Cet article est issu du dossier "Que doit-on réellement numériser ?" du numéro d'avril d'Archimag. Voici le sommaire du dossier :
- Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?
- Dématérialisation : tout savoir sur la convention de numérisation
- La RATP crée un atelier de numérisation à force probante pour détruire du papier
- Numérisation : Seris dématérialise ses dossiers RH en haute sécurité
- Comment la MDPH numérise et archive ses dossiers dans le respect des données de santé
C’est en 2019 que la RATP s’est lancée dans une réflexion sur la numérisation d’une partie de ses documents d’entreprise :
« Aujourd’hui nous effectuons de la numérisation simple et répondons aux demandes ponctuelles, mais sans structure bien définie », explique Véronique Charron, responsable qualité et coordination digital et impressions ; « nous numérisons notamment des documents de marchés, des plans et des dossiers amiante. Nous avons pour objectif de créer un atelier de numérisation à force probante et ainsi enclencher un processus de destruction du papier », pour notamment accompagner la politique de modernisation des espaces tertiaires avec l’arrivée du flex office.
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En ce printemps 2020, les équipes de la RATP étudient les solutions actuelles du marché pour à terme créer cet atelier de numérisation logiciels et réseaux.
Tableau de gestion validé par le Siaf
Du côté du patrimoine documentaire, il n’est pas question de numériser tout et n’importe quoi.
Une réflexion est en cours avec le service veille, archives et records management de la RATP pour étudier ce qui, dans la production documentaire, représente un intérêt, tant économique que patrimonial, pour faire l’objet d’une numérisation à valeur probante.
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Les tableaux de gestion conçus par le service veille, archives et records management et validés par le Service interministériel des archives de France (Siaf), tutelle de la RATP dans ce domaine seront un élément d’appui pour valider l’intérêt de la numérisation des documents. En effet seuls des documents patrimoniaux à durée de conservation longue ou à fort besoin de communication représentent des candidats éligibles à la numérisation.
Une phase de test est prévue pour le mois de juillet avant le passage opérationnel pour la fin 2020.
