Total : la visualisation, or noir d'un projet de veille

Miser sur la visualisation de l'information comme valeur ajoutée à ses projets de veille est le pari lancé par la direction information documentation du groupe pétrolier et gazier Total. Exploration de deux plateformes sur mesure, qui seront officiellement lancées dans les prochains mois.

Se lancer dans un projet de visualisation de l'information prouve à quel point le vieux cliché mettant en scène un service de documentation poussiéreux, se contentant de préparer des panoramas de presse quotidiens en se reposant sur ses acquis, n'a décidément plus lieu d'être (Archimag le prouve régulièrement !). Pour la direction information documentation (DID) de Total, innover est loin d'être une démarche ponctuelle. Il s'agit plutôt d'une réflexion au long cours destinée à mieux répondre aux besoins de ses clients tout en offrant une véritable valeur ajoutée au travail de ses équipes, en l'occurrence, les quinze personnes dédiées à la veille du groupe, lesquelles planchent depuis plusieurs années sur l'idée d'offrir à la visualisation une véritable place dans leurs processus métier.

Peu de besoins jusqu'à aujourd'hui

Fournir l'information de façon visuelle est d'ailleurs loin d'être inédit pour les veilleurs de Total. Ceux-ci se contentaient en effet jusque-là des fonctionnalités graphiques et cartographiques proposées par des outils gratuits en ligne pour traduire en images les quelque 150 veilles permanentes qu'ils assurent au quotidien. Mais si la volonté d'aller plus loin dans la démarche est présente depuis plusieurs années, leurs clients ne formulaient pas encore de réels besoins en la matière. De plus, les prestataires faisaient encore cruellement défaut : difficile de trouver alors des outils de veille proposant des fonctions de visualisation innovantes et diversifiées : "Nous avons cherché dans tous les sens, explique Marie-Hélène Ahamada Bacari, responsable du département documentation et veille ; en écumant notamment les salons tels Documation ou i-Expo. Ce n'est qu'en 2013 que nous avons enfin identifié de tels acteurs". 

Plateformes sur mesure

Parmi la vingtaine de sociétés relevées, l'équipe pilotée par Christine Berdon-Mouhoud, directrice de la direction information documentation du groupe Total, a dressé une short list de huit prestataires mis en concurrence sur des projets concrets. L'objectif : trouver une ou des sociétés agiles et flexibles, prêtes à évoluer en même temps que les innovations technologiques sans enfermer Total dans des schémas prédéfinis. De plus, la DID souhaitait pouvoir intervenir à tout moment sur la plateforme et avoir la main sur son paramétrage sans dépendre de son prestataire.

A la suite des tests, Total a finalement retenu la plateforme open data d'OpenDataSoft ainsi que la start-up nantaise Bakasable, spécialisée dans le design numérique interactif, pour le développement de ses outils sur mesure. Que les deux sociétés soient françaises fut un plus dans le choix final de l'équipe de veille : en effet, la DID souhaitait pouvoir réajuster en continu les fonctionnalités offertes par ses nouveaux outils et pouvoir joindre le plus simplement possible ses prestataires. 

Proposer une autre lecture

La plateforme d'OpenDataSoft sera mise au service des veilles réalisées quotidiennement via l'outil KB Crawl sur les marchés et les différents acteurs du secteur économique dans lequel évolue Total. Si les articles retenus 

par l'équipe de Marie-Hélène Ahamada Bacari seront toujours envoyés aux collaborateurs par l'intermédiaire d'une newsletter, ils seront également basculés automatiquement sur l'outil OpenDataSoft via une passerelle avec la plateforme KB Crawl. Son objectif : proposer une autre lecture ainsi qu'une navigation optimale sur ce travail de veille. Les fonctionnalités offertes aux utilisateurs sont nombreuses : ceux-ci pourront accéder aux données via une carte dynamique, en sélectionnant le pays, le continent ou même le secteur géographique de leur choix (via un cadre libre à définir), ou bien sélectionner des filtres leur permettant de trier les informations selon différents critères (type d'industrie, type d'infrastructures, type d'activités business, etc.). Ce type de traitement ne sera pas automatique, mais proposé au cas par cas, selon les besoins des sponsors.

Capitaliser les recherches

De son côté, la plateforme réalisée par Bakasable ne sera pas dédiée à la veille, mais à la recherche d'informations sur l'environnement concurrentiel de Total en représentant avec une cartographie interactive le réseau des relations des concurrents du groupe avec d'autres entités. Il est également possible de projeter ces relations sur une carte mondiale, permettant par exemple de représenter les actions des concurrents de Total dans les différentes parties du globe et de les comparer avec celles du groupe. Autrefois, ces relations étaient recensées sur un tableau Excel dynamique, construit à l'aide de données collectées manuellement depuis des sources ouvertes sur internet et à partir de bases de données scientifiques. Ce sont les données de ce fichier qui alimentent la plateforme Bakasable. "L'idée de ce fichier est de capitaliser les recherches que nous effectuons chaque jour, poursuit Marie-Hélène Ahamada Bacari ; certes, l'enrichir de nouvelles sources et l'actualiser prend du temps, puisque nous n'utilisons pas d'outil de traitement automatique de données. Mais cette intervention constante de l'humain est garante d'une grande fiabilité dans la connaissance de nos concurrents".

Faire émerger de nouveaux besoins

Si ces deux outils sont aujourd'hui au stade de pilotes, prêts à l'emploi, l'équipe de Christine Berdon-Mouhoud ignore comment ceux-ci seront accueillis par les utilisateurs de leurs veilles. "Nous avons encore une incertitude sur la façon dont nous allons positionner notre offre, explique-t-elle ; nos collaborateurs souhaiteront-ils utiliser ces outils et y naviguer de façon indépendante ou bien préféreront-ils que nous le fassions pour eux ? Nous sommes encore ouverts à toutes les possibilités".

Des ateliers de présentation seront donc organisés dès le mois d'octobre afin d'inviter les utilisateurs des différentes branches du groupe, toutes destinataires de la veille, à se familiariser avec les deux plateformes. "Nous espérons que certains d'entre eux découvriront alors quel intérêt, sans doute encore insoupçonné, ils trouveront à rendre visuels les résultats d'une veille qu'ils nous auront commandée", ajoute Marie-Hélène Ahamada Bacari. Dans le même temps, des formations seront dispensées aux veilleurs afin que ceux-ci soit les plus autonomes possibles sur les outils.

Evangéliser

Si les deux outils reçoivent l'accueil escompté, ils pourraient être officiellement lancés début 2016. Une autre présentation plus étendue sera ensuite organisée afin d'évangéliser l'ensemble des collaborateurs du groupe sur la question de la visualisation. "Nos plateformes trouveront alors peut-être de nouveaux débouchés ?", s'enthousiasme Christine Berdon-Mouhoud.