Adeo : un Dam unique au service de plusieurs enseignes et pays

Pour gagner en efficacité, le groupe Adeo a fait le choix de mutualiser l’ensemble de ses médias au sein d’un Dam unique mis à la disposition de plusieurs de ses enseignes dans différents pays. Dans ce contexte, la gestion des droits d’exploitation ou encore la bonne complétion sont des sujets majeurs.

RETROUVEZ CET ARTICLE ET PLUS ENCORE DANS NOTRE GUIDE PRATIQUE : DAM : BIEN MAÎTRISER SES RESSOURCES MULTIMÉDIAS

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Adeo rassemble un large spectre d’enseignes autour du bricolage et de la décoration, à l’image de Leroy Merlin, Saint Maclou ou encore Kbane et Weldom. Présente à l’international - onze pays à travers le monde - la holding française développe sa présence sur internet à travers des partenariats avec des marketplaces.

"Dans certains pays, la distribution ne se fait qu’en ligne", confirme Emmanuel Scholtes, digital product leader chez Adeo Services. "La vente en ligne représente désormais 7,6 % du chiffre d’affaires global, qui s’élevait à 30,7 milliards d’euros l’année dernière. Pour un groupe qui a l’habitude d’opérer en physique, c’est une belle progression !" Cette montée en puissance du segment digital a ainsi pesé dans le choix et le déploiement d’une solution de digital asset management (Dam).

Baptisé Dameo, le Dam d’Adeo, déployé dans huit pays et treize business units, est signé Wedia. "À l’origine, nous avons adopté un Dam pour éviter de travailler sur des disques durs partagés et autres Dropbox et ainsi stocker nos assets de manière plus sécurisée. Nous voulions leur assigner des métadonnées (critérisation) de façon plus efficace. Enfin, notre principal objectif était de faciliter le partage de ces assets entre les différents pays où Adeo est présent", poursuit Emmanuel Scholtes.

Le Dam, première brique des publications web

À ce jour, Dameo comptabilise plus de 5,7 millions d’assets et 22 000 utilisateurs. "Notre Dam est ouvert à tous les collaborateurs du groupe, au moins en lecture seule", explique le digital product leader d’Adeo Services. "Au total, il comptabilise environ deux tiers de lecteurs pour un tiers de contributeurs-fournisseurs. Seul un faible pourcentage de documentalistes a réellement un impact sur les métadonnées ou la construction de la taxonomie, par exemple."

Sur la fiche de l’asset, l’utilisateur peut visualiser différents critères en fonction du contexte, du média et des autorisations d’accès : la business unit productrice, le type de média, la catégorie, le titulaire des droits d’exploitation, la source, etc. "La fiche de l’asset comporte uniquement les informations importantes", précise Sébastien Bardoz, VP of sales chez Wedia. "Nous pouvons cacher les informations plus techniques, qui sont davantage utilisées pour l’indexation et pour faciliter la recherche."

Chez Adeo, le Dam constitue la première brique des publications web. L’outil s’inscrit dans une plateforme digitale complète qui permet d’alimenter ensuite les solutions de e-commerce des différentes enseignes. "Toutes les business unit, principalement implantées en Europe, disposent d’un site web [Ndlr : il s’agit du site de Leroy Merlin, disponible en plusieurs langues, qui enregistre 120 millions de visites et 14 milliards d’affichages d’images chaque mois]", détaille Emmanuel Scholtes. "En France, il fait partie des plus sollicités. C’est un contexte très challengeant !"

Partage des assets entre business units

En matière d’architecture et dans la chaîne de publication, près de 40 applications différentes sont connectées à un moment ou un autre à Dameo, dont plusieurs Pim ("product information management" pour management de l’information produit), un CMS (système de gestion de contenu) et une plateforme de syndication pour générer les fiches "produits" visibles sur les sites web du groupe. "Cela représente environ 50 millions d’appels d’API par mois pour mettre à jour les données, les meta descriptions et surtout les références produit", indique Emmanuel Scholtes. "C’est l’avantage des API personnalisées", complète Sébastien Bardoz. "Elles permettent de piloter le Dam depuis un environnement extérieur et de pousser du contenu".

Dans ce contexte digital et avec cette dimension internationale, Dameo s’est donc construit sur la notion de partage. "C’est une fonctionnalité clé", constate Emmanuel Scholtes. "Nous avons spécifiquement développé le partage automatique au sein de Dameo pour les enseignes qui ont des produits en commun. Comme une bonne partie de la chaîne de production est automatisée, dès qu’un asset est téléchargé dans le Dam et que les droits le permettent, il peut se retrouver quelques heures plus tard dans l’univers d’une business unit sans aucune manipulation. Cela représente un gain d’efficacité."

Et les coûts de production sont donc naturellement réduits : "les enjeux sont colossaux", reprend Emmanuel Scholtes. "Nous avons trois millions d’assets “produit”, dont la fabrication s’élève, pour chacun, à environ 100 euros. À l’échelle de notre Dam, partager ne serait-ce qu’1 % de ces assets équivaut à une économie d’au moins trois millions d’euros !"

Une gestion poussée des droits d’exploitation

Au sein de cette architecture mutualisée, la gestion des droits constitue un sujet majeur. "Ces deux dernières années, nous avons dû repenser les processus métier avec les équipes juridiques", explique Emmanuel Scholtes. "Nous avons créé des modèles de contrats standardisés qui facilitent le partage des assets entre les enseignes et de nouveaux rôles pour animer spécifiquement cette partie".

Pour accompagner ces pratiques, Adeo a fait évoluer son Dam en collaboration avec Wedia. "Nous avons mis en place des métadonnées spécifiques, de nouvelles règles de gestion, des alertes et un monitoring pour surveiller nos assets et éviter de publier des médias dont nous n’avons plus les droits." Deux à trois personnes par enseigne sont chargées de ces questions.

Une bonne "critérisation" était également indispensable au sein du Dam. "C’est la base pour retrouver les assets", poursuit Emmanuel Scholtes. "Aujourd’hui, nous sommes à 17 % de taux de remplissage sur notre univers “produit”. Un chiffre moyen qui veut tout et rien dire, car, sur certaines métadonnées, nous sommes à 100 % de taux de complétion, quand d’autres sont à zéro… Mais c’est tout de même un indicateur “qualité” que nous surveillons et tentons d’améliorer." En effet, la gouvernance permet d’optimiser au maximum le Dam.

Afin de monitorer ces informations, la fonctionnalité "Analytics 360", développée par Wedia, permet de suivre les données liées aux pratiques, à la diffusion, mais aussi à l’utilisation des métadonnées et à la complétion. "D’un point de vue écologique, nous faisons en sorte que seuls les médias nécessaires soient stockés au sein de la plateforme", insiste Sébastien Bardoz. Ainsi, le Dam de Wedia propose un petit "widget" qui affiche un indicateur de nettoyage des assets inutilisés.

Parmi ses prochains défis, Adeo compte poursuivre le déploiement de son Dam dans de nouveaux pays. "Nous souhaitons aussi “ranger la cuisine” !", poursuit Emmanuel Scholtes. "Nous commençons à avoir beaucoup de business units utilisatrices et donc d’assets. Il faut identifier ceux qui sont vraiment utiles, les doublons ou encore les médias trop similaires." Pour alléger son Dam, le groupe souhaite travailler sur le cycle de vie de ses assets et en particulier sur leur fin de vie.

L’intelligence artificielle fait également partie de ses prochains challenges. Adeo compte intégrer la solution SaaS Grand Shooting pour une meilleure catégorisation et un meilleur référencement. "Nous voulons aussi tester l’IA générative pour en créer "from scratch", conclut Emmanuel Scholtes. "Cet outil fera mécaniquement augmenter le volume de nos médias."