Océane Consulting : la nouvelle approche de la gestion documentaire !

“Nous sommes confrontés à trois typologies de clients, explique Sébastien Guillaume, directeur technique Data Management au groupe Océane Consulting. Il y a d’abord ceux qui sont déjà équipés d’une solution de gestion électronique de documents (GED), mais qui ne parviennent pas à gérer correctement leurs documents et qui envisagent de changer de solution. Il y a ensuite ceux qui sont totalement dépourvus de solution de gestion documentaire. Et puis, il y a ceux qui sont déjà équipés de la plateforme Nuxeo et qui souhaitent augmenter leur couverture fonctionnelle.”

Une plateforme puissante et polymorphe

Mais quelle que soit la typologie de clients, dans la majorité des cas, Nuxeo correspond à leurs attentes. “A ceux qui ont déjà une GED, nous proposons un plan de migration de l’existant vers Nuxeo, indique Sébastien Guillaume. Ce plan de migration, nous le réfléchissons et le définissons avec le client. L’idée étant que Nuxeo soit intégré non pas comme une énième solution supplémentaire, mais comme une plateforme centrale dans le SI. D’autant que Nuxeo n’est pas qu’une simple GED, il s’agit d’une véritable plateforme de services documentaires ”. La plateforme permet, en effet, la gestion des contenus multiples (bureautique, photos, vidéos, documentation technique, etc.), l’enrichissement intelligent de données, les recherches avancées, la conversion de formats, la création et la gestion de processus documentaires, ou encore du case management. Voilà pourquoi la mise en place de Nuxeo s’inscrit dans un véritable projet d’entreprise !  

Une nouvelle gouvernance de l’information

Nuxeo apporte une nouvelle organisation dans le traitement des documents entrants et sortants. Il devient alors possible d’automatiser certaines tâches, ce qui permet de proposer de nouvelles approches en matière de gestion documentaire. “Au final, ce n’est pas un simple projet de migration, ce n’est pas juste un produit, mais un vrai changement de gouvernance de l’information dans l’entreprise” souligne le directeur technique Data Management. L’information est dès lors mieux sécurisée et surtout n’est pas dupliquée ou doublonnée. C’est tout l’intérêt d’une vraie plateforme documentaire. Il ne s’agit donc pas simplement d’un remplacement de produit. 

Des contenus centralisés 

Ainsi, les collaborateurs peuvent s’intégrer dans des espaces collaboratifs sécurisés et travailler en groupe sur un même document. “Ces acteurs participent pleinement à la gestion du cycle de vie des documents”, précise Sébastien Guillaume. La plateforme Nuxeo peut, par ailleurs, intégrer de multiples espaces de travail tels que Google Drive, OneDrive ou Dropbox et d’autres connecteurs tels que Microsoft Office 365 ou encore Adobe CC. L’information est alors centralisée dans Nuxeo et les contenus peuvent être utilisés directement depuis d’autres plateformes de stockage de type G-Drive, Dropbox, etc. De ce fait, la solution Nuxeo vient se mettre au centre du jeu - et grâce à différents connecteurs - assure le dialogue sécurisé avec différentes applications cloud. 

Une gestion globale, des factures jusqu’aux vidéos

Et ceci, quel que soit le type de documents. “Nous avons des clients qui ont besoin de traiter différents éléments : des documents contractuels dans le domaine bancaire par exemple, d’autres professionnels auront besoin d’aide pour gérer les factures fournisseurs, ou encore la documentation technique (des plans Autocad), des images et des vidéos. Il existe justement des connecteurs qui permettent de relier les différents applicatifs et de structurer l’information. Les entreprises équipées de la solution Nuxeo ont généralement démarré sur un périmètre restreint : les documents de travail ou les factures. Par la suite, elles souhaitent étendre le périmètre documentaire couvert par Nuxeo et ainsi gérer toute l’information de l’entreprise. 

Une interopérabilité totale

Nuxeo propose par ailleurs différents modules optionnels permettant d’étoffer les fonctionnalités de la plateforme à l’image de connecteurs développés par Océane Consulting ou par Nuxeo (Signature électronique Oodrive CertSign, archivage électronique via Cecurity.com, Arender, intégration à la suite Adobe CC…). Les extensions disponibles sont multiples et permettent à la fois de proposer du Digital Asset Management (DAM), comme de l’interfaçage avec des bases de données NoSQL, des espaces de stockage cloud (Amazon S3, Azure, etc.) ou de l’analytics, etc. “En fonction des besoins, nous enrichissons les fonctionnalités disponibles et bien entendu, en plus des modules existants, nous pouvons développer des connecteurs supplémentaires pour se connecter à des applications existantes dans l’entreprise (ERP, CRM, stockage)”, précise Sébastien Guillaume. Il est également possible de réaliser des développements spécifiques pour rendre la plateforme parfaitement interopérable avec l’existant du SI. 

In fine, Nuxeo est une plateforme de gestion documentaire exploitable pour tout type d’entreprise, à faible ou fort nombre d’utilisateurs, pour des milliers ou milliards de documents. L’architecture évolutive de la solution permet de répondre à tous les défis de déploiement, qu’ils soient à portée locale, nationale ou mondiale. La polyvalence, l’interopérabilité et la scalabilité de Nuxeo sont les principaux vecteurs de réussite des projets de gestion documentaire des entreprises.

Frédérick Oberty
Directeur Général
Océane Consulting Data Management
Tél : 06 08 09 74 66
Mail : foberty@oceaneconsulting.com

Le groupe Océane Consulting

Créé en 2008, le groupe Océane Consulting est une entreprise de service numérique et éditeur de logiciels (Tanaguru, SmartPublish). Spécialisée sur les solutions IT, l’entreprise s’appuie sur un large réseau d’entrepreneurs qui lui permet de développer un savoir-faire unique autour de 6 familles métiers : Développement Applicatif – Digital et Accessibilité Numérique – Data Management – Conseil et Expertise Métier (AMOA) – Tests logiciels et Qualité du SI – Management des Infrastructures et de la Production.

Le Groupe fédère aujourd’hui près de 400 consultants pour un chiffre d’affaires de 40 M€. En forte croissance en 2018 (de près de 50 % de son activité dont plus de la moitié en croissance organique), Océane Consulting a investi dans de nouvelles expertises pour répondre aux besoins technologiques de ses clients ; notamment avec l’acquisition de Dalisys (Océane Consulting Testing Services) et de Stepnet (Océane Consulting Digital Services). 130 nouveaux talents ont par ailleurs été recrutés afin d’accompagner le développement de ses familles métiers et de challenger ses équipes sur les nouveaux métiers de l’informatique et du digital.

“ Les compétences de chacun en lien avec les expertises complémentaires de ses familles métiers font la réussite de cette entreprise de service numérique, depuis 10 ans, dans sa conquête de nouveaux marchés. Parce-que l’humain est au centre de notre modèle d’organisation et de notre histoire entrepreneuriale ; cela nous a permis de donner toujours plus de sens aux projets et de la valeur à nos clients. Plus que jamais, l’innovation et l’esprit d’équipe sont au cœur de notre croissance. ”, explique Jean-François Fellmann, associé fondateur du groupe Océane Consulting.