Traiter un vrac numérique : les outils gratuits suffisent-ils ?

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Résultat de l’absence de politique de gestion documentaire et d’archivage et/ou de mauvaises pratiques individuelles, le vrac numérique soulève de nombreuses problématiques au sein des organisations : sécurité, conformité, accessibilité des données, maintenance du système d’information, empreinte environnementale, etc. Autant de risques dont les professionnels sont pleinement conscients, sans toujours savoir comment inverser la tendance et traiter leur vrac numérique.

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Pour y parvenir, la Direction des assemblées, des affaires juridiques et de la commande publique (DAAJCP) au Pôle Assemblées, actes et archives de l’établissement public territorial Est Ensemble a élaboré il y a deux ans une méthodologie dédiée au traitement du vrac numérique : Vitae (pour visualiser, identifier, trier, archiver et éliminer).

Proposée aux différents services de l’organisme, elle s’appuie sur plusieurs étapes visant à gérer les arriérés de fichiers numériques en vrac : rencontre avec les différents responsables (direction, responsable de pôle et référent archives/RGPD), questionnaire à destination de l’ensemble des agents de la direction pour mieux cerner leurs attentes, analyse puis ateliers plus ciblés de coconstruction d’une nouvelle arborescence.

Une méthodologie qui doit encore faire ses preuves

Prometteuse, la méthodologie mise au point par la DAAJCP a déjà été expérimentée sur quatre projets, sans avoir encore été menée à terme. "Chaque fois qu’une direction est remaniée, le nouveau service récupère une partie des compétences de celui qui disparaît, ainsi que ses lecteurs réseaux", témoigne Sandrine Saule, chargée des archives et déléguée à la protection des données personnelles au sein de la DAAJCP. "La première direction sur laquelle nous avons travaillé avait trois espaces de stockage, fruits de plusieurs remaniements, sans aucune règle de nommage ni homogénéité, illisibles pour les nouveaux agents. Nous avions donc créé, avec la direction des systèmes informatiques, un espace regroupant les trois lecteurs réseau, analysés ensemble pour identifier les doublons et faire des préconisations. Malheureusement, la direction a été réorganisée et le projet s’est arrêté".

Un autre projet a été mené avec la Direction des bâtiments, qui avait des difficultés à gérer les données bâtimentaires de référence. "Nous avons commencé à travailler avec le directeur en embarquant les équipes, ce qui nous a permis de lancer l’analyse de l’existant, de mettre en place des ateliers avec les différents pôles pour poser des règles de nommage et élaborer une nouvelle arborescence fonctionnelle", poursuit Sandrine Saule.

Gratuit VS payant : des avantages des deux côtés

Afin de mener ces projets à bien, Sandrine Saule a pu s’appuyer sur des outils gratuits dédiés à la gestion du vrac, parmi lesquels Archifiltre. "C’est un outil bien fait et intelligent", explique-t-elle. "Les fonctionnalités d’audit sont très intéressantes, avec des rapports très précis qui permettent d’identifier les redondances ou de sélectionner des fichiers".

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L’ensemble des fonctionnalités d’Archifiltre lui semblent pertinentes, comme la possibilité de produire un bordereau de versement, de renommer, ou d’intégrer des métadonnées… "Nous ne sommes pas encore allés jusqu’au versement et l’élimination, mais il y a une vraie réflexion archivistique derrière Archifiltre", souligne-t-elle.

Moins d’enthousiasme, en revanche, du côté d’autres outils gratuits, qui semblent souffrir de lenteurs, d’un manque d’ergonomie et surtout de l’absence de communauté d’entraide et d’accompagnement.

"Ces outils gratuits ont été créés pour gérer un vrac avant de le transférer vers une Ged ou un coffre-fort", indique Marion Hébert, consultante et formatrice chez Serda Conseil. "Ils permettent de renommer en masse, mais pas de réorganiser en profondeur, d’autant qu’ils ne prennent pas en charge de vracs lourds". Selon elle, d’autres outils plus intuitifs et visuels existent aujourd’hui, avec des fonctionnalités autour des métadonnées, de la gestion de la conservation des documents ou encore de la recherche de données. "Tout dépend de l’organisation, de son budget et des équipes", conclut l’experte.