Dématérialisation des factures fournisseurs : les avantages d’une externalisation complète chez un prestataire unique

Par Arnaud Blanchard, Directeur Marketing et Communication du groupe Everial.

PUBLI-INFO/AVIS D'EXPERT. Au sein du marché de la numérisation de documents, la dématérialisation des factures fournisseurs est un élément incontournable du plan de diminution des coûts et d’optimisation des processus en entreprise. Everial, expert historique en gestion des flux d’information, accompagne les entreprises de bout en bout dans leurs projets de dématérialisation, avec de nombreux gains à la clé.

Une prise en charge industrielle de l’intégralité du processus de dématérialisation

Everial dispose d’une expertise forte des flux d’information, acquise depuis plus de 25 ans auprès de nos 5500 clients. Notre statut d’éditeur combiné à notre expérience d’intégrateur nous permet de gérer le traitement des factures fournisseurs de A à Z. Notre offre comprend la prise en charge des factures fournisseurs multi-formats, leur numérisation, extraction des données par LAD/RAD ou OCR, l’intégration automatisée des règles métiers, la connexion aux référentiels clients et le vidéocodage des données à valider et à interpréter. Nous procédons ensuite à un échange sécurisé de l’information, via une GED de consultation de l’image facture associée aux workflows de validation. Nous intégrons ensuite les données dans les systèmes d’informations cibles de l’entreprise. Le client n’a plus qu’à valider les factures conformes pour paiement. En bout de chaîne, nous conservons la preuve papier sur nos sites sécurisés, ou les e-factures dans un coffre-fort numérique, dans le respect des contraintes légales et fiscales en vigueur.

L’externalisation auprès d’un prestataire de services unique : quels avantages ?

En tant que prestataire de service, nous nouons des partenariats stratégiques avec les entreprises proposant les meilleures technologies du marché (pour la capture documentaire notamment). L’avantage de l’externalisation est multiple : l’entreprise donneuse d’ordre pilote étroitement les prestations déployées, tout en ayant une prise de risque faible grâce à la signature d’engagement de résultats et de SLA. Notre solution étant intégrée sur l’ensemble des systèmes cibles du marché (SAP, Sage, Cegid etc.), nous assurons une interopérabilité totale entre notre solution et les systèmes d’informations déjà en place dans l’organisation, prérequis incontournable pour dématérialiser l’ensemble du traitement. Enfin, le fait de disposer d’un prestataire unique assure au client une chaîne non cassée de notre responsabilité, atout considérable en cas de difficulté de mise en oeuvre, de changements à apporter au processus ou de quelconque litige. En externalisant chez Everial, l’entreprise cliente gagne en flexibilité tout en s’affranchissant des variations d’activité.

Les outils collaboratifs : aller plus loin dans la relation client/fournisseur

Nous éditons via notre filiale Knowings des logiciels collaboratifs, comme des GED métiers ou des extranets ouverts aux fournisseurs, permettant de structurer les échanges entre acheteurs, comptables et fournisseurs. En donnant à ces derniers une visibilité sur l’avancement du traitement de leurs factures, les fournisseurs gèrent mieux leur trésorerie et peuvent réduire leurs besoins en fonds de roulement. Côté achats et comptabilité fournisseurs, les gains de temps et de productivité sont aussi considérables du fait de la baisse des sollicitations des fournisseurs quant au statut de leur facture, induisant un recentrage sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Les délais de paiement sont réduits, les litiges traités plus rapidement, pour une meilleure relation fournisseurs.

Un retour sur investissement rapide, même pour les PME !

On pense souvent à tort que la dématérialisation des factures fournisseurs n’est envisageable que pour les grands groupes qui gèrent des milliers de factures par jour. En réalité, les PME et les entreprises multi-sites par exemple, peuvent tout à fait y trouver leur compte et profiter des gains de productivité attendus par un tel projet, à partir d’une quarantaine de factures journalières. En appliquant la règle des « 20/80 » ou loi de Pareto selon laquelle 20 % des fournisseurs génèrent 80 % du flux facturier, nous lançons en général la dématérialisation sur les fournisseurs représentant le volume principal, afin d’optimiser le rendement.

Quels bénéfices ?

• ROI mesurable entre 6 et 18 mois
• Meilleure traçabilité des échanges
• Jusqu’à 7 € d’économie par facture
• 25 % à 50 % d’économie sur les coûts de traitement
• 60 % de réduction du délai de traitement

Contact :

Virginie RAVON, Directrice Commerciale
Tél. : 0 811 23 12 12
E-mail : contact@everial.com

Le Groupe EVERIAL vous invite à un petit-déjeuner autour des enjeux de la transition numérique en entreprise. 
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