Le workflow n’est autre qu’un enchaînement automatisé de tâches. L’idée étant de “chaîner” plusieurs opérations et d’automatiser leur exécution. Dans le cas de médias (photos, vidéos, etc.), le workflow peut aussi bien permettre de faire valider par différents intervenants l’utilisation d’un visuel dans une campagne de communication, un catalogue ou une brochure, que de déclencher (sans intervention humaine) son archivage après un certain laps de temps à des fins de conservation.
Workflow, la face immergée du DAM
Aujourd’hui, les solutions de Digital Asset Management autorisent la mise en place simplifiée de ce type workflow. Ce qui est un « plus » incontestable pour les utilisateurs et contribue à optimiser leur productivité, à réduire le temps de travail mais aussi le coût des différentes opérations.
Quand le DAM devient un planificateur de tâches
Pour définir un workflow, l’utilisateur doit donc fournir au logiciel plusieurs informations essentielles :
- les tâches à réaliser,
- l’ordre dans lequel elles doivent être réalisées,
- le timing dans lequel elles doivent être réalisées,
- les personnes par qui les informations doivent transiter,
- les droits attribués aux différentes personnes concernées (droits d’accès, de modification, de validation, de téléchargement, etc.).
Le DAM permet ainsi de programmer la réalisation des opérations sans que l’humain n’intervienne.
Importation, classement, indexation, publication, création/modification de galeries d’images, archivage ou encore suppression sont autant de tâches qui peuvent composer le workflow. Tout en sachant que le parcours prédéfini de chaque média reste modifiable à tout moment, en cours de route.
De l’huile dans les rouages des projets
L’usage des workflows trouve tout son sens lors de la réalisation de projets complexes avec plusieurs intervenants, plusieurs décideurs ou lorsque les équipes sont dispatchées sur plusieurs sites. La mise en place d’un circuit de validation s’impose alors comme la solution la plus simple et la plus efficace. Le statut d’une ressource (une photo, une vidéo, un visuel produit, etc.) passant dès lors d’un statut à l’autre (“brouillon”, “en révision”, “validé”) en fonction du circuit défini et chaque étape du projet devant être validée par un responsable ou un collaborateur avec le BAT final du client. L’ensemble du processus doit aussi pouvoir être suivi par l’ensemble des acteurs du projet.
Centraliser les opérations de validation dans le DAM
Dans l’industrie et la grande distribution, par exemple, où la gestion des flux de validation entre le marketing et les différents services (qualité, usine, R&D, chaîne graphique et filiales) est souvent un véritable casse-tête, le DAM est utilisé pour le contrôle et la validation des packaging. La diversité des emballages oblige, en effet, l’industriel à imprimer avec différents procédés (héliogravure, flexographie, offset, numérique, etc.), ce qui implique de nombreux partenaires différents. Chacun devant, bien entendu, valider sa partie sur les documents de création, d’exécution ou de photogravure. Et plutôt que de valider les packagings depuis les plateformes tierces de leurs partenaires ou pire, par échange et retour de mail, certains ont choisi de tout centraliser dans le DAM.
Traçabilité et fluidification des opérations
Certaines plateformes permettent, par exemple, de gérer les superpositions pour comparer différentes versions d’un même visuel, et proposent également des outils de reporting (les recherches les plus fréquentes, les fichiers les plus téléchargés, les plus importés, les plus publiés, etc.). Des fonctionnalités qui offrent aux industriels une parfaite traçabilité de leurs projets et des échanges liés, afin de fluidifier les opérations, de mieux respecter les délais et d’éviter aux différents services d’être pollués par des informations qui ne les concernent pas.
In fine, grâce au DAM, les industriels automatisent leurs processus et ne perdent plus de temps à travailler sur plusieurs plateformes.
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