Transition numérique : Serda-Archimag publie son 9e Rapport de la gouvernance de l’information 2020

Rapport rédigé à partir des résultats d’une enquête menée auprès de plus de 300 organisations, secteurs publics, entreprises privées et associations. Plus de 120 questions réactualisées ont été soumises avec l’introduction

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Quelles sont les attentes en matière de gouvernance de l'information ?

Dans nos environnements professionnels ultras connectés, l’information est surabondante et l’amélioration de son traitement au quotidien devient une nécessité. C’est en tout cas ce que nous disent les répondants du Rapport sur la Gouvernance sur l’information numérique 2020 quand ils positionnent en première préoccupation les attentes de « gagner en efficacité ». Et ce à travers une meilleure fluidité des informations, des moyens collaboratifs de travail et une optimisation de leurs processus de travail.

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Le rapport de cette année met en évidence la belle progression de l’adoption de démarches globales de mise en oeuvre au sein des organisations publiques, + 5 % par rapport à 2019 et qui se rapproche des 12 % (contre 6,5 % l’année passée).

De plus, la part des réponses « non pas du tout de projet » baisse de 4 points et passe à 28 %. Cela traduit évidemment le réel dynamisme de ces projets et leur inscription plus largement dans la transformation interne des organisations.

De la gouvernance de l’information numérique à la transition digitale, il n’y a qu’un pas qui vise le même objectif : permettre la mise en réseau des activités dans chaque organisation, à savoir principalement générer de nouvelles circulations de l’information et créer plus de fluidité entre les métiers.

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Les effets du programme d’Action publique 2022

À travers le choix de l’approche globale en matière de déploiement qui double en moins de 2 ans, on peut voir les effets du programme d’Action publique 2022, dont le dynamisme ne se dément pas.

Par ailleurs, la réglementation sur le sujet continue à se renforcer. Pour rappel, le 7 août 2020, entre en application l’obligation de déposer au contrôle de légalité, en numérique uniquement (la possibilité du dépôt papier est supprimée), tous les actes soumis à contrôle pour les collectivités territoriales (départements, régions, communes de plus de 50 000 habitants et les EPCI).

Cette approche globale, qui progresse fortement dans le public et rejoint les modèles déjà adoptés dans le secteur privé, n’empêche pas de placer au cœur des attentes l’usager. Qu’il soit salarié ou fonctionnaire, manager ou collaborateur, la préoccupation principale de l’univers de travail de celui-ci reste centrale.

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Gouvernance de l'information : pour un confort d’usage au quotidien

Le ressenti de l’utilisateur en 2020 continue à prioriser la navigation, l’ergonomie, la gestion des contenus, bref tout ce qui lui simplifie les accès et lui offre un confort d’usage au quotidien dans le cadre de ses activités. Cela se traduit par 92 % qui positionnent en premier « offrir à l’utilisateur un point d’accès unique aux données de son organisation », indépendamment des technologies offertes, et en deuxième place « réduire le nombre des applications existantes » pour 66,5 %.

Sans aucun doute l’utilisateur qui existe en chacun de nous, manager ou collaborateur, espère en une sorte de plateforme unifiée de travail regroupant les outils métier nécessaires à sa fonction, et fédérant les gisements utiles pour ses tâches métier (base clients, bibliothèque de modèles, workflow de visa, signature électronique…).

« Permettre l’accès en situation de mobilité aux informations » s’inscrit dans ce même sentiment recherché d’efficacité. À noter toutefois que cette priorité rétrograde par rapport aux trois années précédentes, peut-être parce que ce n’est plus réellement un sujet. En complément et issu d’une autre question posée concernant l’outillage technologique, il est intéressant de noter la place que prennent les projets d’équipement de type digital workplace, soit 29 % de projets engagés ou prévus.

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La cybercriminalité préoccupe à hauteur de 53 %

En matière de cybersécurité, si aucune comparaison avec les années précédentes n’est possible du fait de la nouveauté de la question pour ce neuvième Rapport, le classement et le score des propositions faites interpellent. Ainsi les deux premières sont ex aequo : « crimes technologiques (cyberattaques, virus…) » et leurs conséquences que sont les « défaillances informatiques internes » positionnés au niveau du système, avec pour chacun un score de 53 %.

Le troisième risque complète ce ressenti très technologique, en positionnant à 51 % (soit un score très proche) « la négligence humaine ». On note également des écarts dans les réponses selon que l’on est en secteur privé ou public, notamment en ce qui concerne « l’obsolescence des supports » et « les négligences humaines ».

Par ailleurs, nous avons questionné sur les effets négatifs liés à des manquements en matière de cybersécurité, nos répondants les analysent surtout dans le cadre quotidien de l’activité : près de 60 % y voit en premier « un ralentissement de la production ».

Les verbatims soulignent plus les dimensions sociétales de ces risques : perte de confiance, atteinte à la réputation, conséquence juridique…

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Remontée de l’open source

Autre changement : la remontée en terme technologique des solutions en open source. C’est effectivement un des enseignements principaux de cette enquête 2020 ; les solutions propriétaires baissent de manière globale de 64 % à 58 %, soit moins 6 points notamment au niveau de la Ged, et les solutions développées en interne ne progressent que lentement.

L’axe en progression est celui de l’open source qui gagne 4 points de 22 à 26 %, et accroît même ses parts de marché sur différents segments. Au niveau open source : les segments les plus forts sont la Gec, la Ged, l’ECM et l’AEL.

Arrêtons-nous sur l’archivage électronique, il faut sans doute y voir le début de la concrétisation des projets Vitam (programme interministériel d’archivage numérique) et l’intérêt de nombreux organismes publics et ministères.

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Prise de conscience des managers

Nous notons également dans les résultats de l’enquête 2020, de nombreux points d’évolution qui sont plus qu’encourageants, notamment ceux concernant la prise de conscience du management, tous secteurs confondus.

2020 restera la première année où la prise de conscience affirmée des managers sur l’impact positif de la gouvernance de l’information atteint le score de 63,5 %, 20 % pour « oui tout à fait conscients » et 43,5 % pour « oui plutôt conscients » contre 60 % au total en 2019.

C’est encourageant car c’est seulement au cours des trois dernières années que cette « difficulté ressentie » dans la prise de conscience des managers a enfin évoluées en positif. Il faut sans doute voir aussi la place que prennent les managers intermédiaires dans cette prise de conscience, eux qui explorent de manière opérationnelle ces nouveaux outils mis à leur disposition.

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Pour tous les autres résultats, surprenants, encourageants, émergents en matière de gouvernance de l’information numérique, vous pouvez accéder en ligne à l’édition 2020 de notre rapport :

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Caroline Buscal
Manager de Serda Conseil