RECORDS MANAGER – ARCHIVISTE COURANT ET INTERMEDIAIRE H/F

Dans le cadre d’une démarche de renforcement de la prise en compte de ses archives courantes et intermédiaires, Monte-Carlo Société des Bains de Mer recrute actuellement un/une Records Manager – Archiviste Courant et Intermédiaire pour élaborer la politique d'archivage du Groupe, mettre en place les procédures indispensables à la traçabilité et à la bonne gestion des archives courantes et intermédiaires du Groupe, et en assurer le suivi.
Cette création de poste s'insère dans un double mouvement de modernisation de la gestion de ses archives courantes et intermédiaires et d'une amélioration de l'identification et du versement des archives définitives auprès de la responsable Patrimoine du Groupe, qui assure déjà la conservation d'une partie des fonds les plus anciens.
Le/la Records Manager est également en charge du dépôt légal.

Mission :
En lien étroit avec la Mission de Préfiguration des Archives Nationales (Gouvernement Princier de Monaco) et rattaché directement au Secrétariat Général du Groupe, ce poste nouvellement créé a vocation à venir compléter, en étroite collaboration, l'action de la Responsable Patrimoine, et à intervenir en transversalité avec les différents Établissements du Groupe et Directions, afin d'assurer le suivi des archives du Groupe durant tout leur cycle de vie. Le/La Records Manager – Archiviste Courant et Intermédiaire collabore également avec la Direction Juridique et Conformité, le Délégué à la Protection des Données et la Direction des Systèmes d’Information.
Il est en charge du suivi des obligations du Groupe en matière de dépôt légal, conformément à la réglementation en vigueur et réalise les démarches en ce sens.

Principales activités :
• Met en oeuvre la stratégie globale de gouvernance de l’information et de la documentation produite au sein du Groupe selon les normes en vigueur (notamment ISO 15489) :
    o Audit des services
   o Mise en place et suivi de la politique d’archivage et de toutes les procédures nécessaires au suivi des archives courantes et  intermédiaires, physiques et numériques (dont l’encadrement des éliminations)
   o Production de référentiels d’archivage (tableaux de gestion)
   o Rédaction d’une charte de nommage et de procédures de gestion des documents numériques
   o Cartographie des outils et données numériques du Groupe
• Assure un suivi des locaux de conservation d’archives courantes et intermédiaires, en lien avec les Directions et Établissements, et assume un rôle de conseil pour la conservation préventive et curative de ces fonds
• Participe aux projets numériques de la Société (conseil, accompagnement sur les aspects de gestion documentaire et de cycle de vie des documents)
• Mène une réflexion, élabore et met en place un projet de Système d’Archivage Electronique (SAE)
• Accompagne les différentes Directions ainsi que les Établissements du Groupe dans la préparation des versements d’archives définitives, en lien avec la Responsable du Patrimoine
• Coordonne les référents Archives des différents services et établissements du Groupe, en collaboration avec la Responsable du Patrimoine
• Mène des actions de sensibilisation et de formation des services à la bonne gestion de leurs documents
• Instruit des demandes de recherche concernant les documents non encore versés aux archives patrimoniales
• Réalise un reporting permanent auprès de sa hiérarchie en l’alertant en cas de difficultés
• Est chargé(e) de la description archivistique et de la production d’instruments de recherches normalisés

La fiche métier n’a aucune valeur contractuelle, les missions mentionnées sur cette fiche métier ne sont pas exhaustives et toutes autres missions ou activités supplémentaires pourront être confiées, en cas de nécessité du service.

Compétences et qualités requises :
• Diplôme : Bac +5 spécialisation archives
• Expérience requise dans le domaine ou poste similaire de 2 ans minimum
• Outils informatiques : Pack Office, Outlook, Photoshop, In Design, Illustrator, Canva
• Qualités :
     o Méthodique, organisé(e)
     o Patient, méticuleux
     o Excellente présentation
     o Forte aisance relationnelle 

o Capacités rédactionnelles

Temps de travail : Temps plein, horaires administratifs

Contraintes du métier : Port de charges lourdes de manière ponctuelle