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Archivage : quels prestataires ?
Le marché des solutions de gestion d’archives avait été marqué par la fusion il y a quelques années de Recall et Iron Mountain.
Plus récemment, en 2019, est créé le groupe Xelians regroupant sous le même toit une solution de gestion des archives physiques, des archives électroniques, du records management et de la prestation de stockage d’archives (anciennement Archiveco, Locarchives et Maarch).
Parallèlement, certaines solutions sont transverses et couvrent tout le cycle de vie des documents, de leur création à leur destruction, voire leur conservation définitive : Everteam, Hyland, Multimédias Solutions, Numen, Numerize...
Certaines prestations peuvent être effectuées par des tiers archiveurs locaux, qui jouent la carte de la proximité, par rapport aux géants internationaux que sont Iron Mountain ou Hyland.
Lire aussi : Archivage électronique : comment mettre en place et gérer son système numérique
Archivage papier et électronique : quels critères de choix ?
La sphère de la gestion des archives est donc riche et diversifiée. Mais avant de se lancer dans le choix d’un prestataire, voici les (bonnes) questions à se poser et quelques points clés à retenir :
- Quel type d’archives souhaitez-vous gérer ?
Des archives physiques, papier, uniquement, des archives électroniques ? Les deux ?
Il est indispensable de bien identifier le type d’archives qui sera pris en charge par la future solution et donc son périmètre ;
- Les archives contiennent-elles des données de santé ?
Si la réponse est oui, alors seuls les prestataires ayant un agrément “hébergeur de données de santé” (HDS) peuvent répondre à cette exigence ;
- Votre organisme est public ?
Il vous faudra être vigilant sur les agréments des prestataires pour déléguer la gestion de vos archives. En effet, ils doivent être agréés par le Service Interministériel des Archives de France (Siaf). Soyez attentif, c’est le site qui est agréé et non le prestataire.
D’autre part, ce certificat doit être renouvelé tous les cinq ans, pensez donc à vérifier la date de validité du certificat.
Ndlr : La liste complète des prestataires agréés est disponible sur le site de France archives :
- pour les supports numériques :
Prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique
- pour les supports papier :
Prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier
Lire aussi : Archivage électronique : comment (bien) archiver des données sensibles ou confidentielles ?
Hébergement des données et normes
Les autres points d’attention :
- Localisation de l'hébergement :
Pour les organismes publics, les données hébergées en externe doivent l’être en France ou en Union européenne uniquement ;
- Numérisation fiable :
Souhaitez-vous faire de la numérisation fiable et pouvoir supprimer vos archives papier ? Là encore, une réglementation s’impose. Les prestataires doivent être conformes à la norme NF Z 42-026 et peuvent même être certifiés NF 544 ;
- Vocation probatoire :
Enfin, si vous souhaitez une solution de système d’archivage à vocation probatoire, celle-ci doit être conforme à la norme NF Z 42-013 et peut même être certifiée NF 461.
Lire aussi : Numérisation : un comparatif pour bien choisir son prestataire
Comparatif des solutions d'archivage papier et électronique
Le panorama proposé ci-dessous fait ressortir les différents points d'attention listés précédemment.
Pour mieux lire notre tableau comparatif, voici un récapitulatif des normes et standards de l'archivage évoqués pour comparer les offres et logiciels des différents prestataires dédiés à l'archivage papier :
- NF Z 40-350 : Aménagement de locaux d'archives
- Seda : Standard d'échange de données pour l'archivage
- NF Z 42-026 : Numérisation fiable
- NF 544 : Numérisation fiable
- NF Z 42-013 : SAE, système d’archivage électronique
- NF 461 : SAE, système d’archivage électronique
- Iso 15489 : Records management
Lire aussi : Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?
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>>> Pour consulter notre tableau comparatif des solutions d'archivage électronique et papier, téléchargez instantanément le double guide Maîtriser son archivage hybride ou électronique :
Maîtriser son archivage hybride ou électronique + les durées de conservation
Travailler dans le cloud n'a pas mis fin à l'usage du document papier. La question de l'archivage doit donc être abordée tant sous l'angle hybride (papier et électronique) que purement électronique.
Découvrez dans ce double guide comment adapter son archivage aux nouvelles organisations de travail (mobilité, télétravail, etc) ? Comment mesurer les risques pour savoir ce qu'il convient d'archiver (ou pas) ? Quelles sont les lois, les normes et les certifications qui encadrent le monde de l'archivage papier et numérique ? Comment bien opérer un archivage hybride (papier et électronique) avec un seul référentiel ? Puis quelles sont les lignes directrices pour mener correctement son archivage (pièces jointes restées dans les messageries, fichiers en doublons, documents périmés, etc) Comment concevoir un système d'archivage électronique (SAE) et le faire évoluer ? Et pourquoi pas : comment passer du monde papier à un autre, totalement dématérialisé ?
C'est à toutes ces questions (et beaucoup d'autres !) que répond ce nouveau guide pratique Archimag !
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Aline Habert
Consultante senior, Serda Conseil
