Courrier électronique : définition, actualité et enjeux
Qu’est-ce que la dématérialisation du courrier ?
Définition - La dématérialisation du courrier consiste à numériser, stocker et protéger les courriers papier entrants ou sortants d’une entreprise ou d’une organisation. Cela permet de gérer de manière électronique son service courrier. Ce processus repose sur des outils de gestion électronique de contenu (GEC) et inclut des étapes telles que la numérisation, l’indexation, le classement et la diffusion des documents.
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À quoi sert la dématérialisation du courrier ?
La dématérialisation du courrier est utilisée pour optimiser la gestion des flux entrants, réduire les délais de traitement et améliorer la traçabilité des échanges. Les courriers électroniques peuvent permettre un meilleur délai de traitement des demandes clients, une gestion optimisée des documents réglementaires et une réduction des délais de prise de décision.
Les avantages de la digitalisation du courrier
- Gain de temps et d’efficacité : le traitement manuel du courrier est chronophage. La dématérialisation automatise de nombreuses tâches, comme l’acheminement des documents vers les bons destinataires, réduisant ainsi les délais de traitement
- Réduction des coûts : elle limite l’usage du papier, les coûts d’impression et de stockage physique, tout en diminuant les frais liés aux erreurs humaines
- Réduction de l’empreinte environnementale : pour Pierre Fuzeau, spécialiste de la dématérialisation et directeur de Serda-Archimag, “le courrier sortant est un vrai sujet économique et écologique pour les organisations”. D’autant plus qu’avec l’entrée en vigueur de certaines mesures de la loi Agec (Loi anti-gaspillage pour une économie circulaire du 10 février 2020), les entreprises de plus de 50 millions d’euros de chiffres d’affaires devront notifier sur les emballages et les papiers graphiques (dont les enveloppes), les indicateurs de recyclabilité, de matière recyclée, de compostabilité, ou encore de réemploi… Les stocks non écoulés des organisations ne pourront plus circuler sans ces informations
- Traçabilité et sécurité : les solutions GEC permettent de suivre chaque document depuis sa réception jusqu’à son traitement final. Les accès peuvent être sécurisés pour protéger les informations sensibles
- Conformité légale : la dématérialisation facilite la mise en conformité avec des réglementations comme le RGPD ou les obligations liées à l’archivage légal
- Flexibilité et télétravail : les courriers numérisés sont accessibles à distance, ce qui est particulièrement utile dans un contexte de travail hybride ou à distance
Outils et acteurs clés dans la dématérialisation du courrier
De nombreuses solutions technologiques permettent d’assurer une dématérialisation efficace du courrier à l’image des outils de Gestion électronique du courrier (Gec). De plus, la tendance est à l’interopérabilité. D'autres modules peuvent s'ajouter à ces solutions, tels que les SAE, les GED, la LRE, ainsi que les solutions de parapheurs et de signatures électroniques.
Pour découvrir les principaux acteurs de la digitalisation du courrier, retrouvez notre annuaire dédié ici.
Ressources et formations sur la digitalisation du courrier
- Serda Formation propose plusieurs sessions autour de la dématérialisation des processus, notamment "La gestion électronique du courrier : outils et méthodes projet" ou encore : "Passeport pour la dématérialisation : numérisation, capture, normes et technologies".
- Le site Conseil Serda fournit des rapports et des conseils sur la transition numérique et la gestion des flux documentaires
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