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Il y a quelques années, la gestion des médias numériques est devenue centrale pour l’Établissement public du Musée d’Orsay et de l’Orangerie (EPMO), qui gère une vaste production et la conservation de photographies d’œuvres, d’événements et de scénographies.
Avant 2020, un outil maison de photothèque était en place, mais comme il ne répondait pas suffisamment aux besoins métiers et ne comprenait qu’une partie des ressources, la pratique de gestion des médias était encore largement décentralisée. Cette organisation dispersée compliquait la recherche d’images, la collaboration entre services et la gestion de ces fonds iconographiques.
L’enjeu pour l’EPMO était aussi de contrôler l’intégration des médias dans son système d’information des collections (SIGC), The Museum System, édité par Gallery Systems, tout comme de superviser leur diffusion vers les diverses plateformes web de l’institution. Des sujets dont est aujourd’hui responsable Frédéric Robinson, iconographe des collections au pôle Données patrimoniales et numériques. "L’objectif derrière la mise en place d’un Dam en 2019 était de parvenir tout d’abord à une gestion organisée et centralisée des médias numériques", explique-t-il.
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Centraliser la gestion des médias
Depuis 2021, Maëlis Caron, consultante documentaire pour l’éditeur français de solution de Dam Keepeek, accompagne les organisations dans la gestion de leurs contenus numériques. Un Dam comme celui proposé par Keepeek permet de suivre toute la chaîne de contenu, depuis leur conception à leur diffusion, en offrant une vue d’ensemble des étapes et des priorités. "Les fonctionnalités d’un Dam permettent de retrouver facilement des médias tout en sécurisant leur accès aux collaborateurs autorisés", déclare-t-elle.
Pour l’éditeur Bynder, ce sont les fonctionnalités modulables, telles que la création de contenu via l’intelligence artificielle (IA), qui améliorent la collaboration en permettant l’édition, la traduction et la validation par les membres de l’équipe afin d’éviter les erreurs. Selon Marie Lorphelin, responsable marketing chez Bynder, "ces outils unissent les équipes, accélèrent la production de contenu et garantissent un retour rapide des parties prenantes grâce à des rappels automatisés".
Aujourd’hui, le Dam de l’EPMO réunit 192 000 médias numériques de collections. Les données détaillées associées proviennent du SIGC par un lien API entre les deux applications. "Cette gestion est possible car chaque objet de collections possède un identifiant unique", indique Frédéric Robinson.
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Faciliter les échanges et les workflows
Un Dam performant offre un environnement collaboratif qui facilite les échanges et les workflows entre les équipes internes et externes. Les espaces de travail partagés permettent de travailler simultanément sur un même projet, de commenter des versions successives et de valider les modifications en temps réel. "L’avantage, c’est d’éviter le partage de liens de téléchargement ou la démultiplication des versions", explique Maëlis Caron. Par exemple, pour la création d’un magazine biannuel d’un client de Keepeek, un espace collaboratif a été dédié à l’édition pour décider de l’organisation et du contenu des pages. Ensuite, l’accès à cet espace a été ouvert à l’agence de communication en charge des illustrations pour retoucher les photos directement dans le logiciel de Dam.
Un des rôles de l’iconographe de l’EPMO est de collecter la production des campagnes photographiques, notamment celles de l’agence photo GrandPalais-Rmn (Réunion des Musées Nationaux), autre établissement public en charge de l’inventoriage photographique des collections muséales et de la valorisation des images. Le Dam offre la possibilité de mettre à disposition facilement des utilisateurs et des plateformes cette production volumineuse. L’import en masse de données par fichier Excel ou encore par API accélère et fiabilise la collaboration avec ce partenaire de première ligne.
Du point de vue des données, le Dam permet d’analyser la couverture photographique des collections des musées et apporte ainsi une meilleure connaissance des fonds. Ces données facilitent, de fait, les activités autour de la gestion des collections, comme les campagnes de prises de vue, et renseignent sur les activités de production.
Dans les prochains mois, un nouveau module "Campagne", en cours de développement sur ePhoto Dam, ouvrira de nouvelles perspectives au sein de l’EPMO pour assurer un suivi des tâches de production : il permettra de créer des équipes dédiées autour de la production de supports et contenus tels que des catalogues d’exposition ou des publications numériques. L’intérêt majeur de ce module sera de contextualiser les données à la campagne et de les distinguer des données pérennes.
Ainsi, les visuels d’œuvres soumises aux droits d’auteur et les droits d’exploitation liés aux médias seront délimités au cadre de la campagne dans laquelle ils sont produits ou collectés. "De la même manière que pour les objets des collections, la campagne reliée avec la notice exposition du SIGC sait récupérer automatiquement les listes d’œuvres exposées et leurs photographies lorsqu’elles préexistent dans le Dam", précise Frédéric Robinson. "L’iconographe se sert donc de cette campagne comme d’un tableau de suivi synchronisé lui indiquant les œuvres dont les images sont disponibles ou a commander".
Collaborer en interne et avec l’extérieur
En cinq ans, le Dam des musées est devenu essentiel pour fluidifier la collaboration entre sa centaine d’utilisateurs quotidiens, avec un accès aux ressources numériques contrôlé par des droits spécifiques selon les projets ou les utilisateurs. Lors des expositions de l’EPMO, des "paniers" de photos sont partagés entre équipes internes (presse, communication, conservation, etc.), voire avec des partenaires externes. L’iconographe veille alors à ce que chacun puisse accéder aux ressources visuelles indispensables à chaque phase d’un projet d’exposition.
Enfin, Frédéric Robinson souligne la manière dont la collaboration se trouve facilitée par les normes, notamment en matière d’interopérabilité des systèmes. Le protocole IIIF (International image interoperability framework) est à ce titre un standard technique, basé ici aussi sur des API, qui permet de diffuser des images numériques sans nécessiter de transfert de fichiers volumineux.
L’EPMO y voit une possibilité de favoriser les usages de consultation et de recherche scientifique à distance et, par conséquent, d’enrichir les connaissances sur ces collections. À noter que ce protocole, en favorisant la mise à disposition des médias et des métadonnées associées, facilite et favorise même les utilisations innovantes, comme l’IA appliquée à la reconnaissance d’objets ou de texte, la transcription, voire l’indexation automatique.
C’est dans cette perspective, que les musées d’Orsay et de l’Orangerie ont permis à leur fournisseur Dam, Einden, et à l’Université de Poitiers d’exploiter une partie ciblée des collections numérisées dans les recherches du laboratoire universitaire DAMIA Lab.
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Automatisation et intégration
"Un outil qui n’évolue pas, c’est un outil qui meurt", affirme Maëlis Caron. Bien plus qu’un simple logiciel de gestion, le Dam devient essentiel lorsqu’il connecte différents systèmes via des API qui automatisent des tâches comme l’import, l’indexation et la publication de contenu. "Le pilotage de flux quotidiens est grandement facilité avec un Dam qui s’intègre dans d’autres systèmes, comme un CMS, un Pim ou la suite Adobe", assure-t-elle.
Le Dam, bien plus qu’un simple "hub" de contenu, devient un maillon essentiel à la chaîne d’approvisionnement, aligné sur les objectifs stratégiques des organisations. Selon Marie Lorphelin : "un Dam comme Bynder permet de réaliser des intégrations personnalisées, notamment grâce à des kits de développement logiciel ou des API pour accéder aux collections de médias et à tous leurs champs de métadonnées, ainsi qu’aux pointeurs vers les destinations des fichiers, ce qui évite les erreurs manuelles".
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