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Cet article est issu du dossier "Que doit-on réellement numériser ?" du numéro d'avril d'Archimag. Voici le sommaire du dossier :
- Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?
- Dématérialisation : tout savoir sur la convention de numérisation
- La RATP crée un atelier de numérisation à force probante pour détruire du papier
- Numérisation : Seris dématérialise ses dossiers RH en haute sécurité
- Comment la MDPH numérise et archive ses dossiers dans le respect des données de santé
Impossible de remplir sa mission si l’on n’archive pas numériquement les dossiers et si l’on ne met pas en place une solution de gestion documentaire pour le classement, la recherche et le partage dynamique des documents.
C’est le risque identifié par la maison départementale des personnes handicapées (MDPH) de la Corse-du-Sud. Avec une contrainte forte : respecter le cadre légal de conservation des données de santé.
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Le défi est considérable : 15 000 dossiers actifs, 200 mètres linéaires d’archives, des dossiers contenant énormément de documents caducs (formulaire de demandes, certificats médicaux, justificatifs, notifications…), des temps de recherche trop longs, des dossiers physiques parfois immobilisés par un agent et donc inaccessibles pour ses collègues, la transmission de pièces compliquée impliquant de nombreuses photocopies…
Choix des prestataires en numérisation
La numérisation est décidée. Bénéficier de garanties en matière de protection et d’archivage des données de santé compte pour beaucoup dans le choix des prestataires opéré par la MDPH.
Zeendoc est ainsi retenu, sa solution de gestion documentaire étant labellisée « hébergeur agréé de données de santé » (HADS). De même que le Scan Center, l’atelier de numérisation de Sages Informatique à Ajaccio qui offre de nombreuses prestations d’archivage.Il met à disposition de la MDPH le niveau de compétences et de garanties demandé.
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L’opération est menée tambour battant. En six mois, les équipes du Scan Center dématérialisent 1,4 million de pages. Elles interviennent sur site pour respecter les exigences de confidentialité liées au contenu.
Elles font face à tous types de formats : A4, A3, petits formats et formats atypiques comme des documents en trois volets.
Les données numérisées sont sauvegardées dans une armoire Zeendoc Santé HADS. La totalité des documents est préindexée, ceci sans qu’il soit besoin d’apporter le moindre développement spécifique.
Enfin, les agents de la MDPH sont formés au flux courant et aux nouveaux outils.
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1,2 million de pages purgées des archives
Aujourd’hui, les nouveaux dossiers sont numérisés et directement déposés dans Zeendoc. La solution classe automatiquement les documents.
Une vingtaine d’agents utilisent quotidiennement la solution. Deux en particulier sont en charge des phases de scannérisation, dépôt et indexation.
Tous les dossiers physiques ont été purgés des documents pour lesquels il n’existe pas d’obligation légale de conservation du support original. Ainsi, près de 85 % des documents ont pu être retirés des archives, soit environ 1,2 million de pages !
Grâce à la circulation numérique des documents au sein des services, le délai de réponse est considérablement réduit, ceci au profit d’un accroissement de la qualité de service auprès des demandeurs. Le nombre d’impressions a baissé.
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Quant au niveau de sécurité de Zeendoc Santé HADS, il répond parfaitement à toutes les contraintes légales du guichet.
Au 1er janvier 2018, la maison des personnes handicapées de la collectivité de Corse s’est substituée aux deux MDPH de Corse-du-Sud et de Haute-Corse. Côté documentaire, la fusion s’est effectuée sous Zeendoc Santé HADS. Une preuve de plus que le bon choix avait été effectué.
