Universités et grandes écoles : voici la solution pour faire évoluer votre système d'informations rapidement et sereinement
Leur smartphone en poche ou leur ordinateur portable en bandoulière, les étudiants de la génération Z maîtrisent parfaitement les codes du numérique et s’attendent à ce que leur école ou leur université soit aussi à l’heure du digital.
Ces établissements ont donc tout intérêt à coller au plus près des besoins de leurs étudiants avec des cours numérisés disponibles en ligne et téléchargeables sur tout type de terminaux, des ressources numériques à foison libres d’accès et gratuites, des bibliothèques numériques, un large choix de MOOC, la possibilité de sauvegarder sur leur terminal l’ensemble des supports de cours, un coffre-fort numérique pour sécuriser certains documents (conventions, diplômes, documents administratifs, relevés de notes ou attestations), un outil de signature électronique pour éviter d’avoir à se déplacer pour valider certaines demander, ou encore des portails collaboratifs.
A l’heure où la crise sanitaire frappe de plein fouet le système de l’enseignement supérieur, il est impératif pour de pouvoir répondre à ces besoins afin d’assurer une continué de l’enseignement à distance. Ce sont grâce à ces solutions adaptées que ce maintien pourra s’effectuer et qu’il sera désormais possible de répondre aux enjeux actuels.
Répondre aux nouveaux besoins des étudiants
Universités et grandes écoles n’ont donc d’autre choix que de se digitaliser et de fournir de plus en plus de services à des étudiants, qui veulent avoir accès à l’information rapidement, qui ne veulent plus avoir à jongler avec des documents papiers ou devoir se déplacer sur site pour remettre un document ou signer une convention de stage, par exemple, notamment lorsque cela n’est plus possible suite aux mesures de confinement.
En se digitalisant, ils pourront améliorer leur efficacité et cela peu importe le contexte. C’est là où les plateformes de gestion documentaire, les solutions de gestion des processus, mais aussi les outils de signature et d’archivage électroniques entrent en jeu.
Des solutions interconnectables
Océane Consulting DM s’appuie sur différentes solutions partenaires pour proposer cette valeur ajoutée aux établissements d’enseignement supérieur et leur permettre d’offrir de nouveaux services à leurs étudiants. En l’occurrence, Nuxeo pour la gestion documentaire, Bonitasoft pour la gestion de processus, Cecurity.com et Digiposte pour le coffre-fort numérique, Oodrive et Docapost Fast pour la signature électronique et le Parapheur ou encore Kofax pour l’automatisation. L’intérêt de ces solutions, résident dans le fait qu’elles peuvent se connecter sans problème aux applications existantes et qu’elles sont aussi capables de dialoguer entre elles, grâce à des connecteurs.
L’INSA Strasbourg digitalise la gestion des conventions de stage
Ainsi certains établissements, comme l’INSA Strasbourg, vont ajouter à la plateforme de gestion documentaire Nuxeo, le worflow de validation dématérialisé des conventions de stage des étudiants de l'INSA afin d'en fluidifier le traitement et de garantir leur traçabilité. Une étude parallèle porte sur la signature électronique et l'archivage de ces mêmes conventions pour répondre aux exigences réglementaires de pérennité. C’en est donc fini de la manipulation de documents papiers, des échanges postaux et des allers/retours chronophages. Le processus se doit d’être totalement digital tout en accélérant et sécurisant tous les échanges documentaires.
Des solutions utiles aussi en interne
Les universités ont également besoin de ce type de solutions en interne pour certains processus transverses comme les échanges de convention générale inter-universités ou avec des entreprises. Grâce au connecteur entre Nuxeo et OnlyOffice développé par Océane Consulting DM, les universités peuvent désormais travailler de manière collaborative sur la création de ces conventions, tout en garantissant la disponibilité, la traçabilité et le suivi des documents, et même définir un circuit de validation sur mesure. Il est, en effet, important que ces outils digitaux ne soient pas seulement dédiés aux étudiants, mais puissent aussi trouver leur place en interne en vue d’une meilleure organisation pédagogique et d’un fonctionnement plus efficace.
Des connecteurs plutôt qu’une intégration
Ajouter à la plateforme de gestion documentaire de l’université un processus de signature électronique, une brique d’édition collaborative, un coffre-fort numérique ou une brique d’archivage électronique, est donc désormais possible grâce à des connecteurs spécifiques.
“Nous souhaitons faire comprendre aux universités et aux grandes écoles que ces opérations de digitalisation ne sont pas forcément synonymes des projets d’intégration longs et coûteux, mais qu’elles peuvent être menées rapidement à partir de cas d’usage déjà réfléchis et des solutions presque clés en main”, indique Sébastien Guillaume, consultant chez Oceane Consulting DM.
Plusieurs connecteurs sont ainsi déjà prêts à l’emploi. Chacun d’eux facilite et automatise les échanges et les interactions entre les solutions déployées, permet d’étendre leurs fonctionnalités standards et garantit les transferts d'informations entre elles. Les universités peuvent ainsi réduire la circulation de documents papier, sécuriser l’ensemble des flux documentaires, éliminer les erreurs et les doublons, fluidifier leurs opérations et faciliter la mobilité.
