Le 19 mai dernier, après plus de 2 mois de fermeture, les voyants des boîtes de retour H 24 des médiathèques de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg sont à nouveau passés au vert, signalant les prémisses d’un retour à la normale.
Plus de 200 000 documents étaient alors empruntés et les équipes ont dû s’organiser pour gérer le nouveau circuit de mise en quarantaine des documents retournés.
15 jours plus tard, le service de Click & Collecte était lancé. La mise en place de ce nouveau service, pas si simple à organiser dans un délai très court, a constitué un nouveau défi pour les équipes, dont une partie était encore en télétravail : réception d’appels, gestion des listes de réservation, «picking » des documents dans les rayons, prise de rendez-vous pour délivrer aux usagers les documents réservés ou des abonnements sur des créneaux horaires adaptés selon la typologie de médiathèques. 12 660 documents ont été empruntés dans le cadre de cette opération.
Enfin, le 4 juillet, les 11 médiathèques de la Ville et de l’Eurométropole ouvraient à nouveau leurs portes au public et le bibliobus reprenait ses tournées.
CredoPlanning a été un outil particulièrement performant pour accompagner, dans des délais très courts, l’émergence de nouveaux services et les réorganisations successives du travail des équipes.
Mis en production à l’automne 2019 dans l’ensemble du réseau, il permet de gérer au quotidien les plannings des 300 agents dont une trentaine de vacataires. Grâce à un système de suggestion performant, il permet de remplacer très facilement un absent, tout en assurant au mieux une équité entre agents pour les tâches les plus contraignantes.
L’administrateur de l’outil a bénéficié des conseils de l’équipe de Crescendo Systèmes International, toujours très réactive et pu créer en quelques clics et en toute autonomie de nouveaux postes de travail, de nouvelles activités, ouvrir ou fermer des postes de travail et modifier leurs horaires pour coller à l’évolution de la situation. Les gestionnaires ont pu adapter les plannings des différentes phases de la reprise d’activité et proposer des services de qualité aux lecteurs.
Florence Billot Responsable du département système d’Information et évaluation - Service des médiathèques – Ville et Eurométropole de Strasbourg
CredoPlanning est utilisé par les bibliothèques de Strasbourg, mais aussi de Plaine Commune ou encore Metz et Suresnes.
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