Quand l'ECM passe au big data

Les éditeurs de solutions dédiées à la gestion de contenu d’entreprises (ECM) ont progressivement intégré le big data dans le développement de leurs logiciels. Ces derniers sont désormais en mesure de faire face aux volumes colossaux de données et d’en tirer la plus grande valeur informationnelle possible.

Lire aussi : 7 solutions d'ECM orientées big data.

Il est aujourd’hui impossible pour les éditeurs de logiciels de gestion de contenu d’entreprises (ECM) d’ignorer le big data. Les volumes traités par les organisations atteignent de tels sommets que l’intendance informatique doit suivre ! Résultat : les outils dédiés à la gestion de contenu sont désormais taillés XXL pour faire face aux défis documentaires contemporains.

Bonne nouvelle : cela fait déjà plusieurs années que les éditeurs ont intégré le big data dans le développement de leurs solutions ECM. « C’est une évolution naturelle de leurs fonctions natives », estime Louis Franchini, directeur France d’Alfresco. En 2015, l’éditeur a procédé à un benchmark portant sur plus d’un milliard de documents stockés, injectés à des vitesses supérieures au millier de documents par seconde. Et comme d’autres, il a développé ses capacités de recherche et d’analyse de données pour que les organisations puissent tirer un profit opérationnel de leur patrimoine documentaire. « Loin de se contenter de stocker et d’organiser l’information, Alfresco vient extraire la valeur du capital intellectuel de l’entreprise et aider à la prise de décision ».

Répondre aux 3 V du big data

Un constat partagé par les principaux éditeurs du marché : « Les solutions d’ECM ne peuvent plus être de simples solutions de stockage ou de gestion de contenu, observe Emmanuelle Ertel, directeur général du pôle solutions et technologies de Tessi Documents Services ; elles doivent offrir plus et notamment permettre d’entrer dans le monde du prédictif en utilisant mieux les données stockées ». Répondre à ces nouveaux besoins des entreprises passe bien entendu par une capacité à traiter de fortes volumétries : celles-ci s’expriment désormais en téra-, péta- ou même yottaoctets pour les organisations les plus importantes. Cela passe également par une série de services autour du logiciel stricto sensu notamment une disponibilité permanente (24 heures sur 24 et 7 jours sur 7). Cet accès permanent aux données est d’ailleurs mis en avant par les éditeurs apparaissant dans les pages suivantes. Le tout donnant naissance « à une capacité à travailler autour de la donnée ».

Il y a quelques années, le Gartner Group avait évoqué le big data sous la forme d’une formule devenue célèbre : 3 V (volume, vitesse, variété). D’autres observateurs y ajoutent même un quatrième V : valeur. Une chose est sûre, les solutions d’ECM doivent être en mesure de traiter le V de variété, car les corpus de documents sont de plus en plus hétérogènes : données structurées et données non structurées. Les solutions présentées ici gèrent les formats les plus diversifiés : courrier électronique, pages web, documents bureautiques, fichiers PDF, bases de données, images XML... Certains y ajoutent la vidéo. 

Ne pas négliger la dimension collaborative de l’ECM

Quant aux fonctions traditionnelles de logiciels de gestion de contenu d’entreprises, elles sont toujours présentes. Elles sont même passées au niveau supérieur avec la possibilité de traiter des flux à l’intérieur même des applications métier traditionnelles. Pour certains éditeurs, la visualisation des données est un élément important. On trouvera donc des solutions dotées de modules de visualisation variés : graphes statistiques, tableaux croisés dynamiques, nuages...

Dans un article paru en 2013, le spécialiste de l’ECM Doug Miles estimait que les solutions du marché négligent trop souvent la dimension collaborative de la gestion de contenu. Trois ans plus tard, sa critique semble avoir été entendue. Les éditeurs mettent en avant la possibilité de travailler à plusieurs sur le même document dans le cadre des applications métier utilisées traditionnellement par les collaborateurs.

Signalons enfin le caractère évolutif et extensible des logiciels d’ECM. Un point indispensable pour répondre aux inévitables changements de volumétrie, mais aussi à la transformation digitale des organisations.

(1) Doug Miles. ECM at the crossroads – key strategy choices for universal content management. AIIM, 2013.