extension du domaine des documentalistes

Informatisation oblige, les documentalistes et autres professionnels de l’information prennent en charge un volume de documents exponentiel. Les utilisations comme les produits documentaires se multiplient.

Autour de 80 000 documents sont gérés à ce jour dans les bases de données du service documentation du conseil général de Saône-et-Loire. Cette explosion des volumes documentaires accompagne l’informatisation des services documentaires. Avec, comme effet secondaire, une diversification des tâches des documentalistes. Une tendance récente mais inéluctable.

Abandon de la revue de presse papier

Avant la mise en oeuvre d’un logiciel dédié, le service documentation du conseil général de Saône-et-Loire, réalisait ses revues de presse sur papier. « Une tâche qui mobilisait cinq personnes tous les matins », rappelle Franciane Bouvard, la responsable de ce service. Et ne répondait pas à tous les besoins. Quand un papier concernait deux services, l’équipe n’avait pas forcément le temps de le photocopier et de l’intégrer dans les revues de presse destinées à chacun des services concernés. Il n’était donc diffusé qu’auprès d’un seul. À l’époque, le seul logiciel utilisé par le service était une base de donnée Access. Cette dernière était utilisée pour mettre à jour les références de quelque 1 500 ouvrages techniques. « La base servait à identifier l’ouvrage et à trouver sa référence. La documentaliste allait ensuite le chercher », se souvient Franciane Bouvard. En 2004, un logiciel spécialisé est installé. « Une mini-révolution, souligne la responsable ; les gains de temps ont été quasi immédiats. Ce qui a permis de dégager du temps pour mettre en place de la veille et même de pousser l’information ». Très logiquement, la mise en place du logiciel a débouché quelques années plus tard sur l’abandon de la revue de presse papier au profit de son équivalent numérique. Effet secondaire, « nous allons arrêter avec le CFC, le Centre français d’exploitation du droit de copie, qui gérait les droits de reproduction pour le papier. Mais continuer avec Pressedd pour les droits de reproduction numérique », prévoit Franciane Bouvard.

30 thématiques suivies en permanence

Une mutation du fonctionnement du service d’autant plus nécessaire que le périmètre des informations suivies par le service de documentation s’étend au fur et à mesure des compétences transférées de l’État aux collectivités territoriales. Outre le RMI, et désormais le RSA, le département prend également en charge l’assistance aux personnes âgées ou encore les assistantes familiales qui servent de familles d’accueil pour les enfants en difficulté. S’est ajoutée depuis quelques années la gestion des collèges ainsi que celle des routes départementales. Conséquence, le suivi porte sur un nombre de sujets croissants : sur la réforme des tutelles, sur le financement de la dépendance pour les personnes âgées, sur la réglementation touchant à la sécurité des collèges… Les types de sources surveillées sont également plus nombreux. Il s’agit, par exemple, de remonter les questions posées par un sénateur, de surveiller la parution des décrets d’application, etc. Le service de documentation n’utilise pas de solution globale mais surveille des sites institutionnels, des fils RSS, utilise des alertes Google. Le seul abonnement existant concerne Idvo, site spécialisé « Veille de l’Officiel des collectivités territoriales ». Les données de ce dernier sont diffusées par courriel. À ces sources, s’ajoute le coeur d’une revue de presse, à savoir les médias. « Au total, 30 thématiques sont suivies en permanence. Au niveau de la presse, outre les quotidiens nationaux, les sept éditions locales de la presse quotidienne régionale, édition de la Bresse, du Morvan et de Chalons, entre autres, sont suivies. Sans oublier les hebdomadaires locaux comme La Gazette du Morvan », détaille Franciane Bouvard. Une collaboratrice suit la presse nationale, deux la presse régionale. Outre la revue de presse, le service produit un bulletin documentaire, correspondant à la liste des derniers ouvrages disponibles, des dossiers et des revues de presse thématiques, un suivi de la législation, etc. « Avant on attendait la demande, maintenant on anticipe », résume Franciane Bouvard.

diffusion sur Intranet

Avec le transfert des agents de l’État vers les collectivités, cette inflation documentaire s’est accompagnée de l’augmentation du nombre d’agents dépendant du conseil général. Celui-ci compte désormais 2300 agents. « Des travailleurs sociaux aux agents de l’ancienne direction départementale de l’équipement, tous les agents sont potentiellement des utilisateurs », explique Franciane Bouvard. Sans compter les élus. Le service est même ouvert au grand-public. « Même si la documentation représente un intérêt limité pour les particuliers », pondère Franciane Bouvard. Bien sûr, seule une fraction des agents est concernée. La revue de presse compte deux cents lecteurs par jour. Les recherches multicritères du logiciel documentaire, par thèmes, par lieux géographiques, par personnalités, etc. facilitent l’accès aux données. La diffusion a longtemps été fondée sur des courriels. « Depuis environ deux ans, notre logiciel documentaire Kentika est interfacé avec l’intranet du conseil général. Toutes les données sont disponibles sur cet intranet baptisé Vitam’in, devenu le véritable canal de diffusion », se félicite Franciane Bouvard. Même si quelques utilisateurs continuent à préférer le papier.

Aide documentaire pour la justice canadienne

Le même logiciel de Kentika est utilisé pour des besoins très différents. Au Canada, « la réglementation impose à chacune des parties d’un procès de communiquer à l’autre partie toutes les pièces du dossier. Cette communication reste confidentielle », rappelle André Lespérance, avocat travaillant dans le cadre de la procédure class action (recours collectif) engagée contre les fabricants de tabac. Initié il y a une dizaine d’années et en cours de procédure depuis cinq ans, le litige a nécessité de prendre en compte 450000 documents représentant 3 millions de pages. Tous ont été scannés, versés dans les bases de données, puis indexés. « Tous les documents sont traités par un logiciel de reconnaissance optique des caractères », détaille André Lespérance. Une étape indispensable pour autoriser la recherche en texte intégral. L’indexation de chaque document s’est ensuite déroulée en deux étapes. La première, la plus facile, ajoute les champs standards tels qu’auteur ou date. La seconde étape d’indexation passe par l’affectation de champs propres au litige « comme nicotine ou dangerosité », explique André Lespérance. Une étape qui, au vu du nombre de documents, coûte initialement très cher. Un prix qui peut exploser si le logiciel ne la facilite pas. Le logiciel permet de déplacer des termes d’indexation de façon dynamique. Par exemple, de remplacer « dangerosité » par « connaissance de la dangerosité » dans l’indexation ou encore de revenir aux termes du litige et d’identifier les documents classés par « manipulation de la nicotine » de ceux liés à « effet de la nicotine ». Le logiciel a été la condition pour gérer une telle profusion de papier tout en restant rapidement opérationnel.

Le service documentation du conseil général de Saône-et-Loire en bref
7 700 ouvrages gérés
800 titres et périodiques payants
400 CD, DVD et vidéos