Méthodes et outils : éviter l’infobésité à tous les niveaux

E-mails qui fusent tous azimuts, informations dupliquées, pollution numérique, surinformation, désinformation… Difficile de ne pas se laisser engloutir par l’ogre informationnel. Archimag revient sur les méthodes et outils pour éviter l’indigestion.

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Au sommaire :

Dossier : prévenir et guérir l'infobésité
Méthodes et outils pour éviter l’infobésité à tous les niveaux : des e-mails à la gestion de l’information, en passant par la lutte contre la désinformation
Comment le réseau documentaire Ascodocpsy a adopté une digital workplace pour lutter contre l’infobésité
Comment l’ISM a repris la main sur ses documents grâce à l’archivage électronique

Couvrez cet e-mail que je ne saurai voir

Les sollicitations électroniques ne cessent presque jamais et si certaines se perdent dans les abîmes de vos boîtes professionnelles, il faut veiller à ne pas passer à côté des informations essentielles.

RETROUVEZ CET ARTICLE ET PLUS ENCORE DANS NOTRE NUMÉRO 370 : PRÉVENIR ET GUÉRIR L'INFOBÉSITÉ

Selon les derniers chiffres de l’Observatoire de l’Infobésité et de la collaboration numérique (OICN), un individu envoie en moyenne 38 e-mails par semaine dans le cadre de son travail (jusqu’à 78 pour un.e dirigeant.e), et en reçoit 144 (331 pour un.e dirigeant.e).

Pourtant, seuls 16 % des e-mails reçus reçoivent une réponse (et les e-mails internes ne font pas exception). "Quels canaux de communication utiliser au sein de son organisation ? Pour quels usages ? À quoi sert la mise en copie ? Pourquoi se reconnecter à 20 heures pour envoyer un mail à toute son équipe ?...", questionne Marie Ged, codirigeante de Mailoop et membre fondateur de l’OICN. "Nous ne sommes jamais formés aux moyens de communication utilisés au sein de notre organisation."

L’opulence des informations générées par les e-mails est symptomatique de l’infobésité. En plus de provoquer du bruit numérique, la circulation d’une trop grande quantité de courriers électroniques n’est pas en phase avec une démarche de sobriété numérique.

Le collectif Green IT, qui fédère les experts autour du numérique responsable, donne plusieurs conseils pour une gestion des e-mails qui soit plus respectueuse de l’environnement (des recommandations qui peuvent aussi s’appliquer à la lutte contre le trop-plein d’informations) :

envoyer le moins de courriels possible au moins d’interlocuteurs possible ;
limiter le contenu au strict nécessaire ;
se désabonner des newsletters non lues, etc.

Sur ce dernier point, des applications comme Cleanfox permettent d’automatiser la suppression ou la conservation des e-mails ou encore la désinscription de certaines newsletters. De son côté, l’OICN préconise de recourir au téléphone ou au tchat (moins énergivores que les courriels) si un échange s’étend au-delà de trois e-mails.

Les pièces jointes, qui font grimper la note carbone de votre messagerie, peuvent aussi être partagées sur les plateformes collaboratives, dans les espaces projets, etc. Enfin, la mise en place des filtres antispam proposés par certaines messageries ou l’utilisation de logiciels dédiés, comme Mailinblack, Spamfighter ou Altospam, permettent d’éviter de recevoir quantité de propositions frauduleuses.

Le précieux droit à la déconnexion

Il est toujours bon de rappeler que l’article L. 2242-17 du Code du travail prévoit un droit à la déconnexion pour "assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale".

Utiliser une messagerie écoresponsable qui permet de gérer les horaires de réception des messages professionnels, comme le propose la start-up Treebal, peut constituer une action visant à respecter le droit à la déconnexion.

La sensibilisation aux risques liés à l’hyperconnexion, aux dangers psychosociaux, au stress professionnel et à l’hyperactivité, est un travail de fond qui peut résoudre ces problèmes à la source. C’est d’ailleurs sur la base de ces quatre principaux domaines que Mailoop propose un accompagnement aux entreprises pour la gestion de leurs flux de communication.

"Dans un premier temps, nous réalisons un diagnostic sur l’état de l’infobésité et de la collaboration numérique des équipes", explique Marie Ged. "C’est à partir de ce diagnostic quantifié, dépassionné et factuel que nous allons mettre en place une méthodologie d’accompagnement. Nous créons des espaces de dialogue au sein des équipes pour vraiment échanger sur les besoins et les modes de communication". Mailoop a aussi développé l’outil gratuit Mon Profil Numérique : "cette série de questions très concrètes permet non seulement de s’interroger et de comprendre ses propres besoins, mais surtout de les faire savoir."

Connecter ou déconnecter, telle est la question

Sur X (ex-Twitter), les comptes "certifiés" n’ont plus la même valeur depuis la mise en place d’offres d’abonnements payants. Selon Newsguard, "les comptes à “coche bleue” aident des colporteurs d’infox à paraître fiables".

De plus, d’après les récentes études de David Chavalarias, chercheur au CNRS : "le biais de négativité algorithmique présenté dans mon livre Toxic Data est confirmé. Il a bondi de 32 % à 48,7 % sous Elon Musk".

Ainsi, X vous montre sur votre fil d’actualité 49 % de messages toxiques supplémentaires par rapport aux contenus partagés par vos "amis" (autrement dit, les sources fiables que vous avez identifiées).

Surcharge d’actualités sur les réseaux sociaux ou encore sur les chaînes d’information en continu, désinformation, perte de confiance envers les médias, fiabilité des sources… Comment éviter l’indigestion ? Pour Pascal Frion, fondateur de la société Acrie, spécialisée en intelligence économique, il convient d’opter pour une autre manière de s’informer.

"Nous avons longtemps voulu croire que le big data est une bonne chose, pour finalement devenir infobèse. Il faut réapprendre à “manger” avec parcimonie, avoir le moins d’informations possible et davantage se questionner en amont : de quelle information avons-nous réellement besoin ?"

Dans leur livre "Prévenir l’infobésité - Les clés de la gestion personnelle de l’information" (Éditions Afnor), Frank Rouault et Philippe Lemaire présentent différentes visions, méthodes, ainsi qu’une cinquantaine de conseils pour faire face à l’infobésité. Ils soulignent (entre autres) l’utilité :

"d’identifier les canaux d’informations qui vous alimentent et les outils qui les véhiculent ;
de considérer vos formes de consommation de l’information : écrite, vidéo, audio… ;
d’exploiter des outils d’alerte des médias ou des moteurs de recherche ;
de s’arrêter sur les langues dans lesquelles vous consommez des informations ;
de réfléchir au crédit que vous apportez aux informations payantes ou gratuites ;
de s’interroger sur les articles ou sites de “débunkage” ;
d’apprécier vos moments/durées de consommation de l’information…".

Un modèle de questionnement

"Il est important que chacun puisse réfléchir à ses qualités pour pouvoir travailler sur sa gestion de l’information", explique Frank Rouault. "Il faut essayer de rendre explicite un modèle de questionnement à partir de son contexte, d’un projet, d’une mission ou d’une ambition. Et une fois que nous avons fait ce travail, nous pouvons nous interroger sur les sources. Lesquelles sont pertinentes ?"

Pour les deux auteurs, ces sources peuvent être matérielles (internet, blog, livres, etc.) ou humaines. "Nous ne sommes pas uniquement tributaires de l’écran et du numérique", complète Philippe Lemaire. "Il est nécessaire de savoir aussi exploiter toutes les sources humaines de son réseau, puis de retranscrire ces informations."

Il existe pléthore d’applications, d’add-on, de plugins et de solutions de veille médiatique. Peu importe l’outil : le paramétrage et l’intégration de règles en fonction de ses besoins semblent indispensables. Par exemple, si vous utilisez des agrégateurs de flux RSS, à l’image d’Inoreader, Feedly ou Netvibes, ou encore des outils de veille par mots-clés, comme Google Alerts ou Mention, le choix de ces mots-clés sera crucial pour éviter l’infopollution.

Plus vous serez précis, plus vous récolterez de l’information de qualité. De leur côté, les applications de partages de signets (bookmarking), à l’image de Raindrop, Pocket ou Linkcollect, permettent aussi de mettre en collaboration des sources et/ou des pages repérées sur internet.

Dans le guide pratique "Réussir ses projets de veille", Archimag propose une analyse et un panorama du marché des outils de veille, mais aussi des conseils pour mener une veille efficace sur les réseaux sociaux.

Pascal Frion met tout de même en garde : "aujourd’hui, comme les outils deviennent de plus en plus puissants et qu’ils vont être connectés à des IA génératives comme ChatGPT, nous faisons croire aux gens qu’ils vont gagner du temps en traitant encore plus d’informations. Pour moi, cette idée est fausse. Gagner du temps, c’est rentrer plus tôt chez soi le soir, ce n’est pas gérer plus d’informations."

On ne peut désirer ce qu’on ne connaît pas

"La pandémie de Covid-19 a permis le déploiement massif d’outils collaboratifs," constate Marie Ged, codirigeante de Mailoop. "Chez nos clients, nous avons pu observer que la tendance est plutôt à la multiplication de l’information, car il y a eu un manque d’accompagnement." L’entretien des bases de connaissances et des sources de savoir, ainsi que des différents serveurs et réseaux internes est un prérequis lutter contre l’infobésité.

"Trop d’informations peuvent entraîner une baisse de la productivité, car nous passons plus de temps à trier et à chercher des informations plutôt qu’à effectuer des tâches importantes", rappelle l’OICN. "Les outils de gestion d’informations, tels que les logiciels de gestion de projets, les outils de partage de fichiers, ou les plateformes de collaboration, permettent de faciliter la communication et la gestion de l’information."

Dans ces environnements, la définition d’une arborescence logique, la limitation des clics d’accès à l’information, le nommage explicite des documents selon une taxonomie définie en interne ou encore la mise à jour des données sont autant de bonnes pratiques.

L’utilisation d’un outil de digital asset management (Dam) permet de centraliser tous les médias, photos, vidéos ou encore les fichiers PDF d’une organisation. "Nous appelons ça la “single source of truth”", précise Sébastien Bardoz, VP sales chez l’éditeur Wedia. "Nous avons la certitude que les utilisateurs de notre solution savent où retrouver leur média. De plus, grâce au système de métadonnées sur lequel se base le Dam, ils gagnent du temps dans leurs recherches grâce aux filtres et aux mots-clés."

L’IA pour classifier, résumer et dialoguer avec l’information

De son côté, l’éditeur Jalios estime que la "digital workplace est un formidable outil pour centraliser et structurer l’accès à l’information au sein de l’entreprise". "Elle fait en sorte que la bonne information aille aux bonnes personnes et au bon moment", explique Hoang-Anh Phan, directrice marketing chez Jalios. "La recherche transverse est également indispensable pour lutter contre l’infobésité. Avec l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) que propose Jalios avec JNLP et les différentes solutions disponibles (ChatGPT, Gladia, NLPCloud…), retrouver la bonne information sera encore plus intuitif et efficace. L’IA peut aider à classifier automatiquement les informations, à les résumer, les reformuler, les traduire… Mieux encore, elle permet de dialoguer directement avec les contenus pour obtenir plus rapidement l’information recherchée."

D’une certaine manière, la mise en place d’une politique de gestion des durées de conservation des données et des documents numériques constitue aussi un moyen de lutter contre le trop-plein d’informations au sein des organisations. Elle permet ainsi de faire le ménage régulièrement. Et comme le rappelait Caroline Buscal dans notre dernier numéro, "c’est aussi une affaire de sobriété numérique […]. Il faut apprendre à rationaliser les serveurs, à acheter de l’espace en fonction de la place occupée, et pas en fonction de ce que les entreprises pourraient prévoir. Les métiers doivent être plus économes, plus en adéquation avec l’usage qu’ils ont des données."

Ainsi, la limitation de l’infobésité passe par plusieurs canaux : l’explicitation des pratiques, la sensibilisation des collaborateurs et la mise en place de processus et d’outils de management de l’information.