Durée de conservation : définition, actualité et enjeux

La durée de conservation des documents et des datas, c'est quoi ?

Définition - La durée de conservation des documents désigne la période pendant laquelle les entreprises et les particuliers doivent conserver certains papiers et fichiers. Cette durée varie en fonction de la nature des documents et des obligations légales.

Par exemple, les factures doivent être gardées pendant 10 ans, tandis que les bulletins de paie nécessitent une conservation de 5 ans. La conservation des documents est essentielle pour se conformer aux exigences légales et pour protéger les intérêts des entreprises et des individus en cas de litige ou de contrôle.

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Pourquoi faut-il s'intéresser à la durée de conservation des documents et des données de son organisation ?

• Conformité légale : respecter les délais de conservation permet aux entreprises de se conformer aux lois et règlements en vigueur. Par exemple, les documents fiscaux doivent être conservés pendant 6 ans pour permettre les contrôles de l'administration
• Protection juridique : en cas de litige, les documents conservés peuvent servir de preuves. Par exemple, les contrats de travail doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite pour prouver les droits des salariés
• Gestion administrative : une bonne gestion des archives permet de retrouver facilement les informations nécessaires, améliorant ainsi l'efficacité administrative

Outils et acteurs clés

Plusieurs outils et acteurs facilitent la gestion de la durée de conservation des documents :

- Logiciels de gestion documentaire : des solutions comme SharePoint ou M-Files permettent de gérer électroniquement les documents et de définir des règles de conservation automatisées
- Services d'archivage : des entreprises comme Iron Mountain ou Xelians et Spark Archives offrent des services d'archivage physique et numérique, assurant la sécurité et la conformité des documents
- Réglementations : le RGPD et la loi Informatique et Libertés imposent des règles strictes sur la conservation des données personnelles, limitant leur durée de conservation en fonction de leur finalité

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Ressources et formations

Pour approfondir vos connaissances sur la durée de conservation des documents, plusieurs ressources sont disponibles :

Formations : Le Serda Formation propose des formations spécialisées en gestion documentaire et archivage.
Serda Archimag propose un référentiel pour gérer vos documents et vos données (RGPD inclus).

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