Open source : un système d'archivage électronique de gestion locative libéré sans caution

Sommaire du dossier :

- L'open source, solution gagnante
- Open source : quels avantages pour les utilisateurs ?
- La Ged en mode open source
- Le logiciel libre à plein régime social
- Open source : un système d'archivage électronique de gestion locative libéré sans caution

Refroidie par une première expérience malheureuse liée à l'acquisition d'une solution d'archivage électronique propriétaire, La Gestion Intégrale a souhaité passer à l'open source. Pour ce faire, l'éditeur de solutions de gestion locative a fait appel au français Maarch.

Militer en faveur de la dématérialisation n'a rien de surprenant lorsqu'on imprime près de 15 millions de pages par an. C'est le cas de La Gestion Intégrale (LaGI), un éditeur de logiciels basé à Charenton-le-Pont (Val-de-Marne) spécialisé depuis les années 70 dans l'immobilier de gestion. Elle propose à ses 150 clients répartis sur toute la France - essentiellement des administrateurs de biens - le progiciel de gestion MaGi, équipé d'outils de gestion locative, de gestion de syndicat de copropriété et de comptabilité.

Chargée également de l'impression et de la mise sous plis de l'ensemble des documents nécessaires à la gestion locative (quittances de loyer, appels de fonds, etc.), elle s'est positionnée dès le début des années 2000 sur le créneau de la numérisation et de l'archivage électronique par le biais d'une brique additionnelle à son logiciel : une solution propriétaire Cold (computer output to laser disk), véritable solution d'archivage centralisée. Cinq ans plus tard, LaGI se retrouve finalement prise au piège par un logiciel propriétaire n'évoluant plus, lequel avait été stoppé par la société éditrice, elle-même vendue.

La pérennité de l'open source

LaGI décide alors de la remplacer par une solution d'archivage électronique pérenne, permettant la présentation rapide des données recherchées et leur conservation, capable de 

numériser un important volume de documents et donc d'absorber des flux conséquents. Surtout, il était indispensable que celle-ci puisse reprendre les données existantes, et ce en un minimum de temps, afin de mettre à disposition de ses clients et tiers l'ensemble des documents sur demande.

Impossible pour LaGI de faire face aux coûts prohibitifs des grands logiciels propriétaires présents sur ce créneau à l'époque, tels qu'IBM ou OpenText. Surtout, elle est rapidement séduite par l'application Maarch Entreprise, développée et éditée par l'un des spécialistes de l'optimisation des processus à dominante documentaire sous licence open source, Maarch : "En plus de respecter l'ensemble de nos critères de recherche, le fait que la solution soit française et open source était pour nous un vrai gage de pérennité, explique Charles Cazamajor, directeur général adjoint et directeur des systèmes d'information de LaGI ; cerise sur le gâteau, choisir du libre nous permettait également de mettre les mains dans les périphériques du logiciel, dans la mesure où nous avons des compétences en PHP."

2 millions de pages économisées

Le projet est signé fin 2010 et l'application mise en service le 1er janvier 2012. L'économie réalisée par LaGI est immédiate. Pour seulement 60 000 euros puis 12 000 euros de maintenance par an, l'éditeur de solutions de gestion locative dispose enfin d'un outil performant à offrir à ses clients. "Chaque tiers final ayant son compte dans le système, il peut désormais choisir de visualiser les documents reçus auparavant en papier ou bien ceux qu'il aura choisi de recevoir exclusivement en numérique", poursuit Charles Cazamajor. De plus, ce projet a permis à LaGI d'obtenir des aides de la région pour sa démarche de dématérialisation, encouragée pour la réduction drastique de son impact environnemental. En effet, bien qu'il soit difficile de calculer précisément le nombre de documents papier économisés, le volume de ses clients et de leurs lots évoluant constamment, l'éditeur a tout de même estimé à 2 millions de pages les économies d'impression réalisées.

Convaincu que le client est "le premier à faire les frais" d'un logiciel propriétaire très peu sécurisant, Charles Cazamajor se dit enchanté par son choix d'une solution libre. Pourtant, impossible pour lui de lancer LaGI sur ce créneau : "Nous proposons une solution bien trop ciblée, avec un potentiel de seulement 10 000 clients sur l'hexagone et qui ne sont pas des informaticiens, poursuit-il ; de plus, nous n'avons pas vocation à nous positionner à l'international, la réglementation immobilière étant bien trop spécifique à la France".

Bien que son objectif soit d'atteindre un jour le "zéro papier", Charles Cazamajor sait qu'une telle révolution sera lente, calée sur le rythme de ses clients : "Dans cinq à dix ans", estime-t-il prudemment.