Le Crédit agricole unifie l’accès à sa documentation

Après le regroupement de ses documentalistes et des études économiques dans un service unique, la banque a mis en place un portail documentaire pour faciliter les recherches.

Le Crédit agricole dispose depuis octobre 2009 d’un point d’entrée unique pour accéder à la quasi-totalité de sa documentation. Ce portail fédère l’accès à différents intranets documentaires déjà en place depuis quelques années et propose une fonction de recherche transverse pour tous ces sites. Un outil qui prolonge logiquement la centralisation du service de documentation. Comptant une centaine de collaborateurs dont une vingtaine de documentalistes et environ quatre-vingts ingénieurs et économistes, le service de documentation du Crédit agricole « est la seule structure en charge de la documentation pour l’ensemble du groupe », souligne Gilles Bonabeau, responsable de la documentation dans le pôle information et organisation de la direction des études économiques. « En dehors de ce service, seuls quelques documentalistes travaillent au sein des caisses régionales et sont, en particulier, chargés des achats d’information locaux », ajoute-il. Une centralisation qui s’est construite au fur et à mesure des dernières acquisitions de la banque verte. Notamment avec Calyon (Indosuez), « ma société d’origine », rappelle Gilles Bonabeau ou encore avec le Crédit lyonnais, d’où provient une grande partie des équipes d’ingénieurs sectoriels. Créée en 2006, la direction des études économique dépend du siège, le Crédit agricole S.A. Elle est le centre d’expertise pour l’économie, l’analyse sectorielle et l’information professionnelle, et ce pour toutes les entités du groupe Crédit agricole, caisses régionales et filiales incluses.

trois (intranets) en un

Depuis sa création, le service a déployé plusieurs intranets pour mettre à disposition des collaborateurs l’ensemble des informations. Le plus important d’entre eux, baptisé Intradoc (pour intranet documentaire), propose environ 35 000 documents pour l’instant. « Il s’agit de sources externes, presse, références, etc. », explique Gilles Bonabeau. Le deuxième intranet, dénommé Infosecteur comporte des études maison. Ces dernières sont produites par les ingénieurs sectoriels, par exemple pour connaître « la situation économique des entreprises du BTP dans le Sud-Ouest », illustre Gilles Bonabeau. Le troisième intranet, Kiosqueéco contient également des études mais vues sous l’angle macroéconomique. Rédigés par les économistes de la banque, par exemple sur l’inflation, ces études sont parfois proposées sous la forme de vidéos en ligne. « Le contenu de cet intranet est également accessible au grand-public sur le site de la banque dans la partie étude économique », ajoute Gilles Bonabeau. À partir d’un logiciel documentaire, développé en interne, les documentalistes prennent en charge l’indexation de tous ces documents en provenance externe avant la publication sur les intranets. Les documents sont ainsi classés par thème – agriculture, BTP, etc. –, par type de document – étude, synthèse, rapport, etc. –, par date et par langue. Seul accès aux différents intranets, le nouveau portail chapeaute l’ensemble. Il autorise les recherches dans chacun ou dans l’ensemble des intranets à la demande. « Ce qui permet d’obtenir dans la liste des résultats aussi bien des études sectorielles, des notes de synthèses macroéconomiques ou des articles de presse sur le même sujet », résume Gilles Bonabeau. Au total, le portail donne accès à un peu moins de 40 000 documents. Si les documents sont majoritairement au format PDF, le site comprend des documents aux autres formats bureautiques mais également vidéos et fichiers audio. « Par exemple, l’avis en vidéo d’un économiste vedette sur les taux pratiqués par la FED [banque centrale des États-Unis] », détaille Gilles Bonabeau.

choix de la simplicité

Initié en 2009, le projet a démarré avec une étude des solutions disponibles sur le marché. Deux éditeurs de logiciels, Exalead et Polyspot ont été retenus. La réalisation d’un pilote, une étape qui a couru sur deux mois, a suivi. « Les deux pilotes ont été réalisés dans les mêmes conditions notamment avec le même corpus », atteste Manuel Da Cruz, responsable informatique et système d’information dans le pôle information et organisation de la direction des études économiques. Les résultats étaient globalement satisfaisants dans les deux cas. Le choix s’est finalement porté sur le logiciel de Polyspot « pour la simplicité de son interface d’administration », explique Manuel Da Cruz, qui prend en charge l’administration de l’application. « La durée réelle du projet qui a recouvert le paramétrage et le développement des interfaces se situe autour de trois mois , en tenant compte des délais de validation », précise Manuel Da Cruz. Il est en production depuis fin octobre 2009. Lors de la publication des documents sur les intranets, les documentalistes affectent les droits. « Des droits qui dépendent à la fois du type de document et du type de population », précise Manuel Da Cruz. Le logiciel de Polyspot indexe ensuite ces documents et leur associe leurs droits. Lors de chaque connexion au portail, l’application va chercher dans l’annuaire des collaborateurs les droits de l’utilisateur et filtre les résultats aux seuls documents autorisés. La passerelle avec l’annuaire LDAP (lightweight directory access protocol) est la seule interface avec le reste du système d’information de la banque. « Nous n’avons pas utilisé un véritable thesaurus mais le logiciel de Polyspot pour paramétrer un dictionnaire des synonymes. Notamment pour les acronymes », ajoute Gilles Bonabeau. Le logiciel a également amélioré les possibilités d’alertes désormais plus précises, ce qui limite le bruit dans les résultats.

Pour la mise en production, l’indexation complète et initiale de tous les documents par le moteur de recherche n’a duré que quelques heures. Depuis, lancée chaque soir, l’indexation des modifications et des nouveautés représente une charge technique presque négligeable pour le serveur.

résultats encourageants

Autour de 10 000 collaborateurs utilisaient régulièrement les intranets. Après un mois d’exploitation, les chiffres fournis par Xiti, un logiciel de suivi de trafic, donnent 600 utilisateurs ayant déjà effectué des recherches. Cette surveillance de l’emploi du site a aussi pour but d’adapter l’architecture technique au nombre d’utilisateurs. Le monitoring du site a pour but de surveiller la montée en charge. Satisfaits de cette première étape, Gilles Bonabeau et Manuel Da Cruz prévoient de lancer une enquête en ligne auprès de leurs clients internautes afin d’affiner l’interface. Parmi les évolutions possibles du portail, les responsables
pensent peut-être ajouter l’extraction d’entités nommées [voir encadré en page précédente], « une option payante de Polyspot », souligne Gilles Bonabeau. « Ce qui facilitera entre autres la localisation d’experts et la mise en réseau de spécialistes d’un même domaine », ajoute Manuel Da Cruz. Le service prévoit également d’ajouter des fonctions de type flux RSS thématiques. « Pour qu’une filiale intéressée par le secteur de l’agriculture bio s’abonne à un flux RSS », conclut Manuel Da Cruz.

Technique:

moteur de recherche : rebondissements en cascade

Depuis deux ans, les moteurs de recherche actuels se sont largement enrichis tant au niveau de l’indexation que pour les possibilités de recherche. Le moteur Polyspot Enterprise Search indexe des référentiels et des formats hétérogènes à partir d’une bibliothèque de connecteurs. Outre les formats classiques (PDF, HTML, RSS, doc, etc.), ces connecteurs prennent en charge les bases de données et des logiciels de Ged, de CMS, de business intelligence, des catalogues, etc. Polyspot dispose, par exemple, de connecteurs clé-enmain pour JCMS, un logiciel de gestion de contenu édité par Jalios ou pour Livelink d’Open Text. Les fonctions classiques de recherche se sont généralisées dans la plupart des moteurs de recherche d’entreprise. On peut citer pêle-mêle le support de langues étrangères, toutes les possibilités de tri et de filtre dans les résultats, les options de recherche étendues prenant en compte les formes lemmatisées des mots, la possibilité d’ajouter un thésaurus métier, etc. Plus récentes, de nouvelles fonctionnalités de recherche se banalisent dans la gamme des moteurs de recherche pour les entreprises. Et ce, au niveau de la saisie comme de l’interface de navigation ou du paramétrage de l’outil. Au stade de la requête, l’auto complétion, en d’autres mots, la faculté pour le moteur de compléter automatiquement les mots ou expressions saisis par l’utilisateur, ou encore la suggestion de mots ou expressions sont opérantes. La navigation dans les résultats de recherche s’est également largement enrichie. L’extraction des entités nommées – lieux, personnalités, pays, etc. – permet d’affiner, d’élargir ou simplement de rebondir dans la liste des résultats. Complément encore plus récent, les logiciels présentent parfois les résultats dans un nuage de tags. Cette analyse permet d’extraire du lot de résultats les thématiques les plus abordées et de rebondir sur ces mots. On peut encore citer la génération automatique de résumés des documents, l’historisation des requêtes ou la possibilité pour l’utilisateur de créer ses alertes dynamiques. Dernière avancée, les moteurs disposent désormais de véritables interfaces pour suivre usages et utilisation des portails de recherche. Outre le nombre de requêtes et les listes des mots-clés les plus utilisés, ces interfaces identifient, par exemple, le nombre de requêtes proches ou n’ayant donné aucune réponse.