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En une vingtaine d’années, la législation a progressivement accordé aux supports numériques une valeur probante équivalente à celle du papier. Cette succession de textes réglementaires porte aussi bien sur les contrats que sur les factures ou les documents produits par l’administration.
Cela a commencé avec la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique. Une quinzaine d’années plus tard, un arrêté du 22 mars 2017 permettait aux assujettis à la TVA "de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier."
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En 2019, un nouvel arrêté fixait les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier dans le cadre de la Sécurité sociale : "le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l’archivage numérique sont réalisés dans les conditions et garanties prévues à l’article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales".
Intégrité, authenticité, et pérennité
En deux décennies, l’archivage à valeur probante a donc pleinement profité aux supports électroniques. Rappel de définition : l’archivage à valeur probante est un processus visant à garantir l’intégrité, l’authenticité et la pérennité des documents numériques afin qu’ils puissent être utilisés comme preuves légales ou administratives.
Il désigne l’ensemble des mesures d’ordre technologique et organisationnel qu’il convient de mettre en place afin d’enregistrer, de stocker et de restituer fidèlement tout document ou donnée à valeur légale. Mais cela se fait au prix d’un certain nombre de contraintes, surtout lorsque cet archivage à valeur probante est réalisé dans le cloud. Le spécialiste de l’hébergement Ionos en a recensé une dizaine :
- l’exhaustivité : aucun document ne doit être perdu durant l’archivage ;
- l’immuabilité : tous les documents doivent être archivés sans modification et sans changement ;
- la régularité : chaque document doit être conservé conformément aux directives légales et organisationnelles ;
- la facilité de récupération : toutes les informations doivent pouvoir être récupérées, par exemple en les indexant avec des métadonnées ;
- l’utilisation par des personnes autorisées uniquement : toutes les informations doivent être archivées et ne peuvent être consultées que par des personnes autorisées ;
- la protection contre la perte : la sécurité des données doit être assurée à tout moment ;
- le respect des délais de conservation : un document peut être supprimé des archives au plus tôt lorsque son délai de conservation a expiré ;
- la présence d’une documentation détaillée du processus d’archivage est obligatoire, par exemple pour permettre une migration en douceur des archives ;
- la traçabilité : toutes les modifications apportées aux archives doivent être enregistrées afin de pouvoir les retracer et les restaurer ;
- la vérifiabilité : un système d’archivage à valeur probante doit pouvoir être vérifié à tout moment par un tiers expert.
"Ces dix caractéristiques pour l’archivage à valeur probante peuvent être dérivées des exigences du Code de commerce français et de la gestion des documents d’activité", précise Ionos.
Une maintenance informatique quasiment réduite à néant
Les organisations désireuses d’héberger leur patrimoine documentaire sous forme numérique ont le choix entre un hébergement sur leurs propres serveurs ou dans les nuages auprès d’un prestataire spécialisé. Pour les promoteurs du cloud, cette solution offre de nombreux avantages.
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À commencer par la maintenance informatique qui est réduite quasiment à néant, celle-ci étant assurée par les fournisseurs plutôt que par les clients. De même, les ressources informatiques des prestataires sont prévues pour répondre aux montées en charge ponctuelles des entreprises.
Autre avantage mis en avant, une réduction des coûts grâce à la mutualisation des ressources informatiques et à la facturation à l’usage (même si certains observateurs contestent la réalité de cette réduction).
L’infonuagique est enfin accessible à tout moment et sur tous les supports à l’aide d’une connexion internet.
Sans oublier un dernier point crucial : la restitution de l’intégrité des données est — en principe — garantie par les fournisseurs via une clause de réversibilité prévue dans le contrat.
Une source de progrès
Du côté de l’éditeur Jenji, on estime que l’archivage électronique à valeur probante (dans le cloud, comme sur des serveurs locaux) est source de progrès : "les avancées technologiques récentes donnent à l’archivage numérique une valeur légale qu’il est possible de mettre à profit à des fins pratiques aussi bien que sécuritaires dans l’optique de disposer de documents inaltérables et recevables lors des contrôles fiscaux et par l’Urssaf. En outre, l’information détenue de façon numérisée est de fait consultable ad eternam grâce à la pérennité octroyée aux justificatifs ; un bond en avant concernant la conservation de la documentation via les serveurs locaux ou le cloud."
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L’exploitation des métadonnées est également considérée comme une source de profit : "au travers de reporting et de tableaux de bord plus précis, les métadonnées contenues dans l’archivage à valeur probante peuvent être mises à contribution pour un pilotage plus fin des dépenses, et ce aussi bien par secteur d’entreprise que par salarié, sur des échelles de temps personnalisables."
Certification NF 461 "Système d’archivage électronique"
Autre acteur présent sur le marché de l’archivage à valeur probante dans le cloud, Docaposte met en avant sa certification NF 461 "Système d’archivage électronique" (SAE). Un SAE muni de cette certification permet de garantir l’intégrité des documents dans le temps et donc de conserver leur valeur probante via un ensemble de conditions :
- contrôle et validation au moment du dépôt : conversion en formats lisibles dans le temps pour garantir la pérennité de l’archive ;
- construction de l’archive : horodatage, attribution d’un IUA (identifiant unique d’archive, calcul de l’empreinte) ;
- scellement de l’archive et journalisation pour assurer la traçabilité de tous les évènements ;
- conservation intègre ;
- traçabilité des actions réalisées sur les documents dans les journaux de cycle de vie.
Quant aux données de santé, elles peuvent également être archivées dans le cloud tout en profitant de la valeur probatoire. À condition que le SAE possède l’agrément HDS (Hébergeur de données de santé). C’est notamment le cas de la solution d’archivage numérique Okoro (Docaposte).
Selon le Catalogue GouvTech édité par l’État, ce SAE "garantit l’intégrité des documents et dispose de l’agrément Siaf, de la certification NF 461 et du Label FNTC-TA. Il est par ailleurs intégré dans une chaîne de numérisation fidèle certifiée NF 544 afin d’obtenir des copies fiables."
