Quand la démat devient obligatoire

L’année 2015 marquera un tournant numérique majeur pour les entreprises qui seront bientôt obligées de déclarer et payer leurs impôts en ligne. La dématérialisation prend progressivement un caractère obligatoire et concerne un nombre toujours plus important de documents.

Au mois de mai prochain, toutes les entreprises devront faire leur révolution numérique. Elles seront dans l’obligation de déclarer et payer leurs impôts en ligne. Et cela quelle que soit leur taille. Seuls les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises pourront continuer à utiliser le bon vieux papier. 

En réalité, ce passage au zéro papier n’est pas une surprise pour les entreprises. Depuis plusieurs années déjà, elles sont incitées à opter pour la dématérialisation de leurs échanges avec l’administration. Jusqu’ici, toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés réalisant un chiffre d’affaires hors taxes supérieur à 80 000 euros devaient déclarer et payer la TVA en ligne. Mais l’année 2015 marque un nouvel élan. Les entreprises seront au pied du mur et devront enclencher la vitesse supérieure.

Depuis le 1^er octobre 2014, elles doivent déjà déclarer la TVA par le biais de téléprocédures. Cette obligation a été élargie aux documents annexes comme les demandes de remboursement de crédit de TVA. Dès le mois de février 2015, les entreprises assujetties à la taxe sur les salaires devront également utiliser la voie numérique. Puis, trois mois plus tard, en mai 2015, ce sont les résultats qui devront être déclarés de façon dématérialisée.

Avant même le caractère obligatoire de la télédéclaration, plus de 2,5 millions d’entreprises avaient fait le choix de déclarer leur TVA en ligne. Elles étaient même près de 3,5 millions à le faire pour leurs résultats. Soit une très large majorité des sociétés françaises. Selon Bercy, il resterait 400 000 entreprises à convaincre d’opter pour la déclaration de TVA en ligne et 230 000 pour la télédéclaration des résultats.

L’Urssaf dématérialise à tout-va 

La TVA n’est pas la seule procédure visée par l’obligation de dématérialisation. Depuis le 1^er octobre 2014, les entreprises doivent effectuer leurs déclarations préalables à l’embauche (DPAE) sur internet, du moins si elles ont procédé à plus de 50 déclarations. Fini le papier, priorité au numérique ! Ces déclarations doivent être transmises à l’Urssaf soit en remplissant un formulaire en ligne, soit en déposant un fichier bureautique produit par l’entreprise. Avantages : un accusé de réception est immédiatement délivré après la validation de la déclaration, le formulaire est pré-renseigné dès après la première opération, les déclarations et accusés de réception sont archivés pendant 14 mois...

Cette obligation de déclaration dématérialisée est en passe de devenir la règle au sein de l’Urssaf. « À compter du 1^er octobre 2014, les entreprises, tous établissements confondus, qui ont acquitté plus de 35 000 euros de cotisations et contributions auprès de l’Urssaf au titre de l’année 2013 doivent obligatoirement effectuer la déclaration et le paiement des cotisations par voie dématérialisée », souligne-t-on chez les Unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales. Et cette obligation vaut pour toutes les entreprises du secteur privé. 

De même, d’autres documents sont concernés par l’obligation de déclaration dématérialisée : les bordereaux récapitulatifs de cotisations mensuelles et trimestrielles (BRC), les déclarations unifiées de cotisations sociales (DUCS), les tableaux récapitulatifs annuels (TR) et les volets sociaux du Titre emploi service entreprise (Tese). 

Seuil d’obligation de déclaration dématérialisée

L’administration a trouvé un bon moyen pour amener le plus grand nombre d’entreprises vers la dématérialisation : en optant pour l’abaissement du seuil du niveau de cotisation. « En matière de déclarations sociales, le seuil d’obligation de déclaration dématérialisée et de télépaiement des cotisations et contributions est régulièrement abaissé en fonction des niveaux de cotisation », indique-t-on à la Dila (Direction de l’information légale et administrative). Ces nouveaux seuils sont entrés en vigueur au mois d’octobre dernier et seront revus à la baisse dès le 1^er janvier 2015. Ainsi, une société réalisant 20 000 euros de cotisations et contributions payées en 2014 devra obligatoirement déclarer et payer par voie numérique. Ce seuil était auparavant de 35 000 euros.

Face à ce puissant mouvement vers le zéro papier, un document d’entreprise fait de la résistance et reste, à ce jour, en dehors du champ obligatoire de la dématérialisation : le bulletin de paie. Malgré la loi du 13 mai 2009 sur la simplification, la dématérialisation du bulletin de paie ne peut pas être imposée au salarié : ni par l’administration, ni par l’employeur. Elle suppose l’accord des salariés concernés. En cas d’accord, le bulletin de paie dématérialisé doit répondre à un certain nombre de conditions : les données doivent être archivées pendant au moins cinq ans et leur intégrité garantie. Mais les salariés ne se ruent pas sur la nouveauté. Selon certaines estimations, moins de 10 % des bulletins de paie auraient été dématérialisés.

14 millions de télédéclarations pour l’année 2013

Quant aux particuliers, ils ne sont pas soumis comme les entreprises à l’obligation de dématérialiser leurs échanges documentaires. Mais ils y sont vivement incités. Depuis plusieurs années déjà, les opérateurs téléphoniques, les fournisseurs d’électricité ou les banques envoient à leurs clients des factures électroniques. Le remplacement du papier par un simple courrier électronique ne semble pas avoir déboussolé les Français.

Mais c’est surtout à travers la figure tutélaire de l’impôt sur le revenu que les Français se sont mis à la dématérialisation administrative. Lancée au début des années 2000, la télédéclaration est plébiscitée par les contribuables (sic). Et elle ne cesse de gagner du terrain. La campagne de l’impôt sur le revenu 2013 a ainsi généré 14 millions d’euros de télédéclarations représentant environ 36 millions foyers fiscaux. Un chiffre qui est en hausse constante depuis une dizaine d’années. Un peu comme le montant de l’impôt à acquitter !

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+ repères

Ailleurs dans le monde

Depuis la directive européenne n° 2001/115/CE, les pays membres de l’UE autorisent les entreprises à dématérialiser leurs factures. Il leur a tout de même fallu transposer dans leur droit national les dispositions inscrites dans cette directive. Ce coup de pouce européen a contribué à populariser le mouvement « zéro papier » au sein du continent européen.

À une échelle encore plus large, les pays membres de l’OCDE (Organisation de coopération et de développement économiques) sont en passe de généraliser la dématérialisation fiscale. C’est notamment le cas en Allemagne, au Canada, en Belgique ou aux États-Unis qui permettent aux entreprises de déclarer et payer leurs impôts en ligne. Sur les 34 pays membres de l’OCDE, environ la moitié a déjà basculé dans la télédéclaration.