2013, puis de « Vivian Maier: The Color Work » en 2018.

Le film « À la recherche de Vivian Maier », réalisé par John Maloof et Charlie Siskel, fut même nominé pour l’Oscar du meilleur documentaire en 2015. 
Si vous n’avez pas suivi la découverte de cette artiste et la renommée mondiale qui s’en suivit ces dernières années, je vous invite vivement à aller voir son travail qui, sauvé de l’oubli, en a ébloui plus d’un. 

Le vrac numérique, c’est rendre possible au quotidien des découvertes de cet ordre, rendre intelligible des données électroniques qui ne sont pas ou plus connues, qui s’amoncellent et ne demandent qu’à être découvertes ! 

Bon, je vous rassure, derrière ces belles paroles, il n’y a évidemment pas que des vérités, car toutes les données, on le sait bien, ne sont pas des petits bijoux à conserver sans limite de durée. 
En effet, le vrac numérique, c’est également l’occasion de trier ce qui doit l’être et de supprimer les documents qui doivent l’être. Cela étant, il ne faut pas non plus oublier le tri et ses bénéfices intrinsèques. 

Zero Vrac ou comment trouver des pépites, des fragments et trier les autres documents !

Pour résoudre cette équation complexe, un nouveau produit est né dans l’écosystème de Spark Archives : Zero Vrac. 
Cette nouvelle solution est la promesse que vous attendiez et qui vous permettra de démêler simplement, rapidement et sans projet au long cours vos données accumulées depuis un certain temps. 
Zero-vrac est né de cette volonté de proposer des solutions centrées sur les utilisateurs afin qu’ils puissent être autonomes pour traiter leurs données à court terme.

Une initiative qui a mis un peu de temps à éclore à la suite de multiples essais au cours des dernières années pour choisir le modèle qui nous semblait le plus adapté à demain sans frein et dans un cadre fonctionnel et technique renouvelé. 
Nos réflexions et points de vue ont évolué ces dernières années afin de choisir un modèle qui nous semblait adapté à l’évolution et au futur des applications IT. 

Une offre de service assumée 

Une offre uniquement disponible en ligne en mode SAAS, entièrement sécurisée et répondant aux exigences du SecNum Cloud. 
L’application est nativement conçue par tenant, sans aucune possibilité de visualiser ou connaître les données d’un tenant. La revendication du respect de la protection des données, de leur étanchéité et confidentialité. 

Une approche technique éprouvée

Cette solution de vrac numérique tourne sous React, construite autour d’API, soutenue par une architecture micro-service dont Netflix est maintenant un « vieux » fer de lance, qui vous permet de vivre une expérience utilisateur presque sans défaut… Bon, ce n’est pas forcément une offre pour les cinéphiles, mais elle supporte quand même ses 270 millions d’abonnés dans le monde. Là encore, c’est un modèle vers lequel on tend, mais on a encore du chemin devant nous. Comme dirait Buzz : "To infinity, and beyond!"

L’expérience utilisateur au cœur de l’application

Développée avec nos fidèles designers UX et UI de Klee Group, l’application a été construite pour offrir une ergonomie adaptée, une navigation intuitive comportant des parcours fluides de traitement des données. Cela a également permis de débuter un chantier d’éco-conception et d’accessibilité qui sont au cœur de notre démarche numérique responsable. 

En pratique, cela donne quoi ?

Plus concrètement, les données ingérées font l’objet de traitements automatisés afin d’extraire toutes les informations contenues dans les fichiers électroniques mis à disposition. Le travail d’extraction s’effectue de manière transparente pour l’utilisateur avec l’aide de différentes librairies comme celles éprouvées dans le cadre du Système d’Archivage Électronique (SAE) proposé par Spark Archives ou de librairies complémentaires propres à des traitements dédiés. 

Une fois ces traitements effectués, l’utilisateur va pouvoir traiter ces données à partir d’un écran unique qui lui permettra d’identifier : 

• L’ensemble des métadonnées des fichiers et les regroupements de métadonnées proposés. 
• Le contenu des documents est extrait automatiquement et est recherchable avec les possibilités offertes par les moteurs documentaires. 
• Les formats de fichiers ne sont pas en reste afin de permettre l’identification et le regroupement par familles et sous-familles de format. 
• Les langues sont automatiquement extraites des documents selon la composition de ceux-ci. 
• Les doublons sont identifiés et regroupés par document afin de simplifier leur traitement. 
• De visualiser à travers une vignette 

Bon, je m’arrête là et je vous laisserai découvrir par vous-mêmes les autres fonctionnalités déjà disponibles. 
Vous me direz : "Et c’est tout ?"

Les traitements

Eh bien non, cela continue avec, pour l’instant, quelques notions simples dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer : 

• Les étiquettes : comme leur nom l’indique, un système intelligent vous permet d’identifier les étiquettes déjà utilisées, de créer de nouvelles étiquettes et de les appliquer aux documents avec un système de répartition du travail par groupes d’utilisateurs. Cela vous permet de réaliser des séances de travail collaboratif sans même vous en apercevoir. 
• Les classeurs : comme leur nom l’indique, un système de classement unique permet de catégoriser les documents par grandes familles. 
• Les règles de traitement : elles peuvent être utilisées à tout moment, mais la pratique tend vers une utilisation simplifiée qui peut s’apparenter à du renommage. Un renommage qui permet de combiner plusieurs règles... 

Encore une fois, je n’en dirai pas plus et je vous laisserai la primeur de la découverte. 
Est-ce que l’on s’arrête là ?

Les tableaux de bord

Pas si vite… Dès votre entrée dans votre tenant, vous aurez à tout moment un tableau de bord qui vous permettra de visualiser l’ensemble des vracs numériques de votre tenant et de voir l’avancement des traitements effectués en son sein. Pour l’utilisateur, c’est finalement une autre manière de visionner ses données sous la forme d’une approche graphique interactive qui lui permet de naviguer différemment dans ses données. 
À l’issue des traitements, vous repartez avec vos données et toutes les données sur lesquelles vous aurez pu travailler dans votre tenant.

La feuille de route 

Et pour la suite, me direz-vous ?

Vous avez entièrement raison, la suite est déjà lancée avec plusieurs axes : 

• La catégorisation automatisée des documents par rapport aux référentiels, un axe fondamental notamment pour déterminer les durées de conservation des documents. 
• La gestion des documents similaires et de leurs subtilités algorithmiques. 
• L’utilisation de l’IA générative pour certaines fonctionnalités. 
• Les passerelles entre les systèmes métiers et le vrac numérique. 
• La génération des versements vers le SAE. 

Et la bonne nouvelle, c’est que, dans la mesure où l’application est en mode SAAS, vous bénéficierez de ces nouveautés au fil de l’eau, tout simplement ! 

Prenez rendez-vous pour une démo : Sparkinfo@kleegroup.com
Faites un tour sur notre site web : https://www.spark-archives.com/

• Herwann Perrin   
• Product Manager