L'intérim archive en électronique

Sommaire :

• Archivage électronique : entrez dans le système !
• Comment mettre en place et gérer un système d'archivage électronique
• Quelle sécurité pour l'archivage électronique ?
• (ad) Vitam (aeternam), l'archivage électronique de l'Etat
• Un système d'archivage électronique à l'épreuve de l'interopérabilité​
• L'intérim archive en électronique

Le spécialiste de la gestion dématérialisée de l'intérim Pixid a confié l'archivage électronique de ses 36 millions de documents à CDC Arkhinéo. Un passage au numérique jugé indispensable alors que la production documentaire des acteurs du travail temporaire s'accroît année après année. 

En une seule année, le nombre d'intérimaires a bondi de 8,1 % en France ! Au mois de décembre 2015, Pôle Emploi recensait 651 930 personnes travaillant en intérim. Une hausse qui entraîne un surplus d'activité pour les entreprises de travail temporaire (ETT), mais aussi pour Pixid une société spécialisée dans la digitalisation de l'intérim. Sa plateforme (1) permet aux 441 ETT (Manpower, Adecco, Randstad, Proman...) de dématérialiser leurs relations avec les entreprises demandeuses. 

Ce service en ligne d’échanges dématérialisés de documents administratifs pour le travail temporaire assure une série de procédures : signature électronique, horodatage des contrats de mise à disposition et des bulletins de paie... L'archivage électronique est quant à lui assuré par le prestataire CDC Arkhinéo. Depuis 2005, plus de 36 millions de documents dématérialisés y ont été archivés dont 12 millions pour la seule année 2015 ! Le cap des 36 millions vient d'être dépassé au mois d'avril dernier. Une croissance record qui s'explique : "Nous assistons à une maturité des outils et à une appétence de plus en plus forte pour le numérique de la part des acteurs du secteur de l'intérim", constate Marc Mottet, directeur exécutif de Pixid.

 Accéder librement aux archives électroniques

La plateforme Pixid joue le rôle d'intermédiaire dématérialisé entre les entreprises de travail temporaire et les entreprises demandeuses. Chacune des deux parties peut accéder aux archives électroniques sans avoir à en demander l'autorisation ni à Pixid, ni à CDC Arkhinéo. Il leur suffit de se connecter sur la plateforme via un identifiant et un mot de passe. Les droits d'accès ou de modification sont établis par les utilisateurs. 

C'est peu de temps après sa création, en 2004, que Pixid a décidé d'opter pour l'archivage électronique de ses contrats de mise à disposition. Dès 2005, la société a passé contrat avec CDC Arkhinéo et lui est resté fidèle : "Nos volumes documentaires augmentent de mois en  mois et le prestataire en archivage ajuste ses serveurs à notre demande" souligne Marc Mottet. 

Elargissement d'activités

Et selon toute vraisemblance, le nombre de documents dématérialisés générés par les acteurs du travail temporaire devraient continuer à croître. A l'heure de l'auto-entreprenariat et de l'uberisation de l'économie, le marché de l'emploi connaît une profonde mutation notamment dans le domaine des contrats de travail. Un mouvement amplifié par la décision de Pixid d'élargir ses activités ; l'opérateur continuera de traiter les contrats d'intérim, mais il gère également les contrats à durée déterminée depuis quelques semaines. Un choix qui l'amène à prendre en compte des documents supplémentaires... qu'il faudra également archiver dans les meilleures conditions de sécurité et d'intégrité. 

Et l'archivage électronique devra également être en mesure de prendre en compte l'autre chantier de la société qui va se développer à l'international notamment sur le marché européen.

+ repères

Pixid 

Fondée en 2004, Pixid affiche un chiffre d'affaires de 10,8 millions d'euros (2015) et emploie une centaine de personnes en France et au Maroc. Depuis 2005, plus de 36 millions de documents (contrats de mise à disposition, fiches de paie, pièces diverses...) ont été dématérialisés sur Pixid et archivés via CDC Arkhinéo. Plus de 100 000 utilisateurs (entreprises de travail temporaire, entreprises donneuses d'ordres...) disposent d'un compte sur la plateforme.

En 2015, l'opérateur couvrait 20 % du marché de l'intérim français.

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Sécurité de l'information et archivage électronique + les durées de conservation

Aujourd’hui, pour sécuriser son information, il faut certes raisonner en cycle de vie de l’information, document vital et preuve, mais aussi en métadonnées ou journal transactionnel. Records management, gestion électronique de documents (Ged) et archives ont pris acte de l’entrée de l’information dans l’ère de la trace. Il s’agit d’appréhender de nouveaux développements (blockchain, cryptographie) et défis (lutte contre la fraude documentaire, anonymisation des données personnelles, archivage dans le cloud). L’archivage électronique, pour le privé comme pour le public, doit pouvoir évoluer sans risque au sein de tous les processus métiers.

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L’une des plus-values de ce guide réside dans ses nombreux tableaux de gestion qui recensent les durées de conservation de plus de 12 domaines (Guide n°58). A la fois sur des fonctions transversales (Ressources Humaines, Direction Générale…) mais aussi sur des métiers (Bancassurance, Santé…), c’est un outil indispensable pour tout gestionnaire de l’information. Ces informations existent également au format numérique – et sont mises à jour régulièrement – dans la Base de données des durées de conservation Archimag.

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