Lettre recommandée électronique : les conditions à remplir pour garantir validité et sécurité

CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°377
 Découvrez Le Brief de l'IT, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des data, de l'IT, de la digitalisation et de la transformation numérique !

La lettre recommandée électronique (LRE) est un envoi 100 % dématérialisé suivi d’une preuve de dépôt qui peut être utilisé par les particuliers comme par les entreprises. Elle peut être utilisée à la place de la lettre recommandée papier dans toutes les situations où un envoi par lettre recommandée est prévu par la réglementation (conclusion ou résiliation de contrats d’assurance, clôture de comptes bancaires, envoi de promesses de vente immobilières, d’actes notariés, de contrats de travail, etc.) et contenir des pièces jointes.

Important : dans cet article, la LRE se rapporte à la notion d’"envoi recommandé électronique qualifié" tel qu’il est défini dans le Règlement eIDAS. Dans ce cadre, la LRE a la même valeur juridique qu’une lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) au format papier.

Lire aussi : Pourquoi passer à la lettre recommandée électronique ? La lettre recommandée électronique : enjeux et perspectives

Le cadre juridique de la lettre recommandée électronique

Différents textes européens et français encadrent la lettre recommandée électronique :

• le Règlement eIDAS du 23 juillet 2014 et notamment ses articles 43 et 44 ;
• l’article L. 100 du Code des postes et des communications électroniques (CPCE), issu de l’article 93 de la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016 ;
• les articles R. 53 à R. 53-4 du CPCE du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique.

Pour qu’un envoi recommandé électronique soit qualifié, celui-ci doit répondre à un certain nombre de conditions. Il doit notamment :

• être réalisé par un prestataire de services de confiance qualifié ;
• garantir l’identification - avec un degré de confiance élevé - de l’expéditeur ;
• garantir l’identification du destinataire avant la fourniture des données ;
• exclure toute possibilité de modification indétectable des données grâce à la sécurisation de l’envoi et de la réception par une signature ou par un cachet électroniques avancés d’un prestataire de services de confiance qualifié ;
• signaler à l’expéditeur ou au destinataire toute modification des données pour l’envoi ou la réception de celles-ci.
• indiquer par un horodatage électronique qualifié la date et l’heure d’envoi et de réception ainsi que toute modification des données.

Lire aussi : Éclairage juridique : avec eIDAS 2.0, l’archivage électronique est enfin reconnu au plan européen !

Prestataire de service de recommandé électronique (PSRE)

Seuls les prestataires de services de confiance qualifiés au sens du Règlement eIDAS peuvent fournir le service d’envoi recommandé électronique. En France, c’est l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi) qui atteste de la conformité des prestataires et de leurs produits aux exigences réglementaires, techniques et de sécurité.

À noter : L’Anssi qualifie les prestataires de services de confiance, mais aussi les différents services qu’ils proposent. Seuls les prestataires qualifiés pour fournir un service d’envoi recommandé électronique qualifié sont autorisés à acheminer des LRE. La liste des prestataires et services qualifiés est disponible en ligne. Pour la LRE, il faudra consulter la rubrique "Service d’envoi recommandé électronique".

Les caractéristiques de la LRE

La LRE offre un environnement sécurisant pour les destinataires et les expéditeurs :

• le consentement : si le destinataire est un particulier, celui-ci doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir une LRE. Pour un professionnel, l’obtention du consentement n’est pas obligatoire ;
• l’anonymat : comme pour la LRAR papier, le destinataire d’une LRE ne connaît pas l’identité de son expéditeur ;
• la vérification d’identité : l’expéditeur et le destinataire doivent prouver leur identité auprès du prestataire qui garantit l’envoi ;
• l’authentification : à l’aide de moyens d’identification électronique auprès du prestataire, elle est obligatoire à chaque LRE émise ou reçue. 

Lire aussi : Facture électronique : où en sont les entreprises ?

Un nouveau guide pratique sur la LRE

La Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FnTC) a publié en mars 2024 son "Guide pratique de la lettre recommandée électronique". Rédigé par des experts, il dresse un point complet sur la réglementation, les caractéristiques, les typologies et les cas d’usage de la LRE.