A quoi sert le département d'information médicale (Dim) d'un hôpital ?

Sommaire du dossier :

• E-santé : thérapie par la dématérialisation
• A quoi sert le département d'information médicale (Dim) d'un hôpital ?
• A l’hôpital Saint-Joseph de Marseille, la dématérialisation se porte bien
• Le CHU de Toulouse dématérialise les pratiques des soignants

Le docteur Élisabeth Lewandowski est chef du département d’information médicale du CHU d’Amiens. Elle nous présente les missions de ce service transversal, responsable de la conservation et de la confidentialité des dossiers patients. 

Quelle est la mission du département d’information médicale (Dim) ?

Basique et pragmatique, la première mission des Dim est de faire rentrer des sous dans les caisses. En effet, suite à la T2A (1), le rôle du Dim est de trouver à l’intérieur de chaque dossier patient ce qui a pu justifier sa prise en charge pour que l’hôpital soit ensuite rétribué de son montant. Ce rôle du Dim repose sur la connaissance et l’analyse du dossier médical et c’est pour cette raison que les personnels des Dim sont essentiellement des soignants. 

À cette tâche, s’ajoute celle de la gestion des données contenues dans les dossiers patients informatisés (DPI). Simplement empilées, ces données (plus ou moins bien écrites et plus ou moins bien scannées) ne serviraient à rien. Nous avons donc un gros travail de tri et d’archivage sur ces données afin de les rendre disponibles en cas de besoin (pour la recherche ou la détection d’épidémies, par exemple).

Votre service se charge donc de ce travail sur les données ?

Pas d’un point de vue pratique et technique, mais nous nous chargeons de la surveillance. Nous devons être vigilants, non seulement à ce que la confidentialité des données soit respectée, mais aussi à ce que les règles de conservation et de mise à disposition soient légales.

Avec quels services travaillez-vous ?

Avec 

la direction des systèmes d’information (DSI) et avec le responsable des archives. Après avoir été externalisées, nos archives papier ont été recentralisées récemment et nous sommes en train de les informatiser. Cette source se tarit peu à peu, car notre dossier patient est totalement informatisé depuis trois ans. Pourtant, il nous reste encore des documents papier ne pouvant être ni scannés ni jetés, et que nous archivons donc encore en papier. 

Les règles de conservation du DPI sont-elles aussi claires que celles du dossier patient papier ?

Absolument pas. Un flou persiste pour moi au sujet de ce que deviendront ces DPI quand ils auront vingt ans. Seront-ils détruits ou archivés ? L’éditeur de notre DPI, qui a été déployé en 2003, ne m’ayant à ce jour pas répondu sur cette question, nous n’avons aucune idée de ce que nous ferons dans huit ans de toutes ces données. Pourtant, la responsabilité du Dim est lourde, car si la destruction des dossiers médicaux passe par les archives départementales, c’est le médecin Dim qui est responsable de la signature !

La confidentialité des données du DPI est-elle garantie ?

L’accès à un DPI est entièrement tracé - on sait qui a ouvert tel dossier, tel jour à telle heure) - et seules les personnes habilitées y ont accès. Des chartes de confidentialité doivent être signées par le personnel et nous communiquons régulièrement sur la gravité légale et pénale d’un accès sans autorisation à ce type de données. Le Dim réalise d’ailleurs des sondages réguliers sur les accès potentiellement « déviants » à ces données (par exemple : une personne ayant utilisé un « bris de glace » lui permettant de forcer l’accès à un DPI sans raison évidente). Il s’agit la plupart du temps d’infirmières ou de secrétaires remplaçantes n’ayant pas été déclarées à temps. Découvrir un accès réellement déviant est exceptionnel et génère une réaction administrative systématique.

Et en ce qui concerne la mise à disposition des données ? Qui s’adresse à vous ?

En interne, seule l’équipe soignante a accès à ces données. À l’extérieur, rien ne filtre, normalement. Les seules données pouvant éventuellement sortir de chez nous sont pour les patients eux-mêmes ou leurs ayants droit. Mais là encore, on ne donne pas forcément accès à tout le dossier, et c’est la Commission d’accès aux documents administratifs (Cada) qui tranche en cas de litige.

(1) La réforme de l’assurance maladie de 2004 a modifié le mode de financement de l’hôpital. Auparavant, celui-ci était assuré par une dotation globale forfaitaire. Depuis 2004, la majorité des ressources hospitalières dépend du nombre et de la nature des actes et des séjours réalisés.