Dossier patient : en finir avec la paperasse et les systèmes fermés

Avec la loi n°2016-41 de janvier 2016 dite “de modernisation du système de santé” qui incite les établissements à se regrouper en GHT (groupements hospitaliers de territoire) et à mettre en œuvre une stratégie commune de prise en charge du patient, le sujet de la dématérialisation et de la remise à plat des méthodes de gestion du dossier patient, est de nouveau à l’ordre du jour. L’idée étant de savoir comment améliorer la qualité de service rendu au patient, mais aussi d’assurer la qualité et la continuité des soins entre les différents établissements du groupement, et pour le personnel hospitalier d’améliorer la disponibilité des informations et ne plus perdre de temps à naviguer entre documents papiers et outils informatiques. Le véritable problème est donc le suivant : comment digitaliser et optimiser le parcours patient, de son entrée dans l’établissement, jusqu’à sortie ?

Des informations à mieux partager

Pour gérer les informations médicales des patients, les hôpitaux s’appuient aujourd’hui sur plusieurs briques applicatives qui traitent, de manière souvent silotée, ces données hétérogènes (DPI et GAP pour les données médicales, traitement des données administratives ou de l'identité du patient, PACS pour l'imagerie). Bien que complet sur le plan fonctionnel, ce paysage applicatif complexe soulève deux questions : comment obtenir de manière simple et rapide une vision à 360° du dossier patient ? Et comment gérer l’hybridité de l’information ? En effet, bien que partiellement informatisé, le dossier patient continue d’être alimenté en  documents papiers, internes ou externes, qui viennent s’ajouter au DPI (résultats d’analyses, prescriptions du médecin traitant, radios, comptes rendus, feuilles de surveillance anesthésique, lettres manuscrites d’admission, etc.).

Un jonglage encore aléatoire

Le DPI n’est pas un système d’archivage ou de stockage de document, il gère majoritairement des données. Certains peuvent effectivement agréger des documents en PDF, mais à force d’en ajouter le système devient vite lent et ingérable. Pour le moment, les hôpitaux jonglent donc avec des données d’un côté et beaucoup de papier de l’autre. Ce qui revient à classer les documents papier dans des salles d’archives et à les rapatrier à chaque fois que le patient revient sur place. L’impact est, vous vous en doutez, énorme pour le personnel en termes de logistique et de temps passé.

Pour certains CHU comme celui de Nantes, ce sont près de 2000 dossiers patients papiers qui transitent chaque jour des archives jusqu’aux salles de soin.

Papier vs électronique : le mix impossible

La grande majorité des hôpitaux oscille donc toujours entre papier et électronique, et rares sont ceux qui proposent au patient un parcours intégralement digital. D’où l’existence de doublons d’un hôpital à un autre, avec un dossier patient plus ou moins complet, selon l’établissement. L’objectif est désormais de rendre le dossier patient “unique” pour tous les établissements faisant partie du GHT et d’assurer cette mutualisation grâce à un outil de gestion documentaire unifié. Il est primordial de garantir la disponibilité de ces informations au sein de l’hôpital concerné, mais aussi aux différents services des autres établissements. Oui, mais comment ?

Vers une nécessaire convergence

En faisant d’abord converger les SIH de chaque établissement du GHT. Cette convergence doit évidemment être graduelle et se faire par brique fonctionnelle. Dans un premier temps, il faut choisir le DPI qui sera commun à tous membres du GHT ou retenir des DPIs ouverts et interopérables. Dans un deuxième temps, il conviendra de  procéder à la numérisation des archives médicales et d’interfacer le SIH avec un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour assurer la conservation électronique des dossiers patients avec des garanties de confidentialité (secret médical oblige), d’intégrité (valeur probante), de pérennité (lisibilité sur le long terme), et de disponibilité de l’information (vue 360° du dossier patient) . Quant aux nouveaux documents, ils seront numérisés et/ou versés dans le SAE au fil de l’eau et mis à disposition en temps réel pour les médecins.

Dématérialiser et se passer du papier

Disposer d’un seul socle pour tout centraliser, tout gérer et se passer du papier ? C’est aujourd’hui envisageable avec notre solution d’acquisition et de conservation d’archives papier ou électronique, Easyfolder. Complémentaire, indépendante du DPI et de l’infrastructure matérielle en place mais interopérable avec tout SI ou service documentaire, elle permet aux établissements une gestion digitalisée de tous les documents, nativement papier ou électroniques. En effet, depuis le décret du 5 décembre 2016, puis l’ordonnance du 12 janvier 2017, il est possible de détruire les documents papiers comportant des données de santé à caractère personnel après numérisation (sous certaines conditions technologiques). Partage de l’information, sécurisation des données, économies majeures, les gains sont évidents. Pourquoi vous en priver ?

Événements à venir :

• Salon HIT du 16 au 18 mai à Paris Porte de Versailles Numen sera présent sur le stand Konica Minolta. Des présentations de nos solutions auront lieu sur le stand, prenez rendez-vous sur le salon : Nous contacter
• Webinaire 1er juin Dématérialisation du dossier agent dans les établissements de santé : S’inscrire

Amina Boualem
​Ingénieur d'affaires
Numen Solutions

Après 2 ans passés chez EMC2, Amina BOUALEM intègre le groupe Tessi au sein duquel elle accompagne, dans la digitalisation de leur processus, un grand nombre de mutuelles et de professionnels de l’assurance des personnes. Forte de cette expérience, Amina a ensuite rejoint le groupe Numen, pour prendre en charge l’offre Hôpital Digital  et ainsi accompagner les établissements de santé vers le zéro papier, aux moyens de solutions de dématérialisation et de conservation légale de documents sensibles.