RETROUVEZ CET ARTICLE ET PLUS ENCORE DANS NOTRE GUIDE PRATIQUE : ECM, GED : LA GESTION DE CONTENU EN ÉVOLUTION
Découvrez toutes les newsletters thématiques gratuites d'Archimag dédiées aux professionnels de la transformation numérique, des bibliothèques, des archives, de la veille et de la documentation.
1. L’utilité des connecteurs dans la gestion de contenu
L’émergence des logiciels de Ged a fait évoluer la manière de travailler dans les entreprises. La dématérialisation des documents et la mise en place de processus tels que les workflows, l’envoi d’e-mails automatisés ou encore la signature électronique requièrent une interconnexion avec les outils métiers, et ce afin de favoriser le partage d’information.
L’utilisation d’interfaces électroniques ou connecteurs permet de réaliser l’extraction des données. Leur objectif ? Établir un lien entre un applicatif métier en place (ERP, CRM, SIRH, GMAO, etc.) et la Ged par le biais de l’accès aux bases de données présentes au sein du logiciel métier pour en extraire les informations souhaitées. Les éléments récupérés permettent d’alimenter les "référentiels", comme la liste des fournisseurs, des clients, des centres de coût, des comptes, etc.
La mise en place de ces connexions a pour objectif de simplifier le fonctionnement des applications, en permettant de choisir les critères recherchés au sein de listes déroulantes. Car il suffit en effet de sélectionner l’information souhaitée pour la rendre visible et cela en évitant tout problème de saisie (faute d’orthographe, inversement ou oubli de lettre, etc.).
Si cette pratique a fait ses preuves, elle présente néanmoins des limites, car elle reste cloisonnée au sein d’une même structure. Pour éviter ce cloisonnement, le concept d’interface de programmation, plus généralement appelée API (pour application programming interface), permet de faciliter la création et l’intégration de ces applications.
Lire aussi : L’IA au service de la Ged : l'un des grands enjeux des Salons Solutions 2024
2. Le passage aux API
"Les API existent depuis plus de vingt ans, mais le terme n’est populaire que depuis une dizaine d’années", souligne Malo Jennequin, directeur de l’avant-vente et de l’ingénierie solution au sein de la société M-Files.
Il confirme les inconvénients des connecteurs pour l’interfaçage des logiciels : "un connecteur traditionnel accédait directement à la base de données des applicatifs, ce qui était certes commode, mais présentait de nombreux inconvénients tels que des dysfonctionnements en cas d’évolution du schéma de base de données, une compréhension et une manipulation difficiles, des schémas complexes, des erreurs de manipulation et des problématiques de sécurité”.
Il ajoute : "une API est une interface officiellement ouverte par une application à des applications tierces afin que celles-ci puissent l’interroger de façon non intrusive". Selon lui, une bonne API ne régresse pas fonctionnellement : elle offre des fonctionnalités intangibles.
Il existe trois types d’API :
- les API privées : on les utilise uniquement en interne. Elles permettent donc d’en avoir le contrôle total ;
- les API publiques : à l’inverse des API privées, les API publiques sont accessibles par tous. Elles autorisent les tiers à développer des applications en interaction avec leurs API ;
- les API partenaires : le partage de ces API s’effectue avec certains partenaires de l’entreprise qui sont habilités à les utiliser.
Comment fonctionne une API ?
Une API permet d’exposer des opérations telles que la création, la suppression ou la modification, que l’on appelle également parfois "web services". Chaque opération
est définie par :
- des paramètres en entrée ;
- des types de réponses avec leurs paramètres de sortie.
Toute opération définie au niveau de l’interface doit ensuite être implémentée. La grande force des API réside dans le découplage entre l’interface et l’implémentation. Cette dernière peut être modifiée, dans la mesure où elle demeure conforme à son interface, ce qui ouvre la voie à des améliorations de performance ou à des corrections d’anomalies.
"M-Files est une Ged orientée information et intrinsèquement basée sur les métadonnées", précise Malo Jennequin. "Sur son marché, elle est la seule solution architecturée autour du concept de métadonnées. Ainsi, on peut définir la police de sécurité au niveau des métadonnées et non pas uniquement au niveau du document, ce qui rend notamment la politique de gestion des accès plus dynamique et plus adaptée aux exigences des métiers", précise-t-il. Dans ce contexte, il est très important de faire appel à des API normalisées et standardisées pour favoriser le partage d’informations.
Pour transmettre des informations, on distingue deux approches :
- l’ancien protocole SOAP (Simple object access protocol), qui repose sur le format XML ;
- l’architecture moderne REST (Representational state transfer), qui repose bien souvent sur le format JSON, nettement plus léger que le XML.
Lire aussi : Optimiser sa Ged grâce à la gestion intelligente de documents et l’automatisation
4. Urbanisation du système d’information
"Une API résiste aux montées de version si elle est bien ficelée et intangible. Inversement, un connecteur via une interface en lien avec une base de données risque de devoir être repensé", poursuit le directeur avant-vente d’M-Files. Grâce à sa stabilité et à sa flexibilité, l’API contribue utilement à l’urbanisation du système d’information. Elle se présente comme l’interface entre les diverses composantes du système d’information qu’elle rend plus dynamiques et fluides.
La mise en place d’une API rend possible l’automatisation des processus. Elle se doit d’être suivie d’une réflexion sur l’adaptation de son fonctionnement. Mais les meilleures pratiques vont plus loin encore et intercalent une demi-interface métier entre un applicatif appelant l’API et un applicatif offrant l’API. Cette pratique est courante, car elle évite de devoir complètement repenser le développement informatique lorsqu’un composant vient à changer. La modification se fait sur la demi-interface impactée.
On peut donc mettre en avant l’économie que cela peut générer en matière de ressources humaines et de coût de développement. Mais ces économies s’appliquent-elles à l’énergie et contribuent-elles à la décarbonation ?
5. Faire rimer API et décarbonation
À première vue, on pourrait penser que les API contribuent à la réalisation d’économies sur les fournitures (papier, encre) ainsi que sur les déplacements effectués par les allers-retours des véhicules pour transporter ces fournitures. Certes, une API facilite l’automatisation des échanges entre plusieurs applications numériques qui pèsent bien moins lourd que les échanges physiques. Ceci à la condition que la consommation d’API ne soit pas excessive !
Effectivement, "on parle de surconsommation des API" lors de l’utilisation intensive de ces dernières et on constate l’augmentation de "la consommation de CPU," ("central processing unit" ou “unité centrale de calcul”) "de l’espace de stockage et de la mémoire".
Néanmoins, il faut savoir que la création et l’utilisation des API requièrent beaucoup d’énergie. Pour inciter à la réduction de ces émissions, le collectif API Thinking (collectif-api-thinking.com) a créé fin 2022 une boîte à outils à destination des utilisateurs, concepteurs et propriétaires d’API ainsi qu’un "green label" : la certification "API Green Score" encourage les développeurs d’API à prendre en compte l’impact environnemental de leurs interfaces et à améliorer leur durabilité.
Pour obtenir cette certification, les API doivent répondre à certains critères, répartis en sept domaines : le cycle de vie des API, l’échange des données, les données elles-mêmes, l’architecture, les outils, les infrastructures et la communication. Un guide permet de suivre les différentes étapes qui mènent à une interface plus écoresponsable.
Les API entraînent la diminution des échanges de matière physique telle que le papier, tout en accroissant les ressources matérielles nécessaires à leur fonctionnement propre. En tant que telles, elles ne contribuent pas systématiquement à la décarbonation des activités. Il faut donc s’attacher à développer des API responsables et durables ou bien étudier minutieusement chaque processus métier passé par la "transformation numérique" pour établir un bilan factuel.
