Conservation des documents d’entreprise : une nécessité, mais attention au respect des durées

Si la mise en place d’une politique d'archivage permet une meilleure gestion de la conservation des documents et améliore la productivité des entreprises, elle reste rare ou floue au sein de bon nombre d’entre elles. Combien de temps est-il, en effet, perdu chaque année par les entreprises à chercher leurs documents ? Combien d’euros partent-ils en fumée tout simplement parce que l’entreprise est incapable de produire une pièce importante comme preuve lors d’un contentieux ou d’un contrôle administratif ? Quelle est exactement la portion de documents égarés chaque année par les entreprises, faute d’une politique d’archivage clairement établie et d’une vraie gouvernance de l’information ? Hormis les banques et les assurances, les entreprises pratiquant une véritable politique d'archivage ne courent pas les rues. Pourtant, pour des raisons légales, tout document concernant les relations avec l'extérieur (factures, bulletins de paie, écritures comptables, etc.) doit être impérativement archivé. 

Á chaque document, sa durée légale de conservation ou son délai de prescription

Chaque type de documents fait l’objet d’une durée légale de conservation et/ou d’un délai de prescription (pendant lequel un recours contentieux est possible d’où l’importance de conserver les documents importants à des fins de preuve). Ainsi, les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans. Les déclarations en douane, elles, doivent être conservés pendant 3 ans. Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans. Quant aux factures clients ou fournisseurs elles doivent être conservées 6 ans minimum au titre du Droit fiscal et 10 au titre du Droit commercial, les contrats conclus par voie électronique et les correspondances commerciales (bons de commande, bons de livraison, etc.) doivent, eux, être conservés 10 ans. Même tarif pour les livres et les registres comptables, ainsi que leurs pièces justificatives.

Les documents fiscaux aussi concernés

L'article L102B du livre des procédures fiscales stipule, par ailleurs, que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Conservation : un besoin impérieux

Les statuts de société, eux, doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Les documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe, etc.) doivent être conservés 10 ans. Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans. Ces durées légales sont d’autant plus importantes que dans certains cas, ne pas conserver les documents de l’entreprise peut entraîner des sanctions. C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise, en effet, qu'une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

L’archivage : une stratégie au long cours

Á l'ère numérique, les entreprises ne peuvent donc pas faire l’impasse sur la question de l'archivage - surtout à l’heure que nous vivons (cyberattaque, crise sanitaire, etc.) -, mais les solutions retenues relèvent plus souvent du bricolage que d'une véritable stratégie à long terme. Notamment parce que l'archivage de documents (dont les formats sont forcément hétérogènes) s’avère relativement complexe à mettre en oeuvre. L'archivage doit donc être pensé dès le début, dans le cas contraire, il se transforme en vrai casse-tête. 

Si l’investissement dans une solution d’archivage est souvent conséquent, compte tenu du coût humain nécessaire à la gestion des documents mal archivés, le ROI est toutefois intéressant. 

L'avantage de la traçabilité

Le plus compliqué dans un projet d’archivage réside dans la prise en compte de l'existant. Lorsque les entreprises prennent conscience de leur besoin en archivage, elles se trouvent, en effet, démunies face à la quantité d'informations à traiter. Il s'agit tout d'abord de capturer les documents, quelles que soient leurs formats (papier, numérique, scan), ce qui est souvent fastidieux. Certains se résolvent donc à n'archiver sous forme numérique que les nouveaux documents, les plus anciens restant conservés au format papier (ce qui n’est pas adapté aux nouvelles habitudes de travail telles que le télétravail, la mobilité, etc., ou d’une crise sanitaire comme celle que nous vivons). L'objectif étant donc de trouver une solution unique et centralisée permettant d’assurer un suivi et d’offrir un historique des données contenues dans les documents depuis leur création.

Archivage : une méconnaissance totale du contexte réglementaire

Les professionnels de l’archivage font aujourd’hui face à deux types de discours émanant des entreprises : 

• le premier revient à dire que l’archivage ne concerne que les documents papiers. Quant il s’agit de document nativement numériques, la question ne se pose pas. Pour ces entreprises, tant qu’il s’agit d’un format numérique, cela veut dire que le document est forcément conservé quelque-part, même si elles ne savent pas exactement où (et là une question légale se pose), ni dans quelles conditions de pérennité ni d’intégrité. Cette rhétorique est relativement fréquente. 
   
• le second est l’extrême inverse. Certaines entreprises ont compris que les contraintes de conservation étaient importantes. Mais sans réel discernement, elles conservent tout, tout le temps, sans règles et sans savoir ce qu’elles peuvent (et doivent) détruire (ce qui les place, de facto, en situation de non respect du RGPD en termes de durée maximale de conservation).

Ce deux discours sont le fruit d’une méconnaissance totale du contexte réglementaire et des contraintes d’archivage. Ils émanent le plus souvent d’une population jeune persuadée, à l’heure du tout numérique, que les documents pourront aisément être retrouvés, mais sans savoir réellement où, ni dans quelles conditions. Bon nombre d’entreprises vont ainsi au plus vite et au plus économique. 

Des amendes pour modalités de conservation inappropriées

C’est d’autant plus embêtant que la CNIL aujourd’hui est très active et les contrôles de plus en plus fréquents (voire très fréquents depuis 2019). Et les amendes tombent régulièrement. Et ce, partout en Europe. Ainsi l’entreprise Futura Internationale a écopé d’une sanction de 500 000 euros pour démarchage téléphonique illégal. Même chose pour la société Active Assurances qui a reçu une sanction de 180 000 euros pour atteinte à la sécurité des données des clients. Et la liste est longue avec, par exemple, une sanction de 400 000 euros prononcée à l’encontre de la société Sergic pour avoir insuffisamment protégé les données des utilisateurs de son site web et mis en œuvre des modalités de conservation des données inappropriées. Toutes les organisations sont aujourd’hui concernées par ce sujet. 

Une conservation encadrée

Oui, il est essentiel de conserver ses documents. Cette obligation est prescrite par le Code du travail, le Code général des impôts ou bien le Code de commerce. Et depuis la loi du 13 mars 2000 qui précise que l’écrit et la signature requis ne sont plus uniquement manuscrits, mais aussi être électroniques, cette conservation est balisée. Il y a des normes, des certifications et l'écrit sous forme électronique est aujourd’hui admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier. Il a la même force probante. 

Une conservation à vocations multiples

Certains documents (notamment les documents de gestion) doivent ainsi être conservés, car ils font l’objet d’une obligation de conservation. D’autres (la plupart) doivent aussi être conservés pour que l’entreprise puisse se prémunir d’un contrôle administratif ou d’un contentieux judiciaire. Il ne s’agit pas là d’une obligation, mais d’une nécessité. L’entreprise doit pouvoir disposer de ces documents pour justifier ses actions, ses décisions, le respect d’un cadre légal/réglementaire et prouver sa bonne foi. Enfin d’autres documents doivent être conservés, car il en va de la pérennité de l’entreprise. Il s’agit là des documents relatifs aux savoirs-faire, aux procédures internes et aux innovations notamment. Des documents pour lesquels la valeur probante ne doit pas être négligée (afin de pouvoir démontrer une antériorité sur une création par exemple).

Intégrité et traçabilité

S’agissant des documents électroniques, le législateur impose de maintenir leur intégrité et, en cas de contentieux, d’être en mesure de le démontrer, mais aussi de détailler le processus appliqué (et fournir le dossier de preuve/traçabilité associé). Rappelons toutefois que la CNIL (pour la France) impose de ne pas conserver les documents (et les données personnelles qu’ils contiennent) au-delà de la durée nécessaire à leur finalité, faute de quoi des sanctions peuvent être prononcées. 

En finir avec les approximations

Il est donc temps de mettre fin à toutes ces erreurs de lecture. Si l’entreprise doit, effectivement, pouvoir conserver de manière intègre et pérenne ses documents, cette conservation ne doit pas se faire avec des oeillères et rester dans une limite contrôlée. L’entreprise doit dans un premier temps se poser les questions suivantes : Quels documents conserver ? Comment les conserver ? Pendant combien de temps ? Qui peut y accéder ? Et que peut-on détruire ?

Archiver les documents d’entreprise : quels enjeux ?

In fine, au-delà de la conformité, la conservation des documents d’entreprise présente de nombreux avantages. Cette conservation permet à l’entreprise non seulement de faire face à ses obligations de conservation pour les durées légales, mais aussi d’assurer l’intégrité des documents archivés, leur disponibilité, leur accessibilité, leur traçabilité ou leur confidentialité. Bien sûr, la conservation de l’authenticité des documents d’entreprise implique des contraintes techniques, légales et réglementaires et nécessite une externalisation auprès d’un tiers de confiance ou l’utilisation d’une solution logicielle spécifique. 

Philippe Delahaye
Directeur Commercial & Marketing
CDC Arkhineo

Après avoir débuté sa carrière dans le secteur bancaire notamment comme responsable d’agence, puis dans le conseil en gestion financière et en organisation en France et en Espagne, il a exercé des fonctions de direction générale, commerciale et marketing dans différentes sociétés du secteur des NTIC, telles que Karibé, XRT et Concept. Titulaire d’un Executive MBA de l’ESSEC, Philippe Delahaye est, depuis 2006, Directeur Commercial & Marketing de CDC Arkhineo.