Parmi les avantages d’une gestion de projet pilotée via un outil dédié, citons :
- Une efficacité accrue
Les outils de gestion de projet permettent aux équipes de suivre plus facilement les progrès, d'identifier les problèmes et de procéder à des ajustements rapides si nécessaire. Cela permet de réduire le temps et les efforts consacrés aux différentes tâches, d'où une efficacité et une productivité accrues. Sans une organisation appropriée, les équipes peuvent être submergées et incapables de gérer les tâches.
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- L’amélioration de la communication
Les outils de gestion de projet aident les équipes à communiquer plus efficacement. En utilisant des fonctionnalités intégrées comme les notifications automatiques, le suivi des tâches et les rapports d'avancement, les équipes peuvent rester en contact, avoir pleinement conscience des problèmes potentiels et s'assurer que tout le monde est bel et bien sur la même longueur d'onde.
- La réduction des coûts
En suivant les progrès en temps réel et en effectuant des ajustements rapides, les équipes peuvent faire des économies sur les ressources dédiées au projet. Et surtout ne pas dépasser le budget et les délais prévus, et ainsi éviter les pénalités. De plus, les outils de gestion de projet peuvent aider à identifier les économies potentielles et à repérer les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits.
- L’amélioration de la collaboration
Les outils de gestion de projet facilitent la collaboration et le partage d'informations entre les équipes. Cela permet de s'assurer que tout le monde dispose de la bonne information, à tous les stades du projet.
- Un meilleur respect des délais
Le manque de clarté des échéances peut entraîner la confusion et le non-respect des délais. Il est important d’établir un planning clair et d'utiliser des outils de gestion de projet pour suivre les progrès et s'assurer que les délais sont respectés.
- Une motivation accrue
Les outils de gestion de projet aident à motiver les équipes en offrant une visibilité sur l'avancement des opérations. Cela peut aider à garder les équipes concentrées sur le même objectif.
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Les atouts des outils de gestion de projet
Reste qu’avec la multitude d'outils de gestion de projet disponibles sur le marché, il peut être difficile de choisir le bon. D’une manière générale, l’outil idéal doit :
- Être convivial
L’outil doit être facile à utiliser et à comprendre. Cela aidera les équipes à se mettre rapidement à niveau et à commencer à l’utiliser efficacement.
- Disposer de fonctionnalités adaptées à vos besoins
Il doit proposer des fonctionnalités adaptées aux besoins spécifiques de votre projet ou de votre secteur d’activité.
- Disposer d'une sécurité forte
Il doit s’appuyer sur une sécurité renforcée avec une promesse claire en ce qui concerne l'hébergement des données et offrir la possibilité d’assigner à chacun des rôles et des droits spécifiques.
- Permettre la collaboration
Il doit disposer de fonctions facilitant la collaboration entre les membres de l'équipe (annotations, commentaires, notifications, partage, délégation de tâches, etc.).
- Être personnalisable
La customisation permet une meilleure prise en main et une adoption rapide de l’outil.
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Les meilleurs outils de gestion de projet pour l'organisation des tâches
L'organisation des tâches est un élément essentiel à la réussite de vos projets et les meilleurs outils du marché sont les suivants.
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Asana, pour mieux communiquer et respecter les délais
Asana est un puissant outil de gestion qui facilite l'organisation des tâches, leur affectation des tâches aux membres de l'équipe et le suivi des projets. Intuitif et facile à utiliser, Asana intègre de précieux outils de reporting, permet de créer ou modifier des tâches à partir de presque toutes les vues du projet, et rend les objectifs plus clairs grâce à une meilleure communication entre les équipes.
Trello, pour avoir une vue claire de vos deadlines
Trello est un outil polyvalent qui permet de gérer les projets, d’organiser les tâches, de les affecter à certains membres de l’équipe, de les rythmer dans le temps et de communiquer avec les autres membres de l’équipe grâce à un fil de discussion intégré à chaque projet. Mais tout l’intérêt de Trello réside dans ses capacités d’intégration avec vos outils existants (messagerie, drive, agenda, etc.) ainsi qu’à d’autres apps (Slack, Google Drive, Salesforce, etc.).
Miro, pour gérer des projets complexes
Miro réunit tous les ingrédients indispensables à la gestion des projets complexes et de leurs parties prenantes. Du mind mapping (pour générer de nouvelles idées et organiser des dépendances avec des cartes mentales, des cartes conceptuelles et du brainwriting), au suivi de tâches (pour avoir une vue d'ensemble de l'état, de la priorité et des dépendances de chaque tâche pour que rien ne passe entre les mailles du filet). En passant pas de la modélisation de récits utilisateurs (pour montrer comment votre travail aura un impact sur le client), un outil de planification (pour clarifier les étapes nécessaires à la réussite du projet) et des ateliers en ligne (pour réunir en un seul endroit les réunions avec les clients et les événements d'amélioration des processus)...
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Wrike, une solution pour structurer les interactions entre les équipes
Racheté par Citrix l’an dernier, Wrike se vante de pouvoir réduire la matière noire du travail. Comprenez toutes ces tâches réalisées de manière anarchique au sein de différentes applications asynchrones qui n’ont pas de réelle valeur ajoutée et ces communications faites tantôt par mail, tantôt par chat, tant en visio qui épuisent les collaborateurs et nuisent à leur efficacité.
Cet outil de gestion de projet permet d'organiser toutes les mises à jour, les échéances et les documents relatifs aux projets de votre entreprise en un seul espace pratique et accessible. Il permet de réduire le nombre d'e-mails de l'entreprise dont on peut facilement perdre la trace, d'améliorer la collaboration avec les membres de l'équipe travaillant sur place ou à distance, de mettre automatiquement à jour les délais pour les tâches interdépendantes en cas de retard.
Monday, pour mettre les projets sur “pilote automatique”
Simple, visuel et intuitif, Monday est un outil de gestion qui permet de définir facilement des des étapes clés, des priorités, d’assigner des tâches, de fixer des échéances et de recevoir des notifications automatisées. Flexible et personnalisable, il facilite la création et la personnalisation des tableaux de bord pour suivre le progrès des projets, obtenir des informations importantes et un aperçu global du travail en cours.
A cela, s’ajoutent des capacités d’intégration avec Dropbox, Google Drive, Trello, Slack, Jira, etc. Notez que Monday dispose depuis bientôt deux ans d’un datacenter à Francfort (Allemagne), afin de permettre aux entreprises européennes de stocker des données au sein de l'UE.
Yookkan, le logiciel français qui supprime tous les obstacles au travail en équipe
En quelques clics, avec Yookkan, il est possible de structurer et organiser le travail : affecter les tâches entre les collaborateurs, réaliser des tableaux Kanban en toute simplicité pour identifier et prioriser les actions à mettre en place… Yookkan simplifie la planification de projet.
Même les novices peuvent prendre l’outil en main très facilement, sans formation. Il suffit de suivre les étapes clés suggérées pour construire un projet via l’application. Quant au planning de Gantt, réalisé automatiquement, il permet de visualiser toutes les actions, dates clés et actions d’un seul coup d'œil.
Autant d’outils qui permettront aux équipes de rester organisées, d’accroître leur efficacité, de réduire les coûts, de communiquer plus efficacement et de s'assurer que les projets sont achevés à temps et dans le respect du budget initial.
