La dématérialisation des documents : pourquoi pas vous ?

L’externalisation de la dématérialisation de documents devient monnaie courante pour les entreprises qui reçoivent et/ou produisent un grand nombre de courriers.

PUBLI-INFO/AVIS D'EXPERT. La dématérialisation des documents ne concerne pas seulement les compagnies d’assurances, les agences immobilières ou les opérateurs télécoms. Ces sociétés génèrent effectivement un volume non négligeable de documents, où la dématérialisation prend tout son sens ; Mais ne nous fions pas aux apparences, toutes les entreprises, y compris les PME et TPE, peuvent être amenées à gérer un volume de papier important (entreprises industrielles, sociétés de transport, professions libérales, web-marchands…).

Généralement les courriers ou documents traités sont des courriers d’entreprise liés  à la relation client (contrats, formulaires, chèques, coupons…) ou à la finance (factures). Mais cette liste est non exhaustive, de plus en plus les sociétés dématérialisent également les lettres de voiture, les fiches qualité, les bons de livraison, les fiches produit, les attestations… A la clé, c’est disposer de tous ses documents à l’écran et non en pile sur le bureau ou en classeur !

Confiez vos documents, disposez librement des données qu’ils contiennent !

Suivant le type de document traité, ceux-ci sont re-routés vers le prestataire via un TSA (Tri Service Arrivée, contrat avec La Poste) pour les courriers ou transférés en conteneur par un transporteur dédié  pour les archives ou autres documents internes. Un tri manuel des documents est réalisé pour organiser la numérisation. Ainsi à ce stade, on détermine un premier niveau de classification des documents. Les documents sont numérisés en masse par lot pour assurer une traçabilité tout au long du traitement et archivés physiquement en bannettes, également par lot.

Pendant et après la numérisation, les outils de LAD, RAD et OCR vont extraire les données nécessaires et alimenter un flux de données dans un format à convenir. Ces fichiers indexés sont alors stockés numériquement. Interface GED ou insertion dans les outils métier du donneur d’ordre, les deux solutions sont possibles grâce à l’intervention des ressources informatique du fournisseur. Ce modèle de process est totalement flexible et adaptable à chacune des organisations internes des entreprises. Plus encore, une étape de vidéo-codage permettra même de traiter ces documents à 100 % y compris en cas de documents manuscrits.

L’avantage financier n’est pas le seul à prendre en considération !

Évidemment la première volonté des entreprises est de réaliser des économies rapidement (le fameux ROI !). On estime que la période d’amortissement d’une externalisation documentaire se situe entre 2 et 6 mois selon les volumes confiés. Bien sûr, ce type de projet en interne n’est pas à prendre à la légère et il se doit d’être mené de bout en bout par un chef de projet convaincu du bénéfice à long terme. Mais également, il se doit d’être géré en parallèle de la réorganisation documentaire générale de la société. Pourquoi ? Parce qu’à l’issue de cette mise en place, on assistera à une accélération des processus métier, une amélioration de la traçabilité des documents et donc de l’image de la société. Outre un impact positif sur les ventes, c’est avant tout la possibilité  de répondre aux demandes clients avec une meilleure réactivité.

La dématérialisation c’est aussi une étape transitoire à moyen ou long terme vers une digitalisation native des documents. Plus besoin de transformer le document papier en format numérique. Chacun accède directement au  document numérique ayant une valeur similaire grâce à une GED (Gestion Electronique de documents) en ligne.

Mobiltron, spécialiste de la dématérialisation de documents externalisée, www.mobiltron.fr