Hyland Software, M-Files, DocuWare, Itesoft, Bonitasoft, Serda Conseil ou encore Brain Analytics Technologies : le 10 décembre dernier, Archimag s’entourait d’acteurs incontournables de la gestion de contenu à l’occasion de sa demi-journée dédié aux apports de l’IA dans ce domaine. Cette demi-journée s’est ainsi articulée autour de plusieurs sessions, abordant des thématiques essentielles, parmi lesquelles :
- L'IA au service de la gestion de contenus : comment gagner du temps et de la pertinence dans les traitements d’information ;
- Automatisation et conformité documentaire : transformer les processus pour plus d’efficacité ;
- L'IA générative : une révolution pour innover et personnaliser ;
- Optimisation des RH grâce à la GED intelligente : une nouvelle ère pour la gestion des talents.
Dès le lancement de l’événement, Mountaha Ndiyae, EMEA Director Ecosystem sales and Programs chez Hyland, est revenu sur la façon dont l’IA transforme aujourd’hui le marché de la gestion documentaire. “En tant qu’éditeurs, nous avons été frappés par l’arrivée de l’IA”, a-t-il souligné. “Grâce à l’IA, les coûts liés à la gestion de l’information peuvent être réduits de 20 à 40 %, en consacrant moins de temps au classement des données, à la recherche de documents ou au dédoublonnage. Il y a un bénéfice opérationnel.”
Surtout, l’expert de Hyland en a profité pour partager quelques conseils afin de bien choisir sa solution de GED. Entre autres, une attention particulière doit être portée sur les fonctionnalités proposées par l’outil retenu et, surtout, sur la capacité de ce dernier à répondre spécifiquement aux usages des utilisateurs.
Vers le Knowledge Work Automation grâce à M-Files
François Bataille, responsable prudentiel chez M-Files, a quant à lui insisté sur le problème du chaos informationnel qui freine la productivité des entreprises, pointant lui aussi les difficultés de recherche d’informations ou de documents. Pour y remédier, M-Files implémente déjà l’IA dans une solution de "Knowledge Work Automation" (KWA), qui permet d'automatiser de nombreuses tâches, de la création de documents à la gestion des droits d'accès.
L'éditeur est également à l’origine d’Aino, une solution d'IA générative intégrée à son outil, grâce à laquelle les utilisateurs peuvent poser des questions en langage naturel et obtenir des réponses précises basées sur les documents stockés dans M-Files. Autant de technologies simplifiant le quotidien des professionnels de tous les secteurs.
Plus de temps économisé grâce au Traitement intelligent des documents
Technologie en plein essor, l’IA a déjà été adoptée par de nombreux éditeurs. Outre M-Files, c’est également le cas de DocuWare et de sa solution IDP (Traitement intelligent des documents). Cette dernière s’appuie notamment sur un OCR de haute précision et sur des technologies de deep learning et de machine learning pour automatiser la classification et l'extraction de données à partir de documents structurés et non structurés.
Florent Ronjon, directeur régional Île-de-France et Centre chez DocuWare, a mis en avant DocuWare Intelligence d'IDP, une solution de traitement intelligent des documents. "Nous divisons le temps de manipulation de ces documents par 30 pour nous concentrer sur la suite du processus et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée”, a indiqué Florent Rogeon, Directeur Régional France IDF & Centre chez DocuWare. "Tous les documents qui sont utilisés sont vraiment gardés dans le système de l’organisation, ce qui garantit la conformité de la donnée et en adéquation avec le RGPD."
Des processus toujours plus efficaces
Autre usage de l’IA dans la gestion de contenu : l’amélioration continue des processus métiers. “L’IA représente une véritable effervescence technologique. On se doit, bien sûr, de l’observer : l’IA générative n’est pas seulement une technologie de création, c’est un catalyseur d’innovation qui transforme la manière dont les entreprises automatisent, personnalisent, et optimisent leurs opérations. Elle nécessite une exploration de toutes les opportunités qu’elle propose, tout en l’intégrant là où elle crée de la valeur concrète, en phase avec les attentes du marché. Il ne faut pas oublier que chaque technologie doit être pensée pour être utile et alignée sur les attentes des utilisateurs”, a rappelé Aure Pellefigue, Head of Product Marketing chez Bonitasoft.
Leader du BPM (Business processing management) open source, Bonitasoft a notamment développé AI BPMN Generator, qui peut transformer une description textuelle en modèle BPMN prêt à l’emploi. En parallèle, Bonitasoft travaille également sur l'intégration de l'IA analytique pour optimiser les processus existants, en fournissant des rapports de performance et des insights actionnables.
L’IA au service du parcours client
Poursuivant sur le BPM, Anne-Sophie Racine, Responsable Solutions Relation Client chez Itesoft, a présenté plusieurs cas d’usages particulièrement répandus dans le domaine bancaire, de l’extraction automatique de données à la vérification d’identité, en passant par l’évaluation des risques grâce aux algorithmes de l’IA. Sans compter que l’IA peut également contribuer à une meilleure expérience client, et donc à la fidélisation. Dans ce cadre, Itesoft intègre déjà l’IA à sa solution Streamline Business, qui répond à de multiples cas d’usages : onboarding client et souscription, déclaration de sinistres dans le secteur assurantiel, le tout en vue d’optimiser les processus métiers.
“L'avantage principal pour les entreprises est une agilité accrue. Les personnes qui comprennent le mieux les besoins opérationnels peuvent apporter des modifications ou optimiser les processus en temps réel, sans dépendre du service informatique. Cela réduit les délais de mise en œuvre, améliore la collaboration inter-départementale et assure que les processus sont mieux alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise”, notait Anne-Sophie Racine.
Les ressources humaines font peau neuve grâce à l’IA
Si l’onboarding client peut également profiter aux organisations grâce à l’IA, il en va de même pour l’onboarding RH. Caroline Buscal, directrice de Serda Conseil, a d’ailleurs rappelé l’importance de l’humain dans les processus de transformation digitale : "Quand on parle d'IA, il faut toujours rappeler qu'au centre de ces transformations digitales, il y a les salariés, les agents, les fonctionnaires, les clients, les usagers, les utilisateurs, tous ceux pour lesquels on va faire ces transformations."
L'IA peut notamment être utilisée pour automatiser des tâches RH chronophages, comme la gestion des congés maladie ou la production de résumés de carrière. En ce sens, Pascal Yim, directeur associé de Brain Analytics Technologies, a présenté Majordome, une solution de recherche augmentée générative en mesure d’interroger des corpus de documents sans avoir à les indexer manuellement. Autre atout de Majordome : la capacité à orchestrer des agents spécialisés, permettant de répondre à des questions pointues dans des domaines comme le juridique ou la formation. De quoi simplifier les processus et faire gagner un temps considérable aux professionnels, démontrant, là encore, le potentiel considérable de l'IA pour révolutionner la gestion de contenu.
