Avocats & Notaires : un petit investissement, pour un gros gain de temps

La maîtrise du temps et de la complétude des dossiers, tel est le nerf de la guerre chez les avocats et les professions juridiques. Mais, sans outils ni logiciels pour les aider dans cette quête, ils n’y arrivent pas. Résultats : ils sont en retard dans la production des pièces, ils ont toutes les peines du monde à respecter les échéances, les dossiers trainent et les clients sont mécontents. Malgré cela, ils continuent de fonctionner de manière archaïque. Et ils ne sont pas les seuls. Les notaires aussi pourraient gagner un temps précieux dans les dossiers de succession et les transactions immobilières. Mais eux non plus, n’ont pas encore opéré leur mue digitale et restent arcboutés sur un fonctionnement classique par mail, courrier et fax. Pour des documents de 10 pages, passe encore, mais pour des contrats et des actes plus volumineux, cela n’est plus possible.

“47% des utilisateurs travaillent sur des versions obsolètes des documents et 56% doivent propager manuellement les mises à jour” (source CIO Insight).

Construire plus facilement des contrats et des actes

Avocats, notaires et consorts pourraient gagner un temps précieux en construisant leurs contrats avec des clauses déjà approuvées. Ils pourraient ainsi aller piocher des paragraphes et sections déjà rédigés dans une sorte de grande bibliothèque interactive agrégeant toute leur production, adapter facilement les contenus en fonction des cas, des clients et des évolutions réglementaires, le tout en conservant un historique complet des modifications. Avec une solution logicielle adaptée, ils auraient ainsi la possibilité de “lier” des contenus ou des paragraphes existants à d’autres, nouvellement créés, et de recycler les clauses de leurs contrats (le plus souvent des clauses standards).

Mises à jour, alertes et partage de l’information  

Autre bénéfice immédiat d’une solution de ce type : la possibilité, pour les cabinets d’affaires réunissant plusieurs avocats, d’avertir tous les avocats concernés de la modification d’un document ou d’une clause d’un contrat par l’un d’eux. Et ce, par le biais d’une notification de mise à jour que chacun a le loisir d’accepter et de refuser (en le renvoyant en édition avec des commentaires), après avoir comparé les deux versions du document.

Mettre en place des circuits de validation

Ils pourraient également définir des circuits de validation avec la possibilité de faire approuver un document par plusieurs intervenants successifs (2 minimum). Un processus qui permet de garder le contrôle de l’information et de s’assurer que le contenu est à jour.

Une traçabilité totale

Ils conserveraient aussi une traçabilité totale des changements effectués sur le document, contrairement à Word où, malgré le suivi de modifications, on ne voit pas ce qui a été supprimé. Avec une plateforme logicielle adaptée, il n’y a pas d'ambiguïté. On sait qui a fait quoi et on sait même combien de temps a été passé sur chaque section du dossier ou du contrat. Il suffit de cliquer sur le document et les sections modifiées s’affichent dans deux fenêtres distinctes avec un code couleur bien visible permettant de savoir ce qui a été ajouté, modifié et supprimé. Il est même possible d’effectuer des comparaisons de textes libres en simple “copier/coller”. Ce qui peut s’avérer judicieux pour s’assurer que le contrat retourné par le client n’a pas été modifié.

Pièces rattachées et sécurité

Il est aussi possible d’ajouter des fichiers complémentaires si besoin (vidéos, images, textes, , etc.) ou des annexes (documents d’identité, cadastre, POS, etc.) au portefeuille de documents et au document même. Autre possibilité intéressante contribuant à renforcer la sécurité : le fait que le document final puisse être transféré ou imprimé avec filigrane.

Moralité : il est urgent pour les avocats, les notaires et toutes professions juridiques d’arrêter de bricoler avec des fichiers Word et des outils inadaptés, pour finalement passer plus de temps à produire qu’à vérifier !

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Alexandre Loukakos
CEO
​DocTech

Issu du milieu de la Certification d’Évaluations des investissements, Alexandre Loukakos s’est dirigé vers l’aéronautique et est devenu PDG de Magellan Aviation Services en 2012. Ayant détenu un centre de formation aéronautique et une compagnie aérienne d’aviation d’affaires, il réalisa le volume que représente le maintien à jour d’une documentation technique très étoffée, dans une industrie hautement régulée. Fort de ses expériences, il prit part ces deux dernières années au développement de DocTech, cherchant à rendre fluides et légers les processus de gestion du contenu technique.​