Connaître les durées légales de conservation des documents papiers et numériques est indispensable pour une entreprise ou pour une organisation publique car leurs enjeux sont nombreux (sécurité de l'information, fiscalité, comptabilité, RGPD, etc). Afin de faciliter toujours plus le quotidien des utilisateurs, Archimag vient d'enrichir de nouveautés et de mises à jour ses deux bases de données des durées de conservation des documents (1800 durées légales au total), l'une axée sur le secteur privé (1300 DUA) et l'autre sur le secteur public (plus de 500 DUA).
Que contiennent les bases de données des durées de conservation d'Archimag ?
Présentées sous la forme de tableaux de gestion et enrichies de conseils d'experts, les deux bases de données d'Archimag (secteur public et secteur privé) sont les outils indispensables des gestionnaires de l'information.
Elles permettent de retrouver en un coup d'oeil toutes les durées légales de conservation (DUA) ainsi que le sort final associé des documents papiers et numériques, et de consulter leur texte de référence via un lien direct vers Legifrance.
Nouveauté 2020
Tous les documents concernés par le règlement RGPD (Règlement général sur la protection des données) sont désormais tagués dans chaque base de données (privée ET publique).
Il constituent également une clé de recherche pour faciliter le travail des archivistes, des gestionnaires de l'information et des Data protection officers (DPO). Et il est même possible de visualiser en un coup d'oeil l'ensemble des documents concernés (environ 175).
Aider les professionnels au quotidien
L'architecture des deux bases de données des durées de conservation d'Archimag (proche de celle des administrations) accompagne les archivistes et les documentalistes dans leur quotidien (information complète et actualisée, gain de temps dans la recherche, rédaction rapide des bordereaux d'élimination, etc.)
- la base de données des durées de conservation du Secteur privé est organisée en 12 domaines (comptabilité et finances, ressources humaines, direction générale et services généraux, etc.) qui comprennent chacun 3 sous-niveaux.
- la base de données des durées de conservation du Secteur public est organisée en 4 domaines (fonctions régaliennes, politiques, support comme santé, marchés publics et annexes) qui comprennent chacun 4 niveaux inférieurs puis 3 sous-niveaux.
Création ou mise à jour de 12 durées de conservation
Mises à jour régulièrement afin de s'adapter à l'évolution de la réglementation, les deux bases de données d'Archimag facilitent grandement les missions des professionnels en leur faisant gagner un temps considérable dans leurs recherches tout en leur offrant une meilleure compréhension des textes de loi.
Pour répondre toujours plus à leurs besoins, 12 durées de conservation viennent d'être mises à jour ou créées pour de nouveaux types de documents (ex : Fichier contact Covid-19, prélèvement à la source, bulletins de paie au format papier et électronique, etc.)
Rappelons que les tableaux de gestion qui composent les deux bases de données des durées de conservation d'Archimag proposent également aux utilisateurs les conseils des experts du groupe Serda ainsi que du Cabinet Alain Bensoussan Avocats Lexing, spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées.
