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En cas de litiges portés devant la justice, d’un contrôle fiscal ou de l’Urssaf, pour attester d’un paiement ou tout simplement pour conserver l’histoire d’une entreprise, la conservation des documents est indispensable au sein des organisations publiques comme privées.
Si le papier circule et s’archive toujours, la part de documents numériques et de données récoltées augmente de plus en plus. Contrairement aux archives et autres documents physiques, l’espace de stockage des éléments numériques semble infini, rendant parfois leur gestion de cycle de vie assez abstraite.
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Si personne n’y prêtait attention, certaines données pourraient dormir au fin fond d’un serveur pendant des années sans poser de problème d’encombrement de bureaux. Deux ou trois clics suffisent pour augmenter l’espace de stockage.
Pourtant, ces data et documents numériques obéissent eux aussi à des règles de durées de conservation et les organisations sont conscientes de cette problématique : selon le dernier Rapport Gouvernance de l’information numérique, des documents et des données mené par Serda Conseil, la gestion du cycle de vie des documents constitue le deuxième plus grand problème en matière de gouvernance de l’information.
"Pendant très longtemps, le sujet de la gestion des durées de conservation était considéré comme le domaine réservé de l’archiviste, c’est-à-dire de ceux qui manipulaient le plus les archives papier", explique Caroline Buscal, directrice de Serda Conseil. "Aujourd’hui, c’est une vision assez étroite de la problématique, puisque la question du cycle de vie touche tous types d’informations, quel que soit le support. D’autres fonctions sont légitimes pour s’en préoccuper."
Le RGPD comme point de bascule
En matière de réglementation, le Code du patrimoine fait figure de référence dans le domaine, même si, dans l’imaginaire collectif, il reste toujours un outil de l’archiviste. La norme Iso 15489 sur le records management mentionne directement le cycle de vie et le sort des documents numériques. De son côté, l’arrivée du Règlement général sur la protection des données (RGPD) a permis de mettre un coup de pied dans la fourmilière et d’éveiller les consciences.
"Bien qu’il soit arrivé comme un “père Fouettard” (car plutôt vécu comme une contrainte), le RGPD a été très aidant," reprend Caroline Buscal. "Il a permis d’acter que la conservation ne concerne pas que les boîtes d’archives, mais aussi la donnée."
Cette réglementation sur la protection des données est donc devenue l’affaire de tous. "Lorsque nous travaillons sur le cycle de vie de la donnée, d’un objet ou d’un document numérique, nous avons autour de la table le responsable de la collecte, c’est-à-dire les métiers (DRH, marketing, finance…), le responsable informatique et le responsable des données", confirme Caroline Buscal. "Le délégué à la protection des données (DPD) est un interlocuteur qui s’est quasiment substitué à l’archiviste. C’est un peu une déformation, car dans les organisations publiques, il faudrait que le DPD et l’archiviste travaillent ensemble. C’est moins le cas dans les entreprises privées, qui n’ont pas toujours d’archiviste."
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Un autre métier peut prendre part à ces discussions : les responsables de la sécurité des systèmes d’information (RSSI). Car lorsqu’une organisation conserve des données et des documents numériques, elle doit aussi en assurer la sécurité.
Si le délégué à la protection des données joue un rôle majeur pour veiller au bon respect de la conservation des données, des outils sont aussi disponibles pour répondre de manière très concrète aux différentes typologies de documents numériques.
Car la durée de vie d’une facture électronique ne sera pas la même qu’une donnée personnelle collectée via un site Internet ou qu’un document lié aux ressources humaines. Il y a aussi des écarts entre le public et le privé. "Par exemple, le dossier d’un salarié ne sera pas conservé de la même façon que celui d’un fonctionnaire", précise Caroline Buscal.
Des outils tels que les solutions de gestion électronique de documents (Ged) ou encore les systèmes d’archivage électronique (SAE) permettent de gérer la durée de conservation et le sort final des documents numériques. Dans le cas des SAE, certains outils certifiés garantissent leur valeur probante dans le temps.
"Aujourd’hui, le numérique permet d’aller dans le détail", souligne Caroline Buscal. "Chaque typologie d’information peut avoir son propre cycle de vie, alors que nous raisonnions auparavant plutôt en matière de collection ou de fonds. Ces outils doivent donner la possibilité d’éliminer beaucoup plus rapidement et en accord avec les obligations de prescription."
Des bases de données des durées de conservation
Face à la multitude de documents numériques et de données conservées, comment connaître leurs délais de conservation ? Car si les éditeurs de solutions permettent de gérer leur purge, pour le moment, c’est bien aux humains de déterminer les bonnes durées.
La Cnil a élaboré des directives sur les durées de conservation des données personnelles pour aider les organisations à se conformer au RGPD. De son côté, le ministère de l’Économie et des Finances propose un simulateur de durée de conservation : si pour certains documents, l’outil précise le sort de leur pendant numérique, celui-ci est loin d’être exhaustif.
Un an après le mandat d’un maire pour les lettres reçues par son cabinet, quatre-vingt-dix ans pour les dossiers médicaux des salariés d’une entreprise… Les bases de données des durées de conservation de Serda Archimag ont justement été réalisées pour couvrir le plus de champs possible.
"Au début des années 2000, nous avions lancé des projets de brochures papier sur les durées de conservation, mais nous avons vite réalisé qu’avec les évolutions réglementaires et la montée en puissance du digital, ce n’était pas une solution pérenne", se rappelle Caroline Buscal. "Nous avons collaboré avec le cabinet Alain Bensoussan Avocats pour la partie réglementaire. La loi évolue, tout comme la jurisprudence qui peut modifier les pratiques. Dans les deux bases (l’une dédiée au secteur public, l’autre au privé) auxquelles nous proposons un abonnement, nous avons renseigné tous les champs : typologie documentaire, activité/métier, valeur, statut, texte réglementaire de référence… Et nous avons clairement mentionné le côté multisupport. Nous voulions vraiment insister sur le fait qu’elles n’étaient pas orientées uniquement vers le papier."
Mis à jour de manière régulière, ces référentiels sont nourris au fur et à mesure par de nouveaux champs d’action, mais aussi par de nouveaux sujets, comme l’application à venir de la réforme de la facturation électronique.
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Outre les obligations légales, la gestion des durées de conservation des données et des documents numériques constitue également un enjeu environnemental. "C’est aussi une affaire de sobriété numérique", insiste Caroline Buscal.
"Les organisations sont de plus en plus amenées à intégrer ce genre de pratiques." Car la volumétrie des espaces de stockage des serveurs augmente de téraoctet en téraoctet. "Nous n’allons pas du tout dans la bonne direction. Il faut apprendre à rationaliser les serveurs, à acheter de l’espace en fonction de la place occupée, et pas en fonction de ce que les entreprises pourraient prévoir. Les métiers doivent être plus économes, plus en adéquation avec l’usage qu’ils ont des données."
Des solutions existent sur le marché pour "faire le ménage" dans les serveurs, à l’image du logiciel open source Archifiltre. Une façon de traiter les documents et les données qui ne sont pas forcément sous le joug d’une réglementation. Il est aussi certain, que dans le futur, des outils d’automatisation et d’IA vont aider à identifier les données qui nécessitent une conservation, en se basant sur des critères spécifiques.
