Avec la transition digitale, l’heure est à la numérisation tous azimuts. Des bonnes pratiques sont donc nécessaires, d’où l’intérêt de se pencher d’un peu plus près sur cette norme NF Z42-026 et de s’y conformer si nécessaire. “Cette norme NF Z42-026, nous la connaissons bien, indique Sandrine Hilaire, Consultante en Transition Digitale au Pôle Innovation chez EVERIAL. Nous avons, en effet, participé à la rédaction du référentiel des Règles de Certification de la marque NF Service - NF544 Prestation de numérisation fidèle de documents sur support papier”.
Ce que veulent les organisations
De plus en plus d’organisations souhaitent aujourd’hui s’appuyer sur cette norme pour supprimer le papier. C’est en tout cas, le postulat de départ. Mais la réalité du terrain s’avère plus nuancée. “Un des points d’intérêt exprimé par les organisations face à cette norme de numérisation est celui de la suppression des originaux papier, mais nous remarquons surtout que nos clients veulent éviter les contraintes d’avoir à traiter des flux hybrides papier + électronique”, ajoute Sandrine Hilaire. "Elles sont à la recherche de solutions sécurisées leur permettant de gérer l’ensemble de leurs documents originaux ou copie, portant une valeur probatoire ou non, de manière unifiée, avec une garantie de conformité règlementaire et des outils facilitant l’opérationnel".
Faire de la place
“Nous ne sommes pas des ayatollahs de la suppression du papier, ajoute Sandrine Hilaire. Nous sommes plus pragmatiques, car nos clients sont tous différents : certains veulent conserver le papier pour la couverture du risque, d’autres veulent s’en débarrasser pour un gain de place, d’autres encore afin de gérer leur transition digitale en mode « big bang » pour conserver tous les documents possibles au format électronique. Nous proposons justement des prestations d’accompagnement sur la réflexion autour de la mise en place de ces processus. Nous prenons en compte les contraintes spécifiques de nos clients : il peut parfois être plus intéressant économiquement, même sur le long terme, d’archiver les originaux de manière physique et mettre à disposition des copies électroniques simples”.
Mais ce sujet est lié au changement des processus papier vers des processus électroniques. "Nos clients ont besoin de conseils opérationnels d’experts du document, de l’archivage qu’il soit papier et/ou électronique. Nous réfléchissons ensemble à la mise en place d’actions concrètes liées à la transition digitale, à la refonte de leurs processus internes, leur politique d’archivage, au RGPD, le tout dans un esprit de confiance numérique".
Point de douleur
“In fine, quels sont les véritables points de douleur des entreprises ?, s’interroge Sandrine Hilaire. La capacité de gérer les états transitoires. Par exemple de multiples formats de documents portant force probatoire, avec en cible la maîtrise et la rationalisation des processus numériques au service d’une meilleure performance. Traiter du papier original, passer à de l’électronique natif, des copies fiables, des copies d’usage, le tout dans une maîtrise du bon sens, des coûts et des risques : voilà, les sujets de discussion rencontrés chez nos clients”. Et non uniquement le besoin de supprimer le papier.
Certification ou conformité ?
Les règles de certification liées à cette norme viennent d’être publiées. En matière de numérisation fidèle, la certification est une excellente chose, mais la conformité peut être suffisante. “Des critères de numérisation pour suppression de l’original papier existent déjà dans une certaine mesure depuis plusieurs années, précise la consultante. Nous avons par le passé déjà proposé des processus permettant à nos clients de prendre un risque limité sur la numérisation dans le cadre de projet liés à la suppression des documents papiers. Il ne s’agit donc pas d’une nouveauté totale pour nous”.
Moduler le niveau de prestation
En attendant, bon nombre d’organisations ne savent pas ce qu’implique la numérisation fidèle et cette norme NF Z42-026. “Nous leur expliquons ses tenants et ses aboutissants, en précisant qu’il est possible de moduler le niveau de prestation en fonction de la valeur d’engagement pour l’entreprise du document à numériser, en fonction aussi de sa politique de risque”, indique Sandrine Hilaire. Le processus doit s’adapter à cela. Une numérisation fidèle associée à un archivage électronique probatoire peut coûter très cher si le projet est abordé sans rationalisation.
La NF Z42-026 demande également de tracer l’ensemble des évènements dans le processus, mais quelle granularité accepter ? Certaines organisations ont évidemment besoin d’un niveau très détaillé, mais pas toutes. Le type de document joue aussi. “C’est aussi notre rôle d’expliquer que la numérisation fidèle comporte une phase de définition importante au niveau projet et de les conseiller pour leur amener des éléments de gestion du risque” précise la consultante.
Le secteur public comme locomotive
Les établissements de santé, les collectivités sont aujourd’hui les principaux demandeurs. Le secteur privé est tout aussi intéressé, par exemple sur les justificatifs de comptabilité, ou encore dans le milieu bancaire où des jurisprudences existent déjà sur la suppression physique de contrats B2C par exemple, sans oublier les industriels pour leurs dossiers techniques ou les constructeurs automobiles qui font face à des enjeux d’archivage probatoire forts.
“Reste que ce n’est pas la suppression du papier qui nous sert aujourd’hui de locomotive chez Everial, conclut Sandrine Hilaire. La certification NF 544 est une brique qualité d’importance au sein de nos offres de numérisation. Nous misons d’abord sur la qualité de notre accompagnement à la transition digitale”.
Sandrine Hilaire
Consultante en Transition Digitale
Pôle Innovation Everial
Sandrine Hilaire accompagne les entreprises dans leur transition digitale. Elle intervient dans la phase de conception de nouveaux outils pour répondre aux besoins des entreprises et conseille sur la refonte des processus. Fortement impliquée dans la veille règlementaire, Sandrine apporte son expertise sur les bonnes pratiques du traitement documentaire électronique, l’archivage électronique probatoire, la conformité règlementaire, la protection et la sécurisation des données. Ses expertises : #Conseil #TransitionDigitale #ArchivageElectronique #BusinessAnalyst #MOA
