CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°380
Découvrez toutes les newsletters thématiques gratuites d'Archimag dédiées aux professionnels de la transformation numérique, des bibliothèques, des archives, de la veille et de la documentation.
Pour comprendre l’importance de la lettre recommandée électronique (LRE), il convient de la distinguer de l’envoi recommandé électronique (ERE). Ces deux solutions sont régies par le règlement eIDAS, mais présentent des exigences juridiques et fonctionnelles différentes :
1. Envoi recommandé électronique (ERE)
- L’ERE est une solution plus flexible et moins contraignante juridiquement.
- Il garantit une certaine valeur juridique, notamment en matière de preuve, mais ne bénéficie pas de la présomption de fiabilité qu’offre la LRE qualifiée.
- Il est souvent utilisé pour des communications moins sensibles où un niveau de sécurité moindre est suffisant.
Cas d’usage
L’ERE peut être utilisé pour la communication interne en entreprise (transmission officielle de documents confidentiels aux collaborateurs — contrats, avenants, accords —, envoi de consignes critiques ou réglementaires nécessitant une preuve de réception, etc.), pour les ventes et achats en ligne (notification légale en cas de litige entre l’acheteur et le vendeur, confirmation d’envoi ou d’annulation d’une commande importante, etc.) ou encore pour la gestion de la relation client (transmission de devis, factures ou documents avec engagement légal, preuve d’envoi de rappels ou d’offres contractuelles sensibles, etc.).
Il peut aussi trouver sa place au sein des organismes publics et des collectivités (notification officielle d’une décision à un administré — amende, arrêté municipal —, communication réglementaire aux partenaires ou usagers, etc.) et dans les domaines judiciaires et les assurances (envoi de convocations, notifications ou décisions judiciaires, transmission de pièces justificatives dans le cadre de réclamations ou litiges, etc.).
2. Lettre recommandée électronique (LRE)
- La LRE est qualifiée selon les critères stricts de l’article 44 du règlement eIDAS.
- Elle garantit l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des données échangées.
- Juridiquement, elle a la même valeur qu’une lettre recommandée papier avec accusé de réception (LRAR). Elle est essentielle pour les notifications à caractère juridique ou contractuel.
Lire aussi : Lettre recommandée électronique : les conditions à remplir pour garantir validité et sécurité
Cas d’usage
Elle peut être utilisée dans toutes les relations contractuelles (notification d’un congé de bail par un locataire ou un propriétaire, résiliation d’un contrat d’assurance ou d’un abonnement, envoi de modifications contractuelles à un client, etc.), mais aussi pour le recouvrement de créances (mise en demeure pour non-paiement d’une facture, relances officielles auprès de débiteurs, etc.), pour les relations administratives (déclaration ou contestation d’une décision administrative, envoi de documents officiels à des autorités : déclarations fiscales, mise à jour des statuts d’une entreprise, etc.), ou encore dans le cadre du droit du travail (notification d’une rupture de contrat - licenciement, démission, fin de période d’essai), convocations à des entretiens disciplinaires, etc.) et pour certains échanges avec les partenaires commerciaux (formalisation des échanges sensibles ou litigieux avec des fournisseurs ou partenaires, etc.).
Les différences fonctionnelles incluent l’identification obligatoire des parties, l’horodatage qualifié, et une conservation stricte des preuves pendant une durée légale (7 ans pour la LRE contre 1 an pour l’ERE).
Lire aussi : Pourquoi passer à la lettre recommandée électronique ? La lettre recommandée électronique : enjeux et perspectives
Une sensibilisation à parfaire
La LRE est devenue un outil central dans la digitalisation des processus administratifs et juridiques. Toutefois, son adoption nécessite une meilleure sensibilisation des entreprises, des acteurs publics et des particuliers, notamment sur son cadre légal et ses bénéfices pratiques. Avec l’évolution des technologies, comme l’identité numérique et l’intelligence artificielle, la LRE pourrait bientôt intégrer de nouveaux services, renforçant encore davantage sa sécurité et son accessibilité.
