Reportage : déménagement des archives du Loiret, le chantier du siècle

 CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°371
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Cela n’arrive qu’une fois par siècle. Depuis octobre 2023, les Archives départementales du Loiret (région Centre-Val de Loire) déménagent leurs 650 000 boîtes d’archives, soit un total de 32 kilomètres linéaires de documents.

Après plus de dix décennies de bons et loyaux services, les sites de l’ancien couvent des Minimes, de la cité administrative Coligny et de l’annexe du Fort Alleaume tirent leur révérence pour regrouper leurs fonds au sein d’un nouveau bâtiment, situé avenue des Droits de l’Homme à Orléans, inauguré le 18 novembre 2023.

Nouveau bâtiment, nouveaux objectifs

Ce nouvel écrin du patrimoine loirétain a été édifié dans le but de moderniser et de rassembler les anciens sites d’archives en raison de leur état vieillissant et contraignant face aux besoins actuels. Plusieurs enjeux devenaient critiques, en particulier celui de la saturation des magasins de conservation.

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Au point que les Archives départementales, qui estiment accueillir en moyenne 700 mètres linéaires de documents papier par an, ont été obligées de suspendre il y a dix ans la réception de nouvelles archives. Le futur site, qui dispose d’une capacité de 60 kilomètres linéaires, pourrait répondre aux besoins de la collecte pour les trois prochaines décennies.

Ce déménagement, qui représente un projet titanesque entamé dès 2017, devrait aboutir à la fin du premier semestre 2024. Pour ce faire, les Archives départementales font appel à leurs 34 agents, répartis sur les trois anciens sites, ainsi qu’au prestataire Filigrane Archives, spécialiste des projets d’archivage. "Tout doit être encadré et surveillé", explique Frédérique Hamm, directrice des Archives départementales du Loiret. "Il n’est évidemment pas question de perdre, de mélanger ou de détériorer des documents".

Face à l’ampleur de la tâche, chaque étape du projet est réfléchie et préparée méthodiquement. Début 2017, un audit est lancé concernant l’état des collections conservées sur les différents sites afin d’évaluer leur capacité à supporter un déménagement.

Vulnérables à la poussière, aux chocs et aux manipulations, les collections doivent être manipulées avec soin. Celui-ci révèle que près de la moitié des documents ne disposent pas d’un état de conditionnement adéquat : liasses simplement enveloppées dans du papier kraft, boîtes en carton ondulé éventrées, registres sans protection, etc.

Ennemie jurée des archives, la poussière peut être abrasive pour le papier et servir de nourriture aux moisissures. Surtout, il peut être très difficile de s’en débarrasser. Un reconditionnement est donc vital pour préserver ces archives et anticiper leur déménagement.

Le "chantier des collections"

La même année, les Archives départementales lancent donc leur "chantier des collections". Comme son nom l’indique, il s’agit d’un véritable chantier consistant principalement à évaluer les besoins des collections et à reconditionner les documents à l’aide de matériaux dits "neutres" et adaptés. L’objectif étant de les acheminer vers le nouveau bâtiment dans les meilleures conditions de sécurité et de traçabilité possibles.

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"Cette opération s’est déroulée sous haute surveillance", précise Frédérique Hamm. "Il a fallu dépoussiérer, reconditionner, renuméroter, mais aussi récoler, c’est-à-dire contrôler la présence de toutes les références qui figuraient dans notre base de données, et vérifier leur présence sur les rayonnages".

Les équipes commencent par la phase de dépoussiérage. Les liasses sont prélevées dans leur magasin, mètre par mètre, puis emportées en salle de traitement. Leur sangle retirée, les liasses sont dépoussiérées, une par une, sur toutes les faces. Ce n’est qu’une fois cette opération réalisée que le reconditionnement peut débuter. Pour chaque liasse, l’archiviste choisit un nouveau conditionnement adapté qui ne doit être ni trop petit ni trop grand.

L’ancienne chemise en papier kraft est remplacée par une autre en papier neutre, puis la liasse est soigneusement refermée avec une sangle neuve et placée dans une nouvelle boîte en carton neutre, que les agents ont la possibilité de fabriquer eux-mêmes pour les archives aux formats particuliers, telles que les cartes ou les plaques de verre. La côte est ensuite reportée sur la nouvelle chemise. Enfin, la boîte est étiquetée avec les côtes qu’elle contient et est remise en magasin sur des tablettes, préalablement dépoussiérées également.

Une fois les archives reconditionnées, les équipes effectuent le récolement du magasin traité. Afin d’éviter tout risque de perte, chaque boîte doit être caractérisée par un numéro unique. Autre détail important : l’espace pris par les boîtes sur les étagères. Les boîtes en carton neutre étant plus épaisses que les liasses entourées de papier kraft, réaliser ces mesures facilitera ensuite l’implantation des collections dans le nouveau bâtiment.

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"Ces opérations, qui ont duré plusieurs mois, se sont achevées mi-octobre 2023", explique Frédérique Hamm. "Elles ont constitué toute la phase de préparation, à la fois matérielle et intellectuelle, qui précédait le déménagement".

Transport et réimplantation des archives

Depuis octobre 2023, des cycles ininterrompus de camions se succèdent chaque jour depuis les anciens sites pour transporter les archives vers le nouveau bâtiment. Avec des impératifs très clairs : aucune perte, aucun oubli, et aucun mélange d’archives.

Pour répondre à ces exigences et sécuriser le transport, le soin apporté à la manipulation des boîtes est obligatoire. "Même la moindre maladresse n’a pas sa place dans ce projet", poursuit Frédérique Hamm ; "aussi bien au départ qu’à l’arrivée des camions". Pour transporter les boîtes et faciliter le travail des déménageurs, des armoires roulantes sont mises à leur disposition. Elles sont ensuite directement placées dans un camion plombé, permettant d’éviter tout vol lors du trajet.

Autre étape indispensable du déménagement : les boîtes doivent être à nouveau dépoussiérées entre leur transfert et leur implantation dans les nouveaux magasins. Cette mission est réalisée par une équipe de déménageurs lorsque les armoires roulantes arrivent sur le nouveau site. Celles-ci sont ensuite remises dans un chariot puis envoyées dans le magasin associé aux documents qu’elles contiennent, avant d’être entreposées dans les rayonnages.

"Le suivi est le maître mot du déménagement", précise la directrice des Archives départementales du Loiret. "Nous devons vérifier que les documents sont pris dans le bon ordre pour être réimplantés dans notre nouveau bâtiment selon la configuration voulue".

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Les Archives départementales envisagent de reprendre la reprise de la collecte à la fin du déménagement. "Nous devons nous préparer à recevoir à nouveau les archives et à rattraper notre retard", affirme Frédérique Hamm. "Cette mission fondamentale est très attendue par nos services".

Celle-ci reprendra certainement dès la fin du premier semestre 2024, parallèlement à l’ouverture de la salle de lecture du nouveau bâtiment (à l’heure où nous écrivons ces lignes, la date de l’ouverture de la salle de lecture du nouveau bâtiment est prévue dans le courant du premier semestre 2024).