44 704 : c'est le nombre de courriels qui dorment dans la boîte aux lettres des dirigeants. Ce chiffre n'est "que" de 8 140 pour un collaborateur. Plus de 30 % des emails sont dus à l’utilisation de la copie, et 25 % occasionnés par le "répondre à tous". Ce constat de l'Observatoire de l'Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN) est sans appel : l'afflux d’informations fait disparaitre les temps de concentration dans la journée de travail.
A l'occasion de son lancement, l'OICN a présenté son référentiel qui étudie les impacts sociaux, organisationnels et environnementaux liés à la surcharge informationnelle. Ce document aborde notamment les risques psychosociaux et le stress au travail : le sentiment d’urgence permanent, la baisse de la qualité conversationnelle, le manque de temps, la charge mentale au travail...
Stratégie de rétention
L'OICN n'y va pas par quatre chemins et plaide pour la mise à distance du courrier électronique qui "a été pensé comme un moyen de communication asynchrone. Dans les usages, il est en réalité devenu un outil de conversations instantanées". L'Observatoire milite pour "les outils conversationnels et collaboratifs qui inventent de nouvelles façons de collaborer en équipe. Lorsqu’ils sont maîtrisés, les informations sont plus facilement disponibles pour l’ensemble des parties prenantes."
Un changement qui est encore loin d'être adopté puisque l'OICN estime que près de 90 % des collaborateurs ne les utilisent toujours pas régulièrement...
Au-delà des outils, c'est une hygiène informationnelle qui doit être mise en place : "l'information doit avoir une durée de vie. Nous conservons des dizaines de milliers de documents et d’emails pour lutter contre la peur de perdre notre mémoire. Il est plus simple de définir une durée de vie par défaut à l’information (stratégie de rétention), pour qu’ensuite la conservation de longue durée soit l’exception. Le suivi de la production nette annuelle (différence entre la création et la suppression) permet de se fixer a minima l’objectif de l’équilibre."
