CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°383
Au sommaire :
- Dossier - Transformation digitale : les méthodes et outils pour réussir sa gestion de projet
- Digitalisation : les 7 étapes clés pour établir solidement son projet
- Gestion de projet : quelle méthode choisir ?
- Plan de communication : diffuser l'information à chaque étape du projet
- Caroline Trilles : "les grandes organisations ont mis l'IA à l'agenda"
- Mener des projets de transformation digitale dans le monde associatif
- Jérémie Coste : "nous entrons dans l'ère des projets de post-transformation digitale"
- Mélanie Conte : dynamiser la transformation digitale grâce au conseil
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1. La phase de lancement
Établir une gouvernance via une comitologie rigoureuse
Établir une gouvernance solide dès le début du projet de digitalisation est nécessaire. L’identification du sponsor, des référents métiers, du chef de projet et de toutes les parties prenantes à mobiliser est essentielle. Il faut structurer une comitologie détaillée définissant les objectifs, tels que la supervision, la prise de décision et la révision des risques, avec, par exemple, la création d’un comité projet pour le suivi opérationnel et d’un comité de pilotage pour clore les grandes phases avec des points d’arbitrage.
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2. La phase de diagnostic
Évaluer l’existant et cartographier les besoins spécifiques
Cette phase consiste à évaluer l’état actuel, à réaliser un état des lieux des besoins, des outils et des ressources. Il est pertinent d’adopter une approche globale axée sur les métiers, incluant la collecte de données papier et électroniques, ainsi que des éléments qualitatifs, tels que les exigences réglementaires. L’analyse des risques permet de mesurer la situation d’une organisation et d’influencer les décisions futures. Une cartographie des outils internes et l’identification des principaux processus font également partie de cette phase. Il est conseillé de conclure par une analyse "Swot" (forces, faiblesses, opportunités et menaces), avec le calcul de l’empreinte carbone initiale pour une digitalisation responsable et durable.
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3. La phase d’analyse d’opportunité
Évaluer les opportunités stratégiques
Cette phase guide l’évaluation des opportunités stratégiques liées à la digitalisation. Elle facilite la prise de décision sur les solutions futures en mesurant l’adéquation des besoins avec les solutions existantes sur le marché et les compétences en interne. Cette étape cruciale garantit une solution adaptée à chaque organisation.
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4. La phase de scénario et de feuille de route
Hiérarchiser les coûts et les moyens technologiques
L’objectif de cette phase est d’évaluer les coûts, les moyens et les solutions par scénario en hiérarchisant les coûts, les moyens technologiques appropriés, et en proposant des solutions adaptées aux besoins spécifiques de l’organisation. Il faut ensuite finaliser en élaborant une feuille de route détaillée pour guider la mise en œuvre réussie du projet de digitalisation après l’arbitrage de l’un des scénarios construits.
5. La phase d’expérimentation
Tester les solutions digitales innovantes en mode agile
L’objectif de cette étape est de tester les solutions digitales identifiées. Il faut se concentrer sur un périmètre pilote pour évaluer la faisabilité, les avantages et les inconvénients dans un environnement contrôlé, en adoptant une approche agile.
6. La phase de retour d’expériences (le "Retex")
Évaluer les résultats et ajuster les stratégies
Après la mise en œuvre, il y a l’évaluation des résultats, l’identification des apprentissages et les points d’amélioration. Le retour d’expérience est précieux pour ajuster les stratégies et les processus en vue d’une amélioration continue.
7. La phase de généralisation
Déployer les solutions réussies à l’échelle de l’organisation
Cette phase vise à généraliser les solutions digitales éprouvées pendant la phase d’expérimentation. Il est essentiel d’assurer une intégration complète dans l’ensemble de l’entreprise, favorisant ainsi l’adoption à grande échelle des technologies digitales.
L'autrice, Anne-Solène Daniel, est consultante et formatrice chez Serda Conseil
