​Démat des factures : "la piste d'audit fiable est au coeur de toutes les discussions"

Sommaire du dossier :

• Démat des factures : le passage à l'acte
• Facturation électronique : ce qui attend l'Etat et ses fournisseurs d'ici 2020
• Facture électronique : les éditeurs dans les starting-blocks
• ​Démat des factures : "la piste d'audit fiable est au coeur de toutes les discussions"
• CNRS : la difficile mise en place d'une solution de dématérisalisation des factures

Interview d'Eric Normand, expert auprès de la Fédération des tiers de confiance (FNTC).​

Le chiffre de 42 milliards de factures dématérialisées dans le monde en 2015 vous paraît-il fiable ? 

C’est une question importante pour permettre d’estimer la taille du marché potentiel. La réponse est moins évidente et diffère selon les sources. En France, on estime que chaque année 2,5 milliards de factures sont éditées et environ 3% sous forme dématérialisée. Pas toujours au sens fiscal d’ailleurs. 

Assiste-t-on à une incitation réglementaire pour encourager les entreprises à dématérialiser leurs factures ? 

Il est évident que depuis les premières directives européennes de 1999, beaucoup de textes sont venus préciser le dispositif dans le but de simplifier les process de facturation, de réduire les coûts importants liés à l’émission, la réception et la conservation des factures papier et de réduire les délais de paiement. On peut citer la loi de finance rectificative de 2002 codifiant la facture électronique et le régime fiscal spécifique pour les factures électroniques « signées » électroniquement. Puis les décrets de 2003 précisant les mentions obligatoires d’une facture et les conditions d'émission et de conservation des factures électroniques ainsi que les instructions fiscales correspondantes. Plus récemment, nous avons la directive européenne de 2010, traduite en droit national dans la loi de finance rectificative de 2012 largement complétée par des décrets, un arrêté et de nombreuses instructions administratives. Tout cela donne à la facture électronique un environnement juridique très complet et sûr. Les factures papier et les factures électroniques sont aujourd’hui traitées de façon identique.

Où en sont les entreprises françaises dans la dématérialisation de leurs factures ? 

Compte-tenu de ces définitions juridiques et de l’existence de nombreuses solutions commerciales sérieuses (logiciels ou opérateurs de factures), les entreprises sont en mesure de basculer vers la facturation électronique. Cependant, une lente progression s’observe principalement due à une méconnaissance du sujet, à une réticence à changer les habitudes (même si la simplification et les économies sont réelles) et au besoin de solutions certifiées ou labélisées garantissant une stricte conformité fiscale.

Et du côté du secteur public ? 

De mon point de vue, le bilan, après tant d’années...

reste mitigé. D’un côté l’Etat a mis en œuvre un contexte réglementaire riche, a affiché une volonté de simplification de l’économie, a terminé le développement du logiciel de gestion de ses 100 millions de factures annuelles. L’Etat y a ajouté une obligation, étalée entre 2017 et 2020, pour tous ses fournisseurs d’envoyer leurs factures électroniquement. D’un autre côté, les discussions restent longues et complexes entre les services de l’Etat, les fédérations professionnelles et les institutions européennes. Mais cela progresse !

Quel est le rôle de la piste d'audit fiable ? 

Cette question est l’objet de toutes les discussions, de tous les colloques sur le sujet en France ! En effet, la directive européenne de 2010 a précisé, dans son article 233, qu’un assujetti pouvait déterminer la manière dont l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture étaient déterminées. Ainsi, si vous n’utilisez pas une solution d'EDI ou si vous ne signez pas électroniquement vos factures, vous pouvez utiliser n’importe quel format et dispositif de transport – donc également le mail – et votre facture sera admise au sens fiscal à condition que vous ayez mis en œuvre, au sein de l’entreprise, une piste d’audit fiable. Cette dernière peut être réalisée par des contrôles de gestion, documentés, visant à établir un lien entre la facture et la livraison de biens ou de services. L’entreprise doit ainsi s’assurer que son paiement et donc celui de la TVA correspondent bien à une livraison réellement effectuée. Je n’y vois pas une révolution, mais le rappel du bon sens qui consiste à avoir, même a minima, un contrôle de gestion et c’est le cas de la très grande majorité des entreprises !

La vraie nouveauté se trouve sur la stricte équivalence de traitement entre une facture papier et une facture électronique et sur la documentation demandée, objet de toutes les inquiétudes. Pourtant, les instructions fiscales correspondantes ont bien précisé que la taille de cette documentation était à apprécier eu égard à la taille de l’entreprise : une TPE pourra décrire son processus de contrôle sur une page alors qu’un grand groupe le précisera dans un document plus étoffé. 

Peut-on calculer le retour sur investissement d'un chantier de dématérialisation de factures ? 

Oui et souvent avec une grande précision. Généralement les entreprises ne connaissent pas le coût d’une facture entrante ou sortante car celui-ci est en fait la résultante d’un ensemble de coûts répartis dans des lignes budgétaires différentes : RH, achats, services généraux, prestataires, loyers… Quant au retour sur investissement, il varie d’une entreprise à l’autre en fonction de sa taille, de son organisation, de ses choix techniques. Il peut être quasi immédiat ou estimé à plusieurs mois.